Organisasjonskart

Hva er et organisasjonskart? Et organisasjonskart er en visuell fremstilling av organisasjonens hierarki og organisasjonsstruktur. Det vil si organisasjonens oppbygning. Organisasjonskartet viser med hjelp av bokser og streker hvem som leder og rapporterer til hvem. Organisasjonskartet er et flytskjema som ledelsen utarbeider for å vise: Hvordan arbeids- og ansvarsoppgavene i organisasjonen er fordelt Hvordan de ulike enhetene skal kommunisere med hverandre Et eksempel på et enkelt organisasjonskart finner du under. Organisasjonskartet over viser hvordan en liten organisasjon med 6 ansatte er organisert. På toppen finnes en daglig leder, med tre ledere som rapporterer direkte til daglig leder. Disse tre medarbeiderne er "Økonomisansvarlig", "Salgssjef" og "Lageransvarlig". Salgssjefen har i tillegg to selgere som rapporterer direkte til salgssjefen, og ikke til daglig leder som de andre ansatte rapporterer til. Hva er hensikten med et organisasjonskart? Organisasjonskartet viser strukturen og fordelingen av ansvar- og kommandolinjene i en organisasjon. Organisasjonskartet viser hva hver divisjon eller avdeling heter, hvilke titler de ansatte har, og hvordan ansvaret og kommandolinjene mellom dem er fordelt. Kanskje viser organisasjonskartet også hva de enkelte topp- og mellomlederne heter. Ved å ta en rask titt på organisasjonskartet kan du umiddelbart se hvem som er den nærmeste overordnede til en person eller avdeling. Fem typer organisasjonskart Hvordan organisasjonskartet bygges opp (tegnes) er avhengig av hvilken organisasjonsform virksomheten velger å bygge sin organisasjonsstruktur rundt. Siden vi kan skille mellom fem ulike typer organisasjonsstruktur kan vi også skille mellom fem ulike typer organisasjonskart: Funksjonelt organisasjonskart - I en funksjonell organisasjon er oppgavene til de ansatte spesialisert etter funksjoner. Divisjonsstrukturert organisasjonskart - I en divisjonsstruktur deles organisasjonen i to eller flere deler innenfor en konsern organisering. Linjeorganisasjon - Den enkleste formen for linjeorganisasjon er en pyramide med kommandolinjer fra toppen. Linje-stab organisering - Spesialiserte avdelinger (staber) som støtter hovedfunksjonene i bedriften. Matriseorganisasjon - En matrise er en tabell med horisontale og vertikale linjer som kombinerer og samordner to organisasjonsformer. Den horisontale dimensjonen utgjør basisorganisasjonen, f. eks. en linjestabsorganisasjon. Den vertikale dimensjonen utgjør regionale kontorer eller andre inndelinger. Hierarkiske organisasjonskart er generelt sett enkle å forstå. Men når man har flere lag i kommandokjeden, kan det være vanskelig å vite hvem man skal kontakte og når, spesielt hvis det har oppstått et problem eller hvis noen har en ny ide. Krav til et organisasjonskart Uavhengig av hvilken organisasjonsform eller –prinsipp virksomheten velger er det ekstremt viktig at ansvars- og myndighetsområdet er klart definert når organisasjonskartet skal tegnes. Andre ting du må tenke på når organisasjonskartet skal tegnes er: Rapportering - Rapporterings linjene bør være presise, veldefinerte, transparente, sammenhengende, og skal håndheves. Delegering - Styret eller topp-ledelsen bør fastsette retningslinjer for delegering av fullmakter. De ansattes fullmakter bør være tilpasset deres ansvar og oppgaver. Fullmaktstrukturen og fullmaktene bør vurderes periodisk ut fra endrede behov og erfaringer. Risikostyring - Risikostyringsfunksjonen bør være organisert slik at den følger virksomhetens retningslinjer for risikoprofil og styring av risiko. Styret og topp-ledelsen bør fastsetter overordnet risikostrategi og retningslinjer for risikostyringen i samsvar med virksomhetens risikobærende evne. Risikostyringen bør være en sentral funksjon i organisasjonen, hvor styret og topp-ledelsen systematisk og jevnlig vurdere strategiene og retningslinjene for risikostyringen. Virksomheten bør ha effektive prosesser for å identifisere, styre, overvåke og rapportere vesentlige risikoer som den er eksponert for. Risikostyringen består av løpende identifikasjon, måling og vurdering av alle risikoer som kan påvirke virksomhetens mål i uheldig retning. Store og komplekse virksomheter bør vurdere å innføre en risikostyringsfunksjon for hvert forretningsområde. Styret og topp-ledelsen bør forsikre seg om at relevante strategier og retningslinjer blir justert for å tilpasse seg endrede interne og eksterne faktorer. Dette gjelder spesielt ved endringer i konjunkturene og de makroøkonomiske rammebetingelsene. Det kan være hensiktsmessig å innføre styrekomiteer som får tildelt et spesielt ansvar for å overvåke og evaluere risikostyringen. Styret - Styrets ansvar bør være klart definert og nedfelt skriftlig. Ansvaret for fastsettelse av forretningsmessige mål, risikostrategier og risikoprofil, og valg av strategier som er nødvendig for å nå målene, bør omtales særskilt. Styrets ansvar, oppgaver og viktige arbeidsprosedyrer bør være definert skriftlig. Styrets ansvar består blant annet av fastsettelse av virksomhetens overordnede målsettinger og strategier, herunder risikostrategier og risikoprofil og øvrige sentrale prinsipper og retningslinjer for virksomheten. Datterselskaper - Det bør foreligge skriftlige retningslinjer for datterselskapenes gjennomføring av konsernets retningslinjer og strategier. Retningslinjene bør ta hensyn til styrenes selvstendige legale forpliktelser. Daglig leder - Daglig leder er ansvarlig for å gjennomføre strategier og retningslinjer vedtatt av styret. Styret skal påse at dette blir gjennomført. Ansvarsforholdene mellom styret og daglig leder bør fremgå klart, og dokumenteres skriftlig. Strategi og informasjon - Styret bør forsikre seg om at virksomhetens strategier og retningslinjer blir formidlet til de ansatte. Slik informasjon bør i det minste gis til de ansatte som trenger den for å utføre sine plikter innenfor sine ansvarsområder. Informasjonen kan skje ved hjelp av skriftlige retningslinjer, håndbøker eller på andre måter. Det er viktig at de ansatte forstår og forholder seg til retningslinjer og prosedyrer som har betydning for deres ansvar og oppgaver.