Bestill eller flytt ditt domene, e-post og nettsider

PS! Vi flytter dine WordPress nettsider og e-postmeldinger gratis til oss.

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 6 av 19 artikler om Kriseledelse


Hva er en kriseplan ( beredskapsplan )?

En kriseplan eller beredskapsplan som planen også kalles, er en plan som forteller kriseteamet hvilke kriser som kan oppstå og hvordan disse potensielle krisene skal håndteres for å minimalisere skadevirkningene.

En beredskapsplan er kort sagt et referanseverktøy som skal inneholde informasjon om nøkkelpersoner, informasjon om hva og hvordan man skal behandle en krise dersom den oppstår, samt skjemaer som skal brukes til å dokumentere reaksjonene som oppstår.

Ettersom en slik plan ikke er en typisk steg-for-steg-plan, skal denne beredskapsplanen være til for å spare tid under en krise. Dette vil forsterke de ansattes kunnskap rundt organisasjonen, samtidig som de vet hvilke ansvarsområde hver enkelt har under krisen (Coombs 2007).

Hva skal en beredskapsplan gi svar på?

Beredskapsplanen skal gi svar på spørsmål som:

– Hvem skal gjøre hva, når og med hvilken hensikt hvis en krise skulle oppstå?

Beredskapsplanen skal angi rammene for virksomhetens arbeide med beredskap og krisehåndtering. Planen skal sikre at alle som har en rolle i håndteringen av beredskaps- og krisesituasjoner er kjent med ansvaret, oppgavene og fullmaktene de har. I tillegg skal den sikre at de er kjent med:

  • prinsippene for virksomhetens beredskaps- og krisehåndteringsarbeide
  • hvordan beredskaps- og krisehåndteringsarbeidet er organisert
  • hvordan varsling og mobilisering foregår
  • hvem virksomheten har grensesnitt mot, og således må forholde seg til
  • hvordan arbeidet med etablering, vedlikehold og forbedring av planverket er organisert
  • hvilke forutsetninger (herunder risikoforståelse) planverket er basert på

Tre tidsperspektiv

Kriseplanen (beredskapsplanen) skal gå over tre tidsperspektiv og angi hva som skal gjøres:

– Før, under og etter krisen.

kriseplan

Før krisen er fokuset rettet mot forebygging og beredskap, mens krisekommunikasjon og handlingsplanene står i sentrum under krisen. Etter krisen er fokuset rettet mot læring og hvordan virksomheten kan opprettholde sitt omdømme. Kriseplanen kan derfor brytes ned i tre del-planer:

  1. Forebygging
  2. Krisekommunikasjonsplan og handlingsplaner
  3. Læring og evalueringsplan

Beredskapsplanen er dynamisk. Den må derfor oppdateres årlig.

Hvorfor trenger virksomheten en beredskapsplan?

Når en krise oppstår har vi ikke tid til å begynne å tenke på hva vi skal gjøre, hvem vi skal varsle, hvem som skal gjøre hva, når og hvordan. Hvordan enhver tenkelig krise skal håndteres er noe vi bør ha tenkt igjennom på forhånd og være noe som er definert i kriseplanen som det øves regelmessig på.

Selv om kriseplanen gjerne er det første som svikter i den virkelige situasjonen gir den oss allikevel muligheten til å gjøre feilene på papiret i en planleggingsprosess isteden i en virkelig krise hvor det ikke er mulig å lære av feilene og gjøre øvelsen en gang til.

Jo bedre kriseforberedelsene og kriseplanleggingen er, jo større er også sjansene for at virksomheten skal klare å håndtere krisen på en god måte når den oppstår. For at dette skal være noe som går automatisk hvis en krise oppstår er dette noe virksomheten må trene jevnlig på å håndtere.

Krav til kriseplanen (beredskapsplanen)

Kriseplanen bør være et lett tilgjengelig dokument som har et direkte, enkelt og forståelig innhold, med klare rutiner og prosedyrer. Kriseplanen bør være kortfattet, fleksibel og konsis for å gjøre den mer brukervennlig. Den bør også være enkel å ta i bruk.

En kriseplan kan komme i mange forskjellige formater, den kan være en elektronisk utgave som ligger på datamaskin, minnepinne eller på intranettet, eller den kan være i papirutgave. 

Det er viktig at kriseplanen ikke setter faste ansatte til bestemte roller i kriseplanen, da det kan hende at de er utilgjengelige når krisen oppstår.

Siden kriseplanen er en ferskvare må planen angi hvor ofte og hvordan kriseplanen skal oppdateres, og hvem er ansvarlig for dette.

Kriseplanen og krisekommunikasjonsplanen må ikke bare foreligge i digital versjon. Disse planene må også foreligge på papir og distribueres internt til alle i kriseteamet. Dette for å sikre tilgang til planene hvis strømmen og/eller Internett forbindelsen skulle bli brutt under krisen.

Risiko og sårbarhetsanalyse

For å avgjøre hvilke kriser som kan oppstå, hvor stor sannsynligheten for at dette skal skje er og hva som vil være konsekvensene hvis dette skulle skje må kriseplanleggingen og kriseplanen bygge på en risiko- og sårbarhetsanalyse vi utfører før vi starter kriseplanleggingen.

Potensielle kriser og planer

Når vi vet hvilke kriser som kan oppstå og som er såpass alvorlige at vi lager en beredskapsplan for denne potensielle krisen må kriseplanen gi kriseteamet konkrete retningslinjer som forteller dem hvordan krisen skal løses. Disse retningslinjene må være lett tilgjengelig. 

Ulike kriser krever ulike kriseplaner. Om du velger å lage en felles kriseplan for alle tenkelige kriser som kan oppstå, dele krisene opp i en felles del som gjelder for alle kriser og et kapitel for hver hver enkelt krisetype er opp til deg og virksomheten. Det viktigst er at planen eksisterer, at den er enkel å finne og bruke.

Krisestrategi

Kriseplanen må også angi tydlige retningslinjer for hvilke krisestrategier som bør brukes og hvilke som bør unngås. 

Les mer: krisestrategier

Kriseteam

Når vi vet hvilke kriser som kan oppstå må vi velge et kriseteam. Kriseteamet er de personene i virksomheten som har ansvaret for krisehåndteringen hvis en krise skulle oppstå. Kriseplanen må tydelig angi hvem som inngår i kriseteamet og hvilke ansvarsoppgaver de ulike rollene har.

Sentrale spørsmål vi må stille oss selv her er:

Hvem skal inngå i beredskapsorganisasjonen; hvordan skal ansvar og oppgaver fordeles; hvordan skal forholdet mellom beredskaps- og linjeorganisasjonen være; hvordan skal de ulike delene av organisasjonen samhandle; hvilke eksterne aktører må man forberede seg på å samhandle med, og hvordan dette skal håndteres i en krise eller beredskapssituasjon?

Siden ulike kriser krever ulike kompetanser og krisehåndtering vil sammensetningen av kriseteamet naturlig nok måtte variere etter hva slags krise vi snakker om. 

Kriseplanen må ikke bare inneholde navn og stilling, men også deres mobiltelefonnummer og alternativt telefonnummer, så du er sikker på å få tak i dem når en krise oppstår.

Les mer: Kriseteam

Berørte

Hvem vil være de berørte ved ulike kriser? Siden det er ekstremt viktig at ingen berørte parter blir glemt når en krisesituasjon oppstår er det viktig at kriseplanen lager en opplistning av hvem som vil være de som direkte og indirekte blir berørt ved ulike kriser.

Her er det viktig å ikke bare kartlegge dem som blir direkte berørt av krisen, men også alle som indirekte blir berørt. F.eks. er det viktig at alle pårørende blir varslet hvis det oppstår en ulykke eller krise som involverer ansatte, mens underleverandører og samarbeidspartnere kan bli indirekte berørt ved ulykker eller kriser som involverer produksjons- eller distribusjons kapasiteten til virksomheten.

Interessenter

Foruten at det er viktig å kartlegge alle som blir berørt direkte og indirekte av krisen er det viktig å kartlegge alle andre interessenter som vil ha interesse av konfliktens utvikling.

Disse interessentene er først og fremst media, myndighetene og nærmiljøet, men også en rekke andre kan ha interesse av å vite krisen videre forløp, f.eks. eiere, leverandører, kundene og andre ansatte som ikke blir berørt direkte eller indirekte.

Varsling

Første steg i alle kriser er å varsle alle berørte parter og alle interessentene om krisen som er under utvikling. Jo tidligere disse blir varslet, jo bedre er det for krisens videre forløp og utfall. Her gjelder det å utvikle klare rutiner for hvordan alle berørte parter og interessentene skal varsles.

Les mer: Varsling i kriser

Maler for strategi og buskap

Ettersom korrekt krisekommunikasjon er så utrolig viktig for å redusere skadene på virksomhetens omdømme og siden vi ikke har tid til å lage kommunikasjonsstrategier når en krise oppstår mener mange anerkjente kriseforskere at vi bør lage foråndskrevne krisemeldinger som vi kan bruke når kriser oppstår. Disse må godkjennes av virksomhetens øverste hold og den juridiske avdelingen.

Disse malene bør inneholde uttalelser fra toppledere i den organisasjonen det gjelder, med aspekter og deres versjon av saken. Malene har tomme felt som er ment for at nøkkelinformasjonen kan settes inn når dette er kjent. Ansatte i PR-avdelingen kan hjelpe med å skissere opp slike maler slik det videre kan sendes til den juridisk avdeling for å bli godkjent. Dette gjør det enklere for organisasjonen å være raske når de eventuelt trenger å sende ut en pressemelding til media eller sin egen hjemmeside, samt når en talsperson må ut å svare for krisen. Alt etter hvilken kommunikasjonskanal de bruker ved denne krisen, vil et forhåndsutkast gjøre organisasjonen mer proaktiv i en slik situasjon (Coombs 2007).

Kanaler

Hvilke kommunikasjonskanaler skal brukes ved varsling og krisens videre krisekommunikasjon? For å sikre at alle blir informert og sørge for at alle vet hvor de finner oppdatert informasjon om krisen bør det utvikles klare retningslinjer for hvilke kommunikasjonskanaler som skal brukes og hvordan disse kanalene skal brukes til varsling og øvrig krisekommunikasjon.

Les mer: Kommunikasjonskanaler vi kan bruke

Handlingsplaner

Handlingsplanene angir konkret hva som skal gjøres i praksis når ulike kriser oppstår. Siden det er stor forskjell på å håndtere en naturkatastrofe i forhold til en korrupsjonsskandale, kreves det ulike handlingsplaner for ulike kriser. 

Handlingsplanene skal ikke bare fortelle hva som konkret skal gjøres for hvem, men også hvem som har ansvaret og hvor de nødvendige ressursene finnes eller kan skaffes på kort varsel.

Krisekommunikasjonsplan

Krisekommunikasjonsplanen skal fortelle oss hvilke kommunikasjonstrategier og rutiner som skal følges i ulik krisesituasjoner, hvem som har ansvaret for de ulike delene, gi talspersonene retningslinjer for hvordan de skal uttale seg i media, og være en veileder gjennom krisen. Planen må også angi hvem målgruppen(e) er, og hvilke kanaler som skal brukes for å nå målgruppen(e).

Les mer: Krisekommunikasjonsplan

Du leser nå artikkelserien: Kriseledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Før krisen : Kriseforebygging og beredskapKrisetrening >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Kriseledelse
  • Hva er en krise?
  • Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS)
  • Kriseteam
  • Før krisen : Kriseforebygging og beredskap
  • Beredskapsplan ( Kriseplan )
  • Krisetrening
  • Under krisen: Krisehåndtering
  • Krisekommunikasjon
  • Intern og ekstern krisekommunikasjon
  • Krisestrategier
  • Crisis and Emergency Risk Communication (CERC)
  • Varsling i kriser
  • Budskap i kriser
  • Hvordan ivareta omdømme i en krisesituasjon?
  • Kommunikasjonskanaler i krisekommunikasjon
  • Overvåking av medier og omverden i kriser
  • Sjekkliste for krisehåndtering de første timene og dag
  • Etter krisen: Evaluering og læring av kriser