Lightspeed webhotell

Alt arbeid i en bedrift skjer i form av prosesser, eller rettere sagt: – et system av interne og eksterne prosesser som til slutt skaper bedriftens verditilbud. For å være konkurransedyktig må bedrifter styre og kontinuerlig forbedre sine prosesser, samt utvikle nye konkurransedyktige produkter og tjenester. For å kunne gjøre dette kreves det prosessledelse og innovasjon. Prosessledelse bidrar til økt kvalitet, effektivitet og kontroll (et alt. Wolf & Harmon, 2012), mens innovasjon er viktig for bedrifters tilpasningsdyktighet, nyskaping og dermed overlevelse (et alt. Fagerberg, et al., 2005).

Gjennom prosessledelse skapes det en bevisstgjøring av prosessperspektivet. Dette fører til at ansatte endrer fokus fra å kun se på sin avdeling isolert, til å se mer helhetlig på hva som foregår på tvers av organisasjonen. Den helhetlige tankegangen er essensiell i prosessledelse. Dette knyttes i stor grad opp mot sluttkundene som skal betale for produktet eller tjenesten bedriften leverer. Bedrifter som lykkes med prosessledelse vil kunne forvente økt effektivitet, mer motiverte ansatte og ikke minst mer tilfredse kunder (Iden, 2013).

Hva er prosessledelse?

Prosessledelse, eller Business Process Managment på engelsk, vil si:

å lede virksomhetens verdiskapningprosess. 

Å være en prosessleder er en meget utfordrende oppgave, da alt som skjer i en virksomhet er en prosess i et større prosess- og markedssystem, hvor alt påvirker alt og hvor alle prosessene er direkte eller indirekte avhengig av hverandre.

Prosesslederens oppgave er ikke bare å skape en effektiv verdiskapningprosess med minst mulig ressursbruk, men også å overvåke, korrigere og forbedre disse prosessene, samhørighetsforholdene og koblingene i prosess systemet. Samt å overvåke, korrigere og forbedre samhørighetsforholdene i prosess- og markedssystemet på en optimal måte.

Dette gjøres bl.a. gjennom å holde et godt øye med virksomhetens KPI (Kritiske suksessfaktorer) i Balanced ScoreCard og funnene fra Intern kontrollen.

Hovedideen bak prosessledelse er at organisasjoner bør koordinere og styre sine prosesser som eiendeler. Dette fordi virksomhetene realisere sine mål gjennom sine prosesser og det som inngår i dem.


Definisjon >> Prosessledelse

Begrepet prosessledelse kan defineres slik:

Prosessledelse er å konfigurere, implementere, koordinere, kontrollere, evaluere og styre organisasjonens prosesser mot avtalte mål og strategier gjennom å utvikle og vedlikeholde verdiskapningprosessen og kvalitetstandarden som skaper de lovede kundeverdiene 

Å oppnå dette er ikke lett, da enhver verdiskapningprosess vil være avhengig av tusenvis av del-prosesser som må koordineres og samordnet i et større prosessystem som igjen er avhengig av en rekke andre prosessystemer og markedssystemet for å få til en effektiv verdiskapningprosessen som når virksomhetens prosessmål og som er har evnen til å konstant forbedre seg gjennom innovasjon og effektivisering som skaper vekst og økt lønnsomhet på lang sikt.

Alle disse prosessene i prosessystemet som til sammen utgjør virksomhetens verdiskapningprosess kan grupperes i 3 prosessgrupper:

  1. Kjerneprosesser – verdiskapende prosesser
  2. Støtteprosesser – prosesser som ikke skaper verdi, men som er nødvendig for å få kjerneprosessene til å virke.
  3. Styringprosesser – prosesser som er nødvendige for å styre, samordne og koordinere kjerne- og støtteprosessene.

Prosesslederens oppgave er i denne sammenheng er å:

  • Optimalisere lønnsomheten til prosessystemet gjennom å få kjerneprosessene til å skape høyest mulig verdier (output) med minst mulig ressursbruk (input).
  • Fjerne, automatisere, digitalisere eller outsource flest mulig støtteprosesser for å redusere kostnadene og rette oppmerksomheten mot kjerneprosessene som skaper kundeverdiene.
  • Utvikle effektive og pålitelige styringprosesser for virksomhetens kjerne- og støtteprosesser.

Fokuset er her knyttet til kjerneprosessene som består av et prosessystem bestående av fire ulike kjerneprosesser: -Teknologi, mennesker, struktur og informasjon. Målet er her å integrere disse interne prosessene til et prosessystem som igjen er integrert i det markedssystemet, dvs. prosessystemene til alle aktørene i bedriftens markedssystem. Dette for å skape den optimale verdiskapningsprosessen gjennom dette prosessystemets effektivitet, ressursbruk, innovasjons- og verdiskapningsevne. I resultat av en optimal systemintegrasjon

Markeds,-, bedrifts- og prosessnivå

Prosessledelse tar for seg prosessene på tre ulike nivå:

  1. Markedsnivå
  2. Bedriftsnivå
  3. Prosessnivå

Markedsnivå omhandler hvor godt bedriften interne prosessystem på bedrifts- og prosessnivå er integrert med prosessystemene til omgivelser (markedssystemet) de er avhengig av for å eksistere og vokse. 

bedriftsnivå er det avgjørende med en engasjert og motivert ledelse som skaper entusiasme rundt prosessledelse, og som setter av de nødvendige ressursene. Videre er det viktig med en organisasjonskultur som støtter prosessledelse. Ansatte må forstå nødvendigheten av å jobbe tverrfunksjonelt, forstå at kunden settes i fokus og ta ansvar for at prosessen når fastsatte mål.

Prosessnivå handler om at alle prosesser skal beskrives og dokumenteres. Dette skal sikre at aktiviteter utføres på en standardisert måte, og at prosessens ulike roller enkelt får kjennskap til hele prosessen, hvem som utfører hva og i hvilken rekkefølge.

I en prosessorientert bedrift får hver prosess tildelt en prosesseier som har ansvar for prosessen på prosessnivå. Prosesseier har ende-til-ende-ansvar for at tildelt prosess fungerer optimalt, og samler inn og analyserer data om prosessens ytelse og resultat. På bakgrunn av innsamlet informasjon har prosesseier ansvar for kontinuerlig forbedring av prosessen. Dette innebærer både inkrementell tilpasning og radikal endring. Prosesser innebærer ofte mye informasjonsbehandling. For at organisasjoner skal lykkes med prosessledelse bør derfor IT-systemene understøtte arbeids- og informasjonsflyten. Et IT-system som støtter arbeids- og informasjonsflyten i prosesser sikrer at informasjon kun registreres én gang og er tilgjengelig for prosessens ulike roller (Iden, 2013).

Ledelsen, prosesseierne og de ulike rolleinnehaverne er de tre viktigste aktørene for å sikre en veldrevet prosessorientert organisasjon. I tillegg til disse aktørene oppretter enkelte organisasjoner et prosess-senter og et prosess-styre (Iden, 2013).


Prosess-senter

Prosess-senteret har som oppgave å støtte ledelsen og prosesseierne med prosessarbeid. I prosess-senteret sitter eksperter som kan bistå organisasjonen med standardiserte metoder, verktøy og teknikker for forbedring og utvikling av prosesser. Prosess-senteret kan gi organisasjonen opplæring i prosessledelse samt bistå prosesseierne med innsamling av informasjon om prosessers ytelse og resultat. Ved å ha et prosess-senter, som standardiserer bedriftens metoder, teknikker og verktøy for prosessutvikling, vil kostnader forbundet med å drifte en prosessorientert bedrift kunne reduseres (Iden, 2013).

Prosess-styre

En vanlig kilde til konflikt kan være allokering av ressurser til ulike prosesser. Mange bedrifter oppretter derfor et prosess-styre hvor toppledelsen, prosesseiere og linjeledere møtes for å løse eventuelle konflikter, og hvor de sørger for at prosessers mål samsvarer med den overordnede strategien (Iden, 2013).


Ikke en lederstilling, men en lederstil

Prosessledelse er ikke en lederstilling som delegeres til en bestemt person, men en lederstil lederen må gå inn i for å lede og forbedre prosessene i prosessystemet de er ansvarlig for. Av den grunn er det viktig at vi lærer oss hva prosessledelse er og prosessperspektivet rolle i det helhetlige systemet vi kaller virksomheten for å lykkes som leder idag.

Krav til prosesslederen

Du må logge inn for å se resten av innholdet. Vennligst . Ikke medlem? Registrer deg