Domene og webhotell fra OnNet.no

    Denne artikkelen er del 4 av 21 artikler om Forretningsplan

Lese tid (240 ord/min): 7 minutter

Å skrive en god forretningsplan er ikke lett. Et godt råd er å starte med å spørre deg selv: – Hvorfor skrive du denne forretningsplanen, hva er det du ønsker å oppnå? Svaret forteller deg hva som det er viktig å få med og hvorfor dette er viktig.

La oss se på noen ande gode råd som det er viktig å huske på når du skal skrive en forretningsplan.

Hvem skriver du forretningsplanen til?

Uavhengig av om du er en entreprenør som skriver en forretningsplan til ditt prosjekt eller er en CEO for en veletablert virksomhet, er det viktig at du tenker grundig igjennom hvem som skal lese forretningsplanen din. Målgruppen kan ofte være mange.

De som skal lese og la seg motivere til å ta del i forretningsplanen, enten du har et  entrepenørprosjekt eller en etablert virksomhet, er ofte forretningsplanens målgruppe:

  • Investorer: Ingen penger – ingen virksomhet. Potensielle investorer er derfor svært ofte den viktigste målgruppen for mange forretningsplaner. Still deg selv følgende spørsmål: – Hva er de interessert i? Hvilke evalueringskriterier vil de legge størst vekt på? Hvordan kan du få dem til å forstå potensialet til denne forretningsidèen og at risikoen står i forhold til innsatsen?
  • Leverandører: Mange leverandører vil forlange å få se forretningsplanen din før de vurderer å ta del i prosjektet ditt som leverandør.
  • Samarbeidspartnere: I likhet med potensielle leverandører vil du trenge en forretningsplan for å trekke til deg de beste samarbeidspartnerne til prosjektet ditt.
  • Ansatte: Å trekke til seg de dyktigste medarbeiderne kan være vanskelig for en entreprenørbedrift som ennå ikke har kommet i gang eller som nettopp har startet. Her kan forretningsplanen være et viktig hjelpemiddel, da den forklarer for jobbsøkere hva prosjektet går ut på og hva som vil kreves av den enkelte for at prosjektet skal lykkes. Etter å ha lest dokumentet skal jobbsøkere som har de rette kvalifikasjonene for å klare jobben ønske å ta del i dette prosjektet, nesten for enhver pris!
  • Kunder: Ønsker man å få med seg en eller flere nøkkelkunder i prosjektet, f.eks. få dem til å ta del i et introduksjonsopplegg e.l., trenger du en skikkelig forretningsplan som klarer å overbevise disse kundene om idèen og dens potensial for dem.
  • Styre og ledelse: For styret og ledelsen er forretningsplanen deres viktigste styringsverktøy, da den trekker opp så vel målet som kursen (strategien).

Hvilket informasjonsbehov har de?

Når du har det klart for deg hvem som er forretningsplanens målgruppe, d.v.s. hvem du skriver til, er neste oppgave å tenke igjennom – Hva er deres informasjonsbehov? Hva vektlegger de? Hvordan ordlegge seg for å vekke deres interesse og skape tillit?

Selv om det er å anbefale at du planlegger alle deler av virksomheten, blir en slik forretningsplan altfor detaljert for potensielle investorer, ansatte, leverandører og kundene. De ønsker ikke å drukne i detaljer, selv om det er detaljene som er forskjellen mellom suksess eller fiasko. De ønsker å lese om selve idèen, markedspotensialet, konkurransesituasjonen og konseptets inntektsmodeller og lønnsomhet.

For å imøtegå virksomhetens behov for detaljplaner over alle deler av virksomheten og investorenes behov for å skjønne forretningsidèen og se dens potensial og risiko, lønner det seg ofte å lage to forretningsplaner. – En fullversjonsplan og en plan som er tilpasset investorenes informasjonsbehov (i praksis et sammendrag av fullversjonsplanen).

Skriv på lesernes premisser!

Selv om kvaliteten på forretningsplanen og personene som skal realisere den er det viktigste, teller også presentasjonen av den. Så vel innholdet som presentasjonsformen må tilpasses de som skal lese forretningsplanen. Skriv derfor på deres premisser, ikke dine egne.

Forsøk å sett deg inn i lesernes sko: –Hva ville du reagert positivt på? Ta deretter hensyn til deres kunnskapsnivå, arbeid, interesser, ordforråd o.l.

