Domene og webhotell fra OnNet.no

    Denne artikkelen er del 1 av 2 artikler om Leie lokaler

    Denne artikkelen er del 27 av 28 artikler om Corporate Governance

    Denne artikkelen er del 9 av 11 artikler om Etableringsfasen

Lese tid (240 ord/min): 12 minutter

Praktisk gjennomføring

Å leie lokaler er ofte en lang og tidkrevende prosess, hvor det er mange spørsmål som må behandles. Spørsmål av både strategisk og stor økonomisk betydning for selskapet må besvares før det endelige valget tas.

Vi skal her se litt nærmere på noe av det du må tenke på når du skal leie lokaler. Artikkelen er en videreutvikling av brosjyren ”Tips og råd for leie av næringslokaler”, utarbeidet av Oslo Kommune Næringsetaten, Servicekontoret for næringslivet.

Hvordan finne de ledige lokalene?

Det finnes mange måter å finne ledige næringslokaler på. De vanligste kildene er:

Aviser og magasiner

Mange aviser, både lokale og regionale, har en fast «næringseiendomsdag» ved jevne mellomrom. Foruten at du finner ledige næringseiendommer her, kan du sette inn en egen annonse under «lokaler søkes». I tillegg utgis det flere reklamefinansierte magasiner med næringseiendommer. Disse blir gratis distribuert til et stort antall bedrifter i Oslo-området og fås også kjøpt i kiosker. 

Bruken av aviser og magasiner er imidlertid på sterk tilbakegang etter 2005, ettersom de fleste idag velger å legge lokalene ut på Internett fremfor å kjøpe dyre annonser i aviser og magasiner med svært begrenset levetid.

Meglere

Dernest gjelder det å ta kontakt med eiendomsmeglerne som har spesialisert seg på næringseiendom. Foruten at disse sitter på svært mange lokaler, påtar mange av dem seg søkeoppdrag. Mot et visst honorar påtar de seg å finne nye lokaler for deg. 

Eiendomsforvaltere og besittere

Ved å ta kontakt med større forvaltere og eiendomsbesittere i god tid, kan man nyte godt av byggeplaner som ennå ikke er offentlig kjent. Dette er imidlertid kun aktuelt hvis man har behov for et større lokale.

Internett

Den beste kilden til ledige næringslokaler finner man utvilsomt på Internett. Her finner du en komplett oversikt over eiere, forvaltere og næringsmeglere i hele Norge, samt mange annonser for ledige lokaler. Her kan du bl.a. legge inn en «bestilling» på den type lokaler du har behov for. Dermed får du beskjed dersom det legges ut en annonse for et aktuelt lokale. Dette er utvilsomt den best benyttede kilden idag.

Definer behovet før du begynner å lete etter lokalene

Før du begynner å lete etter næringslokalene du ønsker å leie lønner det å starte med å definere behovet, slik at du får nøyaktige kravspesifikasjoner som forteller hva slags lokaler du leter etter og hvor det bør være lokalisert.

Her må du blant annet vurdere:

Arealbehov

Hvor stor plass trenger du? Ikke bare tenk på hvilken plass du trenger i dag. Tenk fremover og prøv å beregne hvor stor plass du vil trenge i leieperioden. Dvs. den perioden det er aktuelt å tegne en leiekontrakt for.

Husk at når du først har inngått leiekontrakten, så kommer du normalt ikke ut av den før leieperioden er over. Det kan derfor fort bli dyrt hvis du leier for små lokaler som du må flytte fra halvveis i leieperioden, uten at du kommer deg ut av leiekontrakten. Da blir du sittende og betale husleie ut hele leieperioden.

Vet du allerede i dag at du trenger større lokaler i leieperioden, men kvier deg til å leie så store lokaler allerede i dag på grunn av usikkerheten og likviditetsproblemer, lønner det seg å prøve å forhandle seg frem til en klausul i leiekontrakten at du skal kunne leie ekstra plass på et senere tidspunkt eller kunne heve denne leiekontrakten hvis utleier ikke kan skaffe tilveie denne ekstra plassen når dette skulle bli aktuelt.

Alternativt kan du inngå en leiekontrakt der utleier tillater deg å fremleie den ekstra plassen til du selv trenger den. Husk bare i denne sammenheng at utleier på forhånd må ha godkjent at du skal kunne fremleie lokalene og til hvilke betingelser.

