Beskyttet innhold!
For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.
Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.
Tegn abonnement!Hva er et organisasjonskart?
Et organisasjonskart er en visuell fremstilling av organisasjonens hierarki og struktur, det vil si hvem som er leder for hvem.
Organisasjonskartet er et flytskjema som ledelsen utarbeider for å vise:
- Hvordan arbeids- og ansvarsoppgavene i organisasjonen er fordelt
- Hvordan de ulike enhetene skal kommunisere med hverandre
Organisasjonskartet viser med andre ord, fordelingen av ansvarsområdene og kommandolinjene i organisasjonen. Et eksempel på et enkelt organisasjonskart finner du under.
Organisasjonskartet over viser hvordan en liten organisasjon med 6 ansatte er organisert. På toppen finnes en daglig leder, med tre medarbeidere som rapporterer direkte til daglig leder. Disse tre medarbeiderne er “Økonomisansvarlig”, “Salgssjef” og “Lageransvarlig”.
Salgssjefen har i tillegg to selgere som rapporterer direkte til salgssjefen, og ikke til daglig leder som de andre ansatte rapporterer til.
Foruten at organisasjonskartet viser oppbygningen av organisasjonen, viser organisasjonskartet hvilke rapporterings- og kommandolinjer som gjelder i organisasjonen. Det vil si hvem som er “nærmeste overordnede (sjefen)” for de ulike enhetene i organisasjonen.
Hvordan organisasjonskartet bygges opp (tegnes) er avhengig av hvilken organisasjonsform virksomheten velger å bygge sin organisasjonstruktur rundt.
Krav til organisasjonsstrukturen og organisasjonskartet
Uansett hvilken organisasjonsform eller –prinsipp virksomheten velger er det allikevel ekstremt viktig at ansvars- og myndighetsområdet er klart definert når organisasjonskartet skal tegnes.
Under følger noen essensielle punkter du ikke må glemme når organisasjonskartet tegnes.
Rapportering – Rapporterings linjene bør være presise, veldefinerte, transparente, sammenhengende, og skal håndheves.
Delegering – Styret eller topp-ledelsen bør fastsette retningslinjer for delegering av fullmakter. De ansattes fullmakter bør være tilpasset deres ansvar og oppgaver. Fullmaktstrukturen og fullmaktene bør vurderes periodisk ut fra endrede behov og erfaringer.
Risikostyring – Risikostyringsfunksjonen bør være organisert slik at den følger virksomhetens retningslinjer for risikoprofil og styring av risiko.
Styret og topp-ledelsen bør fastsetter overordnet risikostrategi og retningslinjer for risikostyringen i samsvar med virksomhetens risikobærende evne. Risikostyringen bør være en sentral funksjon i organisasjonen, hvor styret og topp-ledelsen systematisk og jevnlig vurdere strategiene og retningslinjene for risikostyringen.
Virksomheten bør ha effektive prosesser for å identifisere, styre, overvåke og rapportere vesentlige risikoer som den er eksponert for. Risikostyringen består av løpende identifikasjon, måling og vurdering av alle risikoer som kan påvirke virksomhetens mål i uheldig retning. Store og komplekse virksomheter bør vurdere å innføre en risikostyringsfunksjon for hvert forretningsområde.
Styret og topp-ledelsen bør forsikre seg om at relevante strategier og retningslinjer blir justert for å tilpasse seg endrede interne og eksterne faktorer. Dette gjelder spesielt ved endringer i konjunkturene og de makroøkonomiske rammebetingelsene.
Det kan være hensiktsmessig å innføre styrekomiteer som får tildelt et spesielt ansvar for å overvåke og evaluere risikostyringen.
Styret – Styrets ansvar bør være klart definert og nedfelt skriftlig. Ansvaret for fastsettelse av forretningsmessige mål, risikostrategier og risikoprofil, og valg av strategier som er nødvendig for å nå målene, bør omtales særskilt.
Styrets ansvar, oppgaver og viktige arbeidsprosedyrer bør være definert skriftlig. Styrets ansvar består blant annet av fastsettelse av virksomhetens overordnede målsettinger og strategier, herunder risikostrategier og risikoprofil og øvrige sentrale prinsipper og retningslinjer for virksomheten.
Datterselskaper – Det bør foreligge skriftlige retningslinjer for datterselskapenes gjennomføring av konsernets retningslinjer og strategier. Retningslinjene bør ta hensyn til styrenes selvstendige legale forpliktelser.
Daglig leder – Daglig leder er ansvarlig for å gjennomføre strategier og retningslinjer vedtatt av styret. Styret skal påse at dette blir gjennomført. Ansvarsforholdene mellom styret og daglig leder bør fremgå klart, og dokumenteres skriftlig.
Strategi og informasjon – Styret bør forsikre seg om at virksomhetens strategier og retningslinjer blir formidlet til de ansatte.
Slik informasjon bør i det minste gis til de ansatte som trenger den for å utføre sine plikter innenfor sine ansvarsområder. Informasjonen kan skje ved hjelp av skriftlige retningslinjer, håndbøker eller på andre måter. Det er viktig at de ansatte forstår og forholder seg til retningslinjer og prosedyrer som har betydning for deres ansvar og oppgaver.
Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.