Førsteinntrykket er viktig.

Forretningsplanens førsteinntrykk er svært viktig. Før leseren har begynt å lese så mye som ett eneste ord, vil de ha dannet seg et helhetsinntrykk av forretningsplanen ut i fra dens layout. Ta hensyn til dette, og lag en innbydende forretningsplan som virker “fristende” og stimulerende.

Tenk grundig igjennom valg av:

  • Papir
  • Trykk/print
  • Oppsett av sidene
  • Paginering
  • Innbinding
  • Grafisk profil
  • Format

Skriv et superbra sammendrag (executive summary)

Grunnen er enkel: det er dette kapittelet som leses av samtlige. Resten av forretningsplanen blir gjerne gjennomgått på et møte mellom gründer og investor.

Finn en balanse mellom bredde og dybde

Når selve rapportskrivningen skal begynne gjelder det å finne en god balanse mellom “bredde” og “dybde” i datafremstillingen. Det sentrale spørsmålet vil her være; – hvor mye i dybden skal vi gå, og hva med bredden i fremstillingen? Hvor bredt og dypt man skal gå må ses i lys av hva du omtaler og lesernes informasjonsbehov.

Sett opp en disposisjon. Det holder orden på tankene og skrivingen blir lettere. Like viktig er det at selve skrivingen gir grunnlag for innsikt. Når en setter opp tankene, ideene og synspunktene ned på papiret, vil en øke sin egen forståelse og dermed også forhåpentlig få større klarhet i hva du ønsker å formidle (Troye/Grønhaug – 86). Det er stor forskjell på en flyktig tanke og en presis formulering (Brox – 90).

Hva du sier er viktigere enn hvordan du sier det!

Konsentrer deg om innholdet fremfor formen. Fortell hele historien. Ta med alt som har interesse og relevans. Kom aldri med løgner eller fordre fakta. Dette vil før eller senere bli avslørt, og da har du virkelig store problemer med å skape tillit igjen.

Presiser hva du mener og bruk gjerne eksempler som illustrere dine poenger. Gi teksten en logisk oppbygging og sørg for at teksten flyter lett. Skriv klart og tydelig, og velg dine språklige virkemidler med omhu. Lag innrykk i teksten, slik at den blir lettlest. Bruk avsnitt og merknader for å fangeoppmerksomhet og lede blikket. Kom ikke med gjentagelser eller overlappinger i den utstrekning dette lar seg gjøre. Beskriv dine planer så etterrettelig som mulig. Ikke overdramatiser. Trekk ikke for bastante slutninger og sett ikke fram konklusjoner du ikke har dekning for. Fortell hva tallene sier, ikke bare gjengi svarfordelingen verbalt. “Løft” deg fra tabell settet. Se enkeltresultatene som deler av en helhet, og let etter sammenhenger og underliggende mønstre. Kutt ut all informasjon som ikke er relevant. Presenter rådataene, gjerne grafisk slik at leseren kan gjøre seg opp en selvstendig mening, og overbevis at anbefalingene og konklusjonene som trekkes i rapporten er fornuftige og holdbare. Let etter interessante sammenhenger.

Bruk et godt skriftspråk

De fleste forretningsplaner er forferdelige, sier ulykkelige lesere. Bruk skriveprogrammer med stave- og grammatikk-kontroll. Du må forsøke å skille seg ut, men ikke i form av dårlig språk. Stakkarslige investorer har en inn-boks med mengder av uleste forretningsplaner, og vil mest sannsynlig verdsette en som er oversiktlig, klar og informativ.

Teksten

Hver konsis og entusiastisk. La teksten være enkel, hyggelig og interessent. Styr unna fremmedord i de tilfellene dette er mulig. Bruk lettleste ord, korte linjer og korte avsnitt. 5-6 linjer pr. avsnitt er ideelt.

Begynn teksten med uthevet forbokstav, det øker oppmerksomheten, men begrens første avsnitt til max. 11 ord. La teksten stå svart på hvit, det gjør teksten lett lest. Bruk understrekninger på viktige ord, og husk at en undertittel på to linjer mellom overskriften og brødteksten øker lesernes appetitt på teksten som venter.