Glem heller ikke at å flytte på grunn av plassmangel, fort bli dyrere enn å leie litt ekstra areal.

Kontorlandskap er en rimelig måte å dekke behov for kontorplasser på. Løsningen er også mer fleksibel. Det er lettere å øke antall arbeidsplasser uten at det koster mye penger eller ekstra arbeid. Lettvegger kan brukes for å skille hver enkelt arbeidsplass. Dessuten er det i mange sammenhenger en fordel for miljøet og resultatene at flere personer arbeider sammen.

Produksjonslokaler og lager krever andre vurderinger. Hvilke behov man har varierer fra bransje til bransje og fra selskap til selskap. I tillegg til behov for arealer under tak, må man ta hensyn til behov for parkeringsplasser og evt. lagerplass ute.

Nyetablerte selskaper kan oppnå mange fordeler ved å dele lokaler med flere leietagere. For eksempel kan samarbeid om fellestjenester, fellesarealer og innkjøpssamarbeid kan senke kostnadene, mens et sosialt fellesskap hvor man utveksler erfaringer og utvider kontaktsnettet sitt er andre fordeler man kan oppnå med en slik løsning. 

Lokalisering

For mange er plasseringen av forretningslokalet alfa omega for selskapets suksess.

Skal du f.eks. åpne en kiosk eller en bensinstasjon er valget kritisk. Mindre viktig er valget hvis du skal starte et Internettfirma som lever av nettjenestene de tilbyr sine kunder.

Valg av location er i praksis først og fremst et spørsmål om:

  • nærhet til kommunikasjonsmidler (buss, tog, trikk, taxi)
  • vei nettet (standard/kapasitet, fremkommelighet, parkeringsmuligheter)
  • skilting (hvor godt skiltet er lokalet/veien til lokalet)
  • avstand til markedet, kundene, leverandører, samarbeidspartnere og potensielle jobbsøkere
  • kostnader og inntekter (plasseringen påvirker mulighetene for å få inntekter og holde kostnadene nede).

Nærhet til forretningsforbindelser og samarbeidspartnere er viktig for mange bedrifter. Produksjonsbedrifter kan være avhengig av nærhet til leverandører. Butikker må være der kundene er eller trekke disse til stedet på annen måte. Personalintensive virksomheter trenger et godt rekrutteringsområde, med kort avstand mellom jobb og hjem. God adkomst og gode parkeringsmuligheter har stor betydning både for kunder, ansatte og andre besøkende. 

Naboforhold/miljø

For mange bedrifter er det viktig å leie lokaler som er tilknyttet spesielle bransje- og kompetansemiljøer. Det er mange fordeler ved å være i nærheten av relatert virksomhet. For eksempel tiltrekker handlesentre flere kunder enn hver enkelt butikk kunne gjort fordi senteret har så mange ulike tilbud (skaper synergieffekter).

I IT bransjen velger mange å etablere seg i IT parker, hvor man kan trekke veksler på naboer som jobber innenfor samme bransje, men mot andre markeds- og produktsegmenter, for å få tilgang til økt kompetanse, et større kontaktsnett og nye kunder.

Skilting og profilering

Bevisst bruk av skilting kan være en del av bedriftens profilering ut mot markedet. Lagerbygninger som ligger ut mot hovedvei er et godt blikkfang. Der kan bedriften eksponere sitt navn året rundt uten ekstra kostnader.

Behovet for å kunne profilere seg utad varierer imidlertid sterkt fra selskap til selskap. Selskaper som har lite kundekontakt eller som ikke selger direkte til sluttbrukeren har ofte mindre behov for å kunne profilere seg utad enn firmaer som henvender seg til sluttbrukerne.

Alle har imidlertid behov for en fullgod skilting av virksomheten sin. Skiltene må være godt synlige, lette å lese og klart forståelige. Sørg også for at lokalet du planlegger å leie har skilting som gjør området oversiktlig og lett å finne frem i, slik at du er sikker på at kunder, ansatte og andre ikke vil få problemer med å finne deg.

Har du planer om å bruke bygningen som blikkfang eller har spesielle behov tilknyttet skilting, er det viktig å undersøke muligheter og begrensninger for dette. Plan og bygningsetaten har strenge regler for skilting og uniformering av fasader, så dette er noe du må kartlegge nøye på forhånd. Dessuten er det mange utleiere som har strenge restreksjoner på skilting og uniformering av fasaden. 

Innemiljø

Inventar er mye mer enn bare møbler. Støynivå, belysning og ventilasjon har sammen med fargevalg og utforming av innredningen mye å si for trivsel, effektivitet og arbeidsmiljøet. Tenk grundig igjennom hva som er viktig for deg og hvilke krav lovverket stiller, før du begynner å lete etter et passende lokale.

Det tekniske opplegget for fremføring av data og teleutstyr kan planlegges slik at det blir minst mulig synlig. For å sikre god flyt i interntrafikken, må innredningen planlegges med dette for øyet.

Dette er normalt et forhandlingsområde med utleier. Er du dyktig kan du få utleier til å tilrettelegge innemiljøet i størst mulig grad før du flytter inn, uten større påslag i husleien. 

Adgang og sikkerhet

Krav til sikkerhet varierer naturlig nok fra selskap til selskap. Tenk imidlertid grundig gjennom dette spørsmålet før du begynner å lete etter et lokale. Noen spørsmål i denne sammenheng er:

  • Har du behov for elektronisk adgangskort og kameraovervåking?
  • Hvor omfattende alarmsystem trenger du?
  • Trenger du et hvelv eller et stort brannsikkert skap for å oppbevare verdier eller viktige dokumenter?
  • Trenger du ekstra sikring av lokalene mot innbrudd? I så fall hvilken sikring?

Det bør være lett å skifte lås, og helst få låser å skifte, dersom nøkler forsvinner. Det bør være installert flere forskjellige nøkkel- og låsesystemer, slik at dette er mulig.

Har man behov for å kunne bruke lokalene utenom ordinær kontortid, er dette også noe du må ta med i betraktningen når du skal leie lokale.

Bruksendring/offentlige restriksjoner

Trenger du særskilt tillatelse for virksomheten din (restaurant, verksted, produksjon m.v.) må du huske på å avklare hvilke offentlige tillatelser og restriksjoner som gjelder for lokalene. Tillatelsene kan sjekkes med relevante offentlige myndigheter. Eventuelle restriksjoner på bygget kan bl.a. sjekkes med Norsk eiendomsregister.

Vurder utleier før du inngår leiekontrakten

De fleste næringslokaler leies ut på langsiktige leiekontrakter. Det vil si leiekontrakter med en varighet på minst 3 år. Får denne utleieren økonomiske problemer eller er av den mer useriøse typen, kan dette skape problemer som går ut over deg som leietaker. F.eks. kan du risikere å måtte bruke tid og krefter på frustrasjon og konflikter knyttet til vedlikehold eller andre forpliktelser som utleier ikke oppfyller. Selv om du har retten på din side og vinner frem til slutt vil slike tvister koste både tid og penger.

Dersom du ser en mulighet til en god avtale, men er usikker på om utleier kan tilby stabile leieforhold, kan det lønne seg å sjekke foretaket med et kredittopplysningsbyrå. Eventuelt kan du også kontakte Brønnøysundregistrene.

Ta også en prat med noen av de andre leietagerne til utleieren og/eller den forrige leietageren til lokalene du vurderer å leie. Spør om hvilken erfaringer de har hatt med utleierne. Det kan gi deg en god pekepinn på utleiers seriøsitet til deg som leietager.

Kontraktsforhandlinger

Hvilke kontraktsbetingelser du klarer å fremforhandle er avhengig av din forhandlingsposisjon.

Vi skal her litt nærmere på hva som påvirker din forhandlingsposisjon i kontraktsforhandlingene:

Bevissthet om egne ønsker og behov

At du har definert selskapets behov og ønsker, og vet hva dere prioriterer høyest før dere begynner å forhandle, er viktig. Tilpasninger og særordninger som kommer med i avtalen, er rimeligere enn ønsker som blir fremmet etterpå.

Dernest er det avgjørende hvordan utleier oppfatter din situasjon. F.eks. om han tror dere faktisk har andre lokaler «på hånden» eller om han forstår at dere egentlig har låst dere ved det aktuelle lokalet. 

Egen kredittverdighet, størrelse og forretningsidé

Utleier ønsker en solid leietaker som kan fylle et ledig lokale alene eller som best kan medvirke til en ønsket blanding av leietagere etter type virksomhet. 

Valgmuligheter

Markedssituasjonen setter naturlig nok sine begrensninger på valg av lokaler, men er dere fleksible og villige til å akseptere alternative løsninger har dere langt større valgmuligheter enn hvis dere er løst fast i noen rammer. Ha det derfor klart for deg hvilke krav dere kan fire på og hvilke som er absolutte før du begynner forhandlingene med utleier. 

Pris – markedspris

Prisen på næringslokaler avhenger i stor grad av beliggenhet, standard og prisnivået i markedet.

Ved å søke på Internett kan man finne mye informasjon om prisnivået på ulike typer næringslokaler i det aktuelle området som du vurderer.

Imidlertid kan det by på store problemer å sammenligne lokalene du finner ettersom arealet enkelte steder blir oppgitt i brutto, mens andre steder i netto. Dernest regnes kvadratmeterprisen på kontorlokalene enten ut fra samlet areal (iberegnet fellesarealer) eller bare ut fra antall kvadratmeter kontorer. Prisen inkluderer dessuten varierende grad av service, fellesutgifter og andre ytelser.

Når du skal foreta det endelige valget, er det viktig å vurdere innholdet i avtalen fremfor prisen i seg selv. Valg av lokaler er på mange måter en investering, og muligheten til avkastning avhenger av hvor god investeringen er. Det vil kanskje koste mer å leie lokale der utleier legger forholdene til rette og tilfredsstiller bedriftens behov optimalt, men dette kan fort tjene seg inn. 

Rabatter

Hvilke rabatter du vil klare å oppnå er avhengig av type lokale og hvor flink du er under forhandlingene. Under finner du en oversikt over noen vanlige rabatter som kan være aktuelle:

  • 1–6 måneder periode med fri eller begrenset leie, avhengig av kontraktens lengde.
  • Gratis parkeringsplasser.
  • Begrenset indeksregulering av leien.
  • Utleier garanterer at fellesutgiftene ikke skal overstige et avtalt beløp.
  • Ekstraservice, resepsjonstjeneste etc. inkludert i leieprisen.
  • Bank- /forsikringsgaranti erstattes av depositum.

Tilleggsutgifter

I tillegg til leiekostnadene må du betale et varierende antall andre utgifter. Det er derfor lurt å be om å få forelagt budsjett så dere kjenner omkostningsnivået ved leien. Selskapet må normalt betale fellesutgifter til renhold, drift og vedlikehold av heis, vaktmestertjenester og vakthold.

I tillegg til eller inkludert i fellesutgiftene må selskapet betale for strøm og oppvarming, og enkelte offentlige avgifter, som vann-, avløps- og renovasjonsavgift. Her er det viktig å sørge for at man ikke betaler for mye og at man faktisk får det man betaler for. Sjekk at fellesarealet er riktig fordelt på leietagerne og at arealet du leier er korrekt målt opp.

Utleier forlanger normalt et depositum på 6 måneders leie. Dette kan eventuelt erstattes av en bank/forsikringsgaranti. Utleier krever ofte en minimumsregulering av leieprisen gjerne etter nettoprisindeksen, men her er det mulig å forhandle seg frem til en maksimal prosentøkning pr. år eller at leien skal øke med en prosentandel av indeksen i stedet for 100% av indeksen.

Utleier investerer ofte i innredning og ombygging tilpasset dine behov og ønsker. For å sikre sine interesser krever utleier derfor en uoppsigelig leieperiode som varierer i lengde avhengig av størrelse på utleiers investeringer. Dere bør være oppmerksom på hvor lang bindingstiden er og hvor lang oppsigelsestiden er etter at perioden er utløpt. Dere må regne med at det i nybygg normalt kreves 10 års bindingstid og i eksisterende bygg 3–5 år. Ettersom bedriften er forpliktet til å betale leie i den uoppsigelige perioden må det klarlegges hvilke rettigheter dere har til fremleie.

Utvendig vedlikehold av bygningen dekkes normalt av utleier, mens vedlikehold av utearealene hører innunder fellesarealene. Når det gjelder innvendig vedlikehold kan det lønne seg å ta bilder før innflytting. Hvis utleier har forpliktet seg til å opprettholde denne standarden, eller dere som leietagere har forpliktet dere til å tilbakestille lokalene i samme stand som ved overtakelsen, har dere dokumentasjon på standarden på lokalet ved innflytting.

Innredning av lokaler begynner først etter at kontrakten er signert. Derfor må det være klart hvem som har ansvar for innredning, slik at dere tidlig får klarhet i hvor fort bygningen er innflyttingsklar. Alle avtaler dere har forhandlet dere frem til må kontraktfestes, og det må gå klart frem hvilke forpliktelser utleier har og i hvilket omfang. Dere bør forlange en teknisk beskrivelse av lokalet. Den tekniske beskrivelsen viser hvilken stand lokalet er i. Den er en utførlig beskrivelse av skillevegger, dører, størrelsen på hvert rom, belysning og alle tekniske installasjoner. Etter at kontrakten er skrevet under vil utleier normalt ta dere med på overtagelsesbefaring. Dere må påse at teknisk beskrivelse og alle forhold beskrevet i kontrakten medfører riktighet.

Kontrakten er et juridisk dokument som bør gjennomgåes av en jurist før dere skriver under.

Praktisk gjennomføring av leie av lokaler

Undersøkelser av lokalene

Gå skikkelig gjennom lokalene ved besiktelse for å forsikre deg om at lokalene har de egenskapene som er lovet i eventuell annonse, prospekt eller på annen måte av utleieren eller noen som representerer ham, for eksempel en megler. Det anbefales at du lager en protokoll over det du oppdager av feil og mangler.

Forhold som man burde ha oppdaget ved besiktigelsen kan ikke senere påberopes som en mangel ved lokalet. Eventuelle mangler bør straks påpekes overfor utleieren, og det bør tas forbehold om utbedring dersom kontrakt inngås. 

Inngå en leiekontrakt

Inngå en skriftlig leiekontrakt, da det ellers kan bli vanskelig å bevise hvilke avtalevilkår man er blitt enige om. Ta deg alltid god tid til å gjennomgå den skriftlige kontrakten, og spør hvis noe er uklart. Husk at etter kontraktsinngåelse er det små muligheter til å få endret vilkårene.  

Inventarliste

Utarbeid en liste over hva som følger med lokalene, hva som du skal kjøpe inn, hva utleier skal kjøpe inn osv. 

Kontoplan – Innredning

Lag en kontorplan som flyttebyrået kan benytte i forbindelse med flyttingen, snekkerne i forbindelse med ombyggingen, datainstalltørene i forbindelse med oppsette av nettverket, serverne og arbeidsstasjonene, osv. osv.

Forsikring

Dere må se over hva forsikringen dekker før under og etter flyttingen. Eventuelt må kostbart utstyr forsikres særskilt. Dere bør diskutere med forsikringsselskapet om det er forhold ved det nye lokalet som innvirker på forsikringen og justere avtalen slik at alt innbo er dekket etter innflytting.

Du leser nå artikkelserien: Leie lokaler

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: Minilager (lagerhotell) – en guide >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Leie lokale
  • Minilager (lagerhotell) – en guide
  • Du leser nå artikkelserien: Corporate Governance

      Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Generasjonsskifte strategierDriftsfasen til selskapet >>
        Andre artikler i serien er: 
  • Corporate Governance (eierstyring)
  • Virksomhet
  • Valg av selskapsform
  • Enkeltpersonforetak (Enkeltmannsforetak)
  • Ansvarlig selskap
  • Samvirkeselskap / andelslag (BA)
  • Aksjeselskap (AS)
  • Allmennaksjeselskap (ASA)
  • Eierstruktur
  • Registrer selskapet
  • De magiske prosentsatsene for en grunder og investor
  • Aksjekapital og aksjekurs
  • Stiftelsesdokument og vedtekter
  • Aksjonæravtale
  • Aksjeeierbok
  • Verdipapirsentralen (VPS)
  • Konsern – morselskap og datterselskaper
  • Foretaksnavn (firmanavn)
  • Valg og beskyttelse av firmanavn
  • Generalforsamling
  • Bedriftsforsamling
  • