Strukturell leder & ledelse

Hva er en strukturell leder?

Strukturell leder er en lederstil som fokuserer på å organisere, systematisere og skape klare rammer for hvordan organisasjonen og teamet skal fungere. Denne stilen legger vekt på struktur, regler, prosedyrer og tydelige ansvarsfordelinger for å sikre effektivitet og måloppnåelse. Strukturelle ledere tror at suksess oppnås ved å etablere en solid grunnstruktur som alle kan følge.

Lederstilen bygger på den strukturelle rammen, og er en leder som best kan sammenlignes med en arkitekt. Det vil si en leder som ser etter løsninger på organisasjonens problemer gjennom å analyse og planlegge gjennom å utvikle konkrete mål og strategier, med tilhørende handlingsplaner og budsjetter som konstant følges opp.

Lederstilen vokste frem under den klassiske læren på 1920-tallet og bygger på  Administrasjonsteorien, Scientic Managment og Byråkratiteorien. De tre mest grunnleggende strukturelle teoriene innen organisasjon og ledelse idag.

En strukturell leder er en leder som bygger opp organisasjonen steg for steg til et helhetlig reisverk, som skal være i stand til å utføre de organisatoriske oppgavene på en mest mulig effektiv måte.

De strukturelle lederne gjør «hjemmeleksen» sin, og fokuserer på implementering og utvikling. Arbeidet deres består hovedsakelig i å utvikler nye modeller for forholdet mellom organisasjonens struktur, mål, strategier og omgivelser. Samtidig som de eksperimenterer og evaluerer resultatene sine kontinuerlig for å tilpasse dem organisasjonen bedre.

Strukturelle ledere leder organisasjonen ved hjelp av analyser og planer. Fremgangen deres beror så vel på utvikling av den riktige planen for forholdet mellom organisasjonens struktur, mål og strategi, som å finne fram til måter å få planen akseptert på. Framgangsrike strukturorienterte ledere kan bli fremragende sosiale arkitekter.

Kjennetegn ved strukturell ledelse

1. Klare roller og ansvar:
   Lederen sørger for at alle i organisasjonen forstår sine oppgaver og sitt ansvar.

2. Fokus på regler og prosedyrer:
   Strukturelle ledere etablerer standardiserte arbeidsprosesser og rutiner for å sikre konsistens og kvalitet.

3. Hierarki og kontroll:
   Beslutninger tas ofte på toppen av hierarkiet, og det er klare rapporteringslinjer.

4. Effektiv ressursbruk:
   Strukturelle ledere optimaliserer ressursene for å sikre at arbeidet blir gjort på en mest mulig effektiv måte.

5. Målstyrt tilnærming:
   Lederen setter klare mål og overvåker fremdriften gjennom nøkkelindikatorer (KPIer) og resultater.

6. Analytisk og logisk tilnærming:
   Beslutninger tas basert på data, analyser og strategiske vurderinger.

Aktualitet

Selv om den strukturelle lederstilen er 100 år gammel er den fortsatt like aktuell idag. Dette fordi enhver virksomhet trenger en strukturell leder som er istand til å se hvordan organisasjonsstrukturen bør bygges opp for å fungere på en effektiv måte, da dette er forutsetningen for å til en effektiv arbeidsdeling mellom organisasjonens medarbeidere.

Uten en klar struktur og klare kommandolinjer mister organisasjonen den forutsigbarheten enhver medarbeider trenger for å kunne gjøre jobben sin på en effektiv måte. Alle trenger f.eks. å vite hvem som er deres overordnede, hvilket ansvar og myndighet de har, når og hvordan arbeidet skal utføres, hvordan det skal koordineres med innsatsen til andre og hvilke krav som settes til sluttresultatet. Samtidig som de trenger å vite hvilke mål de skal nå, hvordan de skal nå dette målet, hvilke arbeidsreglement som gjelder på arbeidsplassen, arbeidstiden og hvordan de blir avlønnet. Alt dette er essensielle oppgaver for den strukturelle lederen og gjør at enhver virksomhet trenger en strukturell leder fra tid til annen. 

For mye struktur virker imidlertid kontrollerende og fremmedgjørende. Kombineres for mye struktur med for lite omsorg skaper dette lite motiverte medarbeidere og bør derfor unngås. For at den strukturelle lederen ikke skal bli oppfattet som en kortsynt tyrann eller ufølsom byråkrat må de ikke fokusere for mye på detaljstyring og beordring som virker ineffektivt og lite motiverende. 

Når ledere som hovedsakelig baserer seg på den strukturelle rammen har framgang, er det ikke på grunn av deres evne til å inspirere og motivere, men fordi de har det riktige svaret på problemene i organisasjonen. Samtidig som han er i stand til å få løsningen sin godtatt og implementert i organisasjonen (Bolman/Deal-94).

Fordeler med strukturell ledelse

De største fordlene med denne lederstilen er:

1. Klarhet og forutsigbarhet:
   Medarbeidere vet hva som forventes av dem, noe som skaper trygghet og stabilitet.

2. Effektivitet:
   Veldefinerte prosesser og prosedyrer fører til økt produktivitet og mindre feil.

3. Målrettet arbeid:
   Alle i organisasjonen arbeider mot klare og spesifikke mål.

4. Konsistens:
   Strukturell ledelse sikrer at arbeidet blir utført på samme måte hver gang, noe som kan være avgjørende i bransjer som krever høy presisjon.

5. Rask problemløsning:
   Tydelige strukturer og ansvarsfordelinger gjør det lettere å identifisere og håndtere problemer.

Ulemper med strukturell ledelse

Fordelene med strukturell ledelse må settes opp mot ulempene. De største ulempene er:

1. Mangel på fleksibilitet:
   Strukturelle ledere kan være så fokusert på regler og prosedyrer at det blir lite rom for innovasjon og kreativitet.

2. Lite fokus på relasjoner:
   Menneskelige faktorer, som trivsel og emosjonell støtte, kan bli nedprioritert til fordel for struktur og resultater.

3. Byråkrati:
   Overdreven fokus på hierarki og prosesser kan føre til ineffektivitet og frustrasjon blant medarbeidere.

4. Demotivering:
   Medarbeidere kan føle seg kontrollert eller hemmet av strenge regler og manglende autonomi.

5. Risiko for overstyring:
   En strukturell leder kan bli oppfattet som autoritær, spesielt hvis de ikke involverer medarbeidere i beslutningsprosesser.

Fire sentrale ledelseprosesser

Innenfor den strukturelle rammen er man opptatt av samspillet mellom fire sentrale ledelsesprosesser som avgjør bedriftens langsiktige verdiskapning (Copeland, Koller & Murring: 94):

• Mål – Virksomheten trenger kortsiktige og langsiktige mål som gir arbeidet mening ved å fortelle hva som er formålet med det.
• Strategi – Virksomheten trenger en strategi som viser veien til målet, hva som er de viktigste oppgavene og verdidriverne i verdiskapningprosessen
• Handlingsplaner og budsjetter – som beskriver hvordan man skal skape de resultatene målsetningene trekker opp
• Prestasjonsmålinger, belønningssystemer og ledervurderinger – for å overvåke fremgang mot målene og for å oppmuntre og motivere til resultatstyrt innsats.

Alle fire prosessene må gjennomsyre hele organisasjonen for å få en effektiv organisasjon. For at det skal være mulig for bedriften å nå sine overordnede verdimål, må bedriftens øvrige strategier, målsettinger, budsjetter og alle hverdagens handlinger bygge opp under disse verdiene, samtidig som de er konsistente tvers gjennom hele organisasjonen. Denne prosesstenkningen korresponderer tett med det som kalles for Reengineering (BPR), som ikke har noe som helst å gjøre med det som på norsk ofte kalles for omlafting av prosessene. 

Når fungerer strukturell ledelse?

Erfaring viser at denne lederstilen fungerer best:

1. I store organisasjoner:
   Når det er mange avdelinger og komplekse arbeidsprosesser, er en tydelig struktur nødvendig for å koordinere arbeidet.

2. I bransjer med høye krav til nøyaktighet:
   F.eks. i helsevesenet, finans eller produksjonsindustrien, hvor konsistens og kvalitet er avgjørende.

3. Under kriser:
   Når raske og presise beslutninger er nødvendig, kan en strukturell leder sikre at organisasjonen handler effektivt.

4. Når organisasjonen mangler retning:
   Strukturell ledelse kan hjelpe med å etablere mål og strategier som gir klarhet og retning.

Hvordan bli en strukturell leder?

For å bli en god strukturell leder, må lederen kunne fagfeltet sitt. Lederen må være sikker i sin sak, og dermed kunne bidra med din ekspertise. I tillegg må han eller hun kunne se struktur, strategi og omgivelser i et nytt perspektiv.

Endringer i markedet krever nye tilpasninger. Problemet er bare at strukturelle ledere ofte undervurderer hvor vanskelig det kan være å omsette den planen de har lagt til praksis. De tar ikke hensyn til eventuell mostand blant arbeiderne, de ignorerer at ikke alle har de rette kunnskapene og feiltolker de menneskelige signalene.

Strukturelle ledere eksperimenterer for å kunne teste ut løsninger, og implementere de som fungerer – og forkaste de som ikke var vellykket (Bolman & Deal, 2009).

Andre sentrale stikkord i denne sammenheng er:

• Skap balanse:
  Kombiner struktur og prosedyrer med fleksibilitet for å håndtere endringer og nye ideer.

• Kommuniser tydelig:
  Sørg for at medarbeidere forstår hvorfor strukturene er nødvendige, og hvordan de bidrar til organisasjonens suksess.

• Involver medarbeidere:
  Selv om strukturen er sentral, kan det være nyttig å involvere teamet i beslutninger og prosessutvikling.

• Fokus på mennesker:
  Komplementer strukturen med en forståelse for medarbeidernes behov, trivsel og motivasjon.

• Vurder kontinuerlig:
  Evaluér regelmessig om strukturene og prosessene fortsatt er effektive, eller om de trenger justering.

Eksempler på strukturell ledelse

1. Prosjektledelse:
   En prosjektleder bruker Gantt-diagrammer og klare milepæler for å organisere arbeidet og sikre at prosjektet holder tidsfrister.

2. Produksjonslinje:
   En leder i produksjonsindustrien utarbeider detaljerte prosedyrer for hver oppgave for å sikre at sluttproduktet oppfyller kvalitetsstandardene.

3. Helsevesenet:
   En leder etablerer klare protokoller for pasientbehandling for å sikre at alle følger samme prosess og minimerer feil.

Balanser med andre lederstiler

For å eliminere ulemepene med strukturell ledelse bør lederstilen kombineres med andre lederstiler, hvilke er avhengig av situasjonen lederen står ovenfor. En strukturell leder er en av fire lederstiler en leder kan velge mellom i Bolman & Deal sin lederstil teori.

Oppsummering

Strukturell ledelse er en effektiv lederstil som prioriterer organisasjon, klarhet og kontroll for å sikre at mål oppnås. Denne tilnærmingen passer spesielt godt i store organisasjoner eller bransjer med strenge krav til presisjon og kvalitet. Selv om det kan være risiko for rigiditet og manglende fokus på menneskelige faktorer, kan en balansert strukturell leder kombinere effektiv struktur med empati og fleksibilitet for å skape både trivsel og resultater.

Kilder:

• Bolman & Deal, Nytt perspektiv på organisasjon og ledelse, 1994
• Sander, Kjetil, Kompendium i Organisasjon og Ledelse, NMH, 1996