Skriv rapporten i tredje person, og når man refererer til oppdragsgiveren bruker man uttrykk som “bedriften”, “organisasjonen” eller “ledelsen” – ikke “dere”, “de” e.l. Tonen før være forretningsmessig. Er det altfor mye søt musikk, vil leseren ikke ta planen alvorlig. Men de som leser den er mennesker av kjøtt og blod. De vil reagere på en positiv, interessant presentasjon, og de vil kaste fra seg en som er vag, omstendig eller dårlig gjennomtenkt og organisert. Få også en språkkyndig person til å lese gjennom forretningsplanen, slik at man får eliminert skrivefeil o.l. irritasjonsmomenter som ofte slår ut negativt på leseren.

Referanser

Bygger du på andre kilder enn dine fra egne, er det viktig at er lojal mot innholdet i disse kildene. Bruk ikke sitater som er løsrevet fra sin sammenheng. Henvisningene skal være slik at leseren enkelt kan finne fram til den kilden som er benyttet. Siteres noe ordrett eller søker man å underbygge teksten med noe andre har skrevet, skal dette markeres ved å angi kilden. F.eks (Å forske på samfunnet – Knut Halvorsen (1993)).

Sitater og fotnoter

Direkte sitater skal gjengis ordrett og bokstavrett. Det finnes ingen klare retningslinjer for hvor mye som skal siteres og hvor lange sitatene skal være. Det er likevel et godt råd å unngå mange og lange sitater.

For å utdype noe i teksten eller forklare en tabellfremstilling bør man benytte seg av fotnoter, men pass på at rapporten ikke blir full av fotnoter. Det virker lett rotete, og gjør det ofte vanskelig å følge den “røde tråden”.

Bilder og tegninger

Et bilde kan si mer enn tusen ord heter det. I mange sammenhenger stemmer også dette. Bruk bilder og tegninger der dette er formålstjenlig. Husk også at bilder og illustrasjoner også kan brukes til å sprite opp/brekke opp en kjedelig side full at tettpakket tekst.

Figurer og grafiske fremstillinger

Figurer og grafiske fremstillinger gjør tallmaterialet lettere tilgjengelig ved at de bl.a. kan forenkle og klargjøre. Figurer og grafer gjør dessuten presentasjonen mer spennende og øker leselysten. Grafenes største fordel i forhold til tabeller, er at man lettere ser forskjeller, sammenhenger og de ulike variabelens forhold til hverandre.

PS! Nummerer figurene. Det gjør det lett å finne tilbake til figuren, og reduserer sjansene for misforståelser.

Bruk ekstern kompetanse

Få en person med erfaring i forretningsplaner til å lese gjennom den. Aller helst bør du velge en person som vet noe om hvordan den aktuelle målgruppen tenker og reagerer når de leser forretningsplaner.

Hvis du ennå ikke formelt har startet selskapet, bør du få en revisor til å granske forretningsplanen. Forretningsplanen bør dessuten bearbeides både språklig og redigeringsmessig av noen som behersker dette. Likedan er det lønnsomt å bruke ekstern kompetanse når det gjelder å utforme forretningsplanens innhold. Se på det som en investering. Forretningsplanen er et av dine viktigste verktøy for å tiltrekke investorer.

Du leser nå artikkelserien: Forretningsplan

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Forretningsplan – hvilke punkter må være med og hvordan skrive planen?Situasjonsanalyse >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Forretningsplan – formål & funksjon
  • Forretningsplan – den akademiske tilnærmingen
  • Forretningsplan – hvilke punkter må være med og hvordan skrive planen?
  • Praktiske råd for å lage en god forretningplan
  • Situasjonsanalyse
  • Scenario
  • Forretningsgrunnlag
  • Forretningside
  • Visjon
  • Verdigrunnlag (kjerneverdier)
  • Omdømme (Corporate branding)
  • Forretningsmodell
  • Strategisk kjerne
  • Forretningsmål
  • Forretningsstrategi
  • Forretningsplanens del-planer
  • Økonomiplan (ressursplan)
  • Markedsplan
  • Prosessplan
  • Supportplan
  • Kilder til informasjon i forretningsplanen
  • Kjetil Sander
    Kjetil Sander (f.1968) grunnlegger, redaktør, forfatter og serieentreprenør. Gunnla Kunnskapssenteret.com i 2001 (i dag eStudie.no) og har siden vært portalens redaktør. Utdannet Diplom økonom og Diplom markedsfører fra BI/NMH. Har i dag mer enn 30 års erfaring som serieentreprenør, leder og styremedlem.