Slik unngår du at epostmeldingen blir stoppet av spam-filtrene til mottakerne

ALLE mailservere har i dag installert anti-spam filtre som skal stoppe uønsket SPAM. Blir nyhetsbrevet eller epostkampanjen din stoppet av disse anti-spam filtrene, hjelper det lite hvor mye tid du har brukt på å teksten i nyhetsbrevet eller epostkampanjen. Det gjelder derfor å lære seg hvordan disse anti-spam filtrene virker og sørge for at nyhetsbrevene og epostkampanjene dine ikke blir stoppet av dem.

En kontinuerlig kamp og læringsprosess

Det finnes ingen 10-punkts-liste for hvordan du skal unngå å bli stoppet av de ulike mailserverne i verden. Hvorfor? Svaret er enkelt:

1. Det finnes 100 vis av anti-spam systemer i verden, og ingen av dem virker likt.
2. Alle anti-spam systemer er i kontinuerlig utvikling. Det som de aksepterte i går, aksepterer de kanskje ikke i dag. Mens du jobber kontinuerlig med å prøve å “lure” dagens anti-spam filtre, jobber de kontinuerlig med å prøve å finne ut hvordan de tenker  og jobber, så gjør anti-spam filtrene akkurat det samme. Enkelte anti-spam filtre, som f.eks. listene til Barracuda Central blir oppdatert hver time med nye anti-spam regler.

Velg et annerkjent e-postmarkedsføringssystem

Den beste måten å unngå å bli stoppet av anti-spam filtrene, er å velge et annerkjent epostmarkedsføring system. Leverandørene av disse systemene har jobbet mange år med disse problemene og har innebygd ulike sjekk mekanismer som kontinuerlig blir oppdatert mot mailservernes egne anti-spam lister og systemer i systemene de tilbyr deg. Deres intrastruktur og SMTP-server er dessuten satt opp akkurat mot å møte disse utfordringene.

Unngå “FY-ORD” i dine utsendelser

Den vanligste feilen folk gjør er å bruke et registrert “spam” ord i sine nyhetsbrev og epostkampanjer. Det vil si et ord som folk flest oppfatter som spam. Disse ordene er lagt inn i alle anti-spam filtre og inneholder dine utsendelser ett eller flere av disse ordene er du garantert at epostmeldingen din blir stoppet av mottakerens mailserver. Vi kaller disse ordene for “FY-ORD“. Eksempler på slike ord er “Gratis”, “Spar”, “Tilbud”, “Free”, ”$$$”, ‘Save’, ‘Discount’ og ligende ord som indikerer at dette er “reklame”. Jo flere slike ord dine nyhetsbrev og epostkampanjer inneholder, jo høyre “spam score” for de av mailsrverne. Overstiger du ett vist nivå, blir meldingen enten avvist, satt i karantene eller markert som “spam” eller ligende. MailOnNet og flere andre epostmarkedsføring løsninger inneholder i dag en egen funksjon hvor du kan sjekke om ditt nyhetsbrev eller epostkampanje inneholder ett eller flere slike “fy ord” og hvor stor “score” din kampanje vil få av de store mailserverne i verden, før du sender ut kampanjen. På denne måten kan du selv se hvor stor sjanse nyhetsbrevet ditt har for å komme frem før du sender det ut.

Kamufler dine “fy-ord” i bilde(r):

Må du bruke “fy ord” i dine nyhetsbrev og epostkampanjer, MÅ du putte disse ordene inn i ett bilde i nyhetsbrevet ditt. Ingen mailservere klarer i dag å lese innholdet i et bilde. De kan ennå kun lese teksten i e-postmeldingen din. Problemet med bilder i nyhetsbrev er at stadig flere epostklienter, brannmurer og ant-virus systemer blokkerer bilder default. Bildene kommer dermed opp som små røde kryss i epostmaldingen til mottakeren eller som andre advarsler, med forespørsel om de ønsker å laste ned bilde eller ikke. Først når de klikker at de ønskere å laste ned bildene blir dermed budskapet leselig. Dette problemet kan delvis løses gjennom MailOnNet og andre profesjonelle epostmarkedsføring løsninger ved å sette bildene i epostmeldingen inn som Innebygde bilder (embeded images). Jeg sier delvis, fordi enklelte epostklienter også blokkerer innebygde bilder av ulike grunner. Mobile klenter blokkerer ofte innebyde bilder av kapasitet hensyn. Dvs. for å gjøre epotmeldinger mindre båndbredde krevende (raskere å åpne). Bilder har dessuten andre bakdeler, fortsett fra at de ofte blir blokkert. Bilder kan f.eks. ikke inneholde klikkbare linker, bortsett fra en link per bilde. Unngå sende ut epostmeldinger som bare inneholder ett bilde eller bare bilder. Mange mailservere vil oppfatte dette som spam grafikk og blokkere kampanjen. For dem som mottar kampanjen og som har en epostklient som blokkerer bilder før mottakeren har akseptert å laste dem ned, ser bare ett eller flere røde kryss og/eller advarsler. Totalt uinteressant for folk flest, med det resultat at meldingen går ulest rett i søplebøtta. Her gjelder det å bruke hue, og gjøre dette på en intelligent måte.

Unngå heftig bruk av HTML-koder

Foruten å reagere på “fy-ord”, reagerer mailserverne på utstrakt bruk av HTML-koder i en epostmelding. Jo flere koder som benyttes, jo større er sjansene for dette er noe kommersielt (spam), tenker de fleste hostmastrene for mailservere i dag. De meldingene som har størst sjanse for å komme frem er de som ikke inneholder andre HTML-koder en definisjon av en skrifttype og størrelse, uten bruk av tabeller, bilder, uthevninger, farger, ulike fontstørrelser, masse linker o.l. Tenk deg om selv: Hvor mange ganger skriver du en epostmelding hvor du lager tabeller, setter inn formatert tekst i flere spalter. Uthever enkelte ord med ulike farger, fontstørrelser o.l. Svaret er aldri! Folk flest gjør aldri dette når de sender en epostmelding til hverandre. De skriver kort og godt det de ønsker å si og signerer med sitt navn. Slike meldinger kommer alltid frem, da de er legitime meldinger som ser ut som legitime meldinger. Slik er det med massedistribuerte epostkampanjer og nyhetsbrev. Jo mer kampanjen ligner på spam, jo større er også sjansene for at de blir oppfattet som spam. Må du bruke heftig bruk av HTML formatering, bør du legge dette inn i et bilde for å skjule kodebruken – på samme måte som for “fy ord”.

Ikke bruk javascript, flash eller video

Javascript, flash, musikk og video oppfattes som virus av mottakernes anti-virus program og av flere mailservere. Dessuten er det ikke alle epostklineter som støtter dette. Hvordan nyhetsbrevet eller epostkampanjen din vil bli vist av mottakerens epostklient kan du imidlertid enkelt sjekke hvis du bruker MailOnNet og andre profesjonelle epostmarkedsføring løsninger ved å forhånsvise budskapet slik Gmail, Hotmail, AOL og Outlook vil vise epostmeldingen for mottakeren.

Ikke send fra en kjent spam mailserver eller ip-adresse

Ute på nettet finnes det mange store anti-spam organisasjoner som overvåker nettet for spam og indekserer alle alle IP-adresser, mailservere og epostadresser som sender ut spam. Disse listene ligger offentlige ute og de fleste ISPer knytter sine mailservere opp mot disse svartelistene. Står mailserveren din på en slik svarteliste, f.eks. fra SpamCop, blir mailen din blokkert av alle mailservere som benytter seg av den svartelisten du står på. Sørg derfor for at du aldri sender ut mail fra en mailserver som står på en slik svarteliste.

Hver også klar over at hvis en mailserver først har kommet på en slik svarteliste, så forsvinner den aldri 100% fra listen. Selv om mailserveren blir fjernet fra svartelisten, er den nå en kjent spam-server og da skal det lite til for at den blir listet igjen. Sjekk derfor “reputation” (rykte) til den mailserveren du har planer om å sende ut i fra.

På samme måte som anti-spam organisasjonene samler inn informasjon om alle mailservere som sender ut spam, samler de også inn informasjon om hvilke IP-adresser som benyttes for å sende ut spam. Sjekk derfor at IP-adressen til mailserveren du planlegger å bruke ikke er svartelistet eller har vært svartelistet tidligere, så unngår du at kampanjen din blir stoppet på grunn av IP-adressens “reputation” (rykte).

Ikke send fra en kjent spam e-postadresse

Epostadressene som blir brukt til å sende ut spam, indekseres også av anti-spam listene på internett. Pass derfor på at din e-postadresse ikke blir registrert som en spam adresse. Blir den det må du bytte adresse, hvis ikke står du i fare for å bli blokkert av mailserverne på grunn av e-postadressens “reputation” (rykte)..

Bruk av linker i nyhetsbrev

Hvis du har en e-postadresse og/eller et domenenavn som har blitt svartelistet en gang i tiden, skal du være klar over at dette kan være nok til at nyhetsbrevet/e-post kampanjen din blir blokkert av anti-spam filtrene hvis du bruker linker inni nyhetsbrevet/kampanjen som er knyttet opp mot dette domenenavnet. Jeg vet om flere eksempler hvor det fint går an å sende en e-post fra en tidligere svartelistet e-postadresse til alle mottakerne på en mailingliste, så lenge denne mailen ikke inneholder noen linker til det svartelistede domenenavnet. Men legger du med en link inni utsendelsen som inneholder dette domenenavnet, så blir mailen blokkert. Et svartelisted domenenavn er ikke det eneste problemet når det gjelder bruk av URL/linker i nyhetsbrev og e-postkampanjer. Her et et annet eksempel på en URL/link:

http://www.domain.com.com/feb/mktngspcl/index.html

Bruk av mange konsonanter etter hverandre kan også utløse Spamassassin’s consonant filter som sjekker alle URL med flere enn 7 konsonanter etter hverandre. Inkluder derfor vokaler også i dine URL. Å skrive ord i dine URL på ren engelsk eller nrosk skader ingen.

http://www.glocksoft.com.com/feb/email-marketing-special-report/index.html

Hvordan angi stien til dine bilder?

La oss nå se litt på hvordan stien (path) til dine bilder i nyhetsbrevene og e-postkampanjene dine kan påvirke leveringen av dine kampanjer. De fleste av oss tenker ikke noe over hvordan vi angir stien (path) til et bilde i nyhetsbrevet/kampanjen, men dette bør du. Måten du angir bilde er neste like viktig som selve bilde. Her er et eksempel: http://www.domain.com.com/ads/banner.jpg” Hva er galt med denne stigen (path)? Ved første øyekast ser den ok ut, men det er et problem her. Spamassassin og andre anti-spam løsninger som ISPene i verden bruker, er programmert til å blokkere bannere, reklame, annonser og andre kommersielle elementer. Hvis du kaller bildet ditt for “banner” og folderen bilde ligger i for “ads”, er det stor sjanse for at dette trigger anti-spam filtrene til mottakernes mailservere. Mailen blir blokkert. Tenk alltid igjennom dette og unngå å komme med slike referanser i dine bilde stier (path), så unngår du at kampanjene dine blir blokkert p.g.a. navnet på bildefilen eller mappenavnet.

Bruk av 2-3 bokstaver i stien til dine bilder

Noen spamfiltre ser etter ord med 2-3 bokstaver i stien (path). Unngå derfor å bruke korte variasjoner av ordet, f.eks. “ad”, “ads”, “img” eller “im”, i stien til dine bilder. Hvis ikke kan du risikerte å bli blokkert av anti-spam filtrene. Bruk heller det fulle navnet som f.eks. “images”.

Unngå at mottakeren klikker på spam-knappen!

Når du sender ut en dårlig kampanje vil en stor andel av mottakerne trykke på “rapporter spam” knappen i sine e-postprogrammer uten å tenke mer på det. De fleste tror at knappen lærer sitt spam-filter om hvilke e-poster som er uønsket. Men det som egentlig skjer er dette:

1. Klagen blir sendt til deres Internett tjenesteleverandør (Telenor, Ventelo, GET, NextGenTel osv.), e-postleverandør (Hotmail, Gmail, Yahoo), og/eller sikkerhetsleverandør. Ofte har denne klagen også en kopi av e-posten med seg.

2. Leverandøren skanner e-posten og finner avsenderen. F.eks. vil alle e-postmelder som er sendt med OnNet sine mailservere peke tilbake til OnNet sine mailservere og ditt domenenavn/e-postadresse.

3. Det legges inn en advarsel (Feedback loop) på avsenderen.

4, Om en enkelt utsendelse genererer for mange klager (ca 1 klage pr 1000 meldinger) vil ISP, e-postleverandør eller sikkerhetsleverandør kunne blokkere alle fremtidige e-post fra avsenderen.

Prosessen beskrevet over er mer og mer benyttet av store internettleverandører av den enkle grunn at det går millioner av e-postmeldinger gjennom deres servere hver dag, og selv om det finnes automatiserte spam-filter som vil kunne si om en e-post ser ut som spam eller ikke, er det kun mottakerne som kan si om e-posten er lovlig og basert på tillatelse eller ikke.

Det betyr at beslutningen om den sendte e-posten er spam eller ikke, er en kollektiv beslutning som ikke nødvendigvis har noe forankring i hva en teknisk kan gjøre i forhold til loven. Alt som betyr noe er om mottakeren mener e-posten den mottar er ønsket eller ikke, hvilket betyr at det er på høy tid at du begynner å sende ut e-post som mottakerne har spesifikt etterspurt og gitt tillatelse til. Når en da samtidig vet at en veldig stor andel norske forbrukere bruker Hotmail eller Gmail for private e-post, og at de fleste norske bedrifter bruker de samme internettleverandørene og sikkerhetsleverandører for administrasjon av e-post, så skal det ikke mye til for at all e-post blir blokkert.

Tidligere har det vært så enkelt at en har vært trygg så lenge kundene ikke har sendt ut luretilbud på falske legemidler eller tilbud om gambling. Men med den utviklingen som har vært, så er det større sannsynlighet for at en blir blokkert av en tjenesteleverandør på grunn av klager fra mottakere av harmløse nyhetsbrev. Derfor er det viktig å vite hva som får mottakere til å klage, og hvordan en skal unngå det.

Ikke send ut store volum på en gang

Sørg for at du ikke sender ut for mange e-post meldinger på en gang. Jo flere meldinger du sender ut i en sending, jo større er også sjansene for at kampanjen blir oppfattet som spam og stoppet. Har du en stor liste lønner det seg å dele den opp i mindre lister eller trykke på pauseknappen når du sender ut en gang i blant.

Hold listene dine rene og oppdaterte

ISPene måler hvor stor andel av mailene du sender til deres mailservere som feiler (Hard bounce og Soft bonce). Blir denne prosenten for høy blir du blokkert eller satt på vent av ISPene. Fjern derfor alle Hard bounce umiddelbart og alle soft bounce etter max 3 feilsendinger. Kast ut alle e-postadresser som har vært inaktive i 2 år. Få inn ny, oppdaterte e-postadresser gjennom ditt påmeldingsskjema o.l. Benytter du MailOnNet eller ligende epostmarkedsføring løsninger, har du en funksjon for å vaske alle dine feilsendinger mot din epostlister. Løsningen fungerer slik: Alle feilmeldinger sendes tilbake til en epostadresse du angir i avsenderfeltet. Deretter logger epostmarkedsføring systemet seg på denne epostkontoen og scanner etter alle epostadresser som feiler av en eller annen grunn. De som feiler blir deretter fjernet eller satt som inaktive i dine epostlister. På denne måten sikrer du at listene dine alltid er rene og pene, uten høy bounce prosent som ikke bare øker sjansene for å bli blokkert men som samtidig øker kostnadene med å sende ut i form av økt båndbredde og serverkapasitet.

Følg bransjestandardene for utsesendelse av e-post (autorisasjonsstandarder)

Spammere ønsker ikke å identifisere seg. De ønsker ikke at folk skal kunne spore noe tilbake til dem, og de ønsker å misbruke andre sine systemet gjennom hacking o.l. De fleste mailservere er derfor i dag satt opp til å bruke ulike autorisasjonsstandarderer for å identifisere avsenderen av epostmeldingen. Feiler mailene dine denne sjekken kan de bli blokkert, satt i karantene eller få en høy spam score. Bruk autorisasjonsstandarder som Sender ID, SPF og DomainKeys hvis du har anledning til dette. Dette øker sjansene for at du ikke blir stoppet som en potensiell spammer, da det er lett for mottakerne å identifisere og verifisere deg. Alle har anledning til å sette opp en SPF-record for sitt domene. Ikke glem å legg til IP-adressen til mailserveren du benytter til din SPF-record, før du starter å sende ut dine nyhetsbrev og epostkampanjer. Dette er noe du må gjøre selv, da epostmarkedsføringsleverandøren sjelden eller aldri har tilgang til sonefilen til ditt domenenavn.

Ikke bruk falsk avsender adresse i “From” feltet

Stadig flere, og snart alle, mailservere, anti-spam løsninger og brannmurer bruker i dag SPF og ligende autorisasjonsstandarder på sine systemer for å avdekke om avsenderen er den de utgir seg for å være. Gå derfor ikke i fellen og angi en falsk avsender adresse, uansett hva motivet måtte være.

Følg lovgivningen innen epostmarkedsføring

Hver en snill gutt i klassen. Følg nasjonal og internasjonal lovgivning på området, så er du sikker på at ingen har loven på sin side for å stoppe deg. Det er det beste rådet jeg kan til dem som vil vite hva som de må gjøre for å være 100% sikker på å ikke bli stoppet. Blir du da stoppet, kan du selv følge saken videre med loven i hånd.

Ta alle spam klager på alvor

Ta alle klager du får med beskyldninger om spam på alvor, uansett hvem de er fra. Svar personlig på alle henvendelser, og gjør det umiddelbart. Beklager og slett deres epostadresse umiddelbart fra din epostliste. Beklag så igjen. På denne måten er du sikker på at de ikke får grunn til å “hate deg” i fremtiden og fortsette å klage deg inn for spam. Jo flere som begynner å gjøre det, jo større blir også sjansene for å bli blokkert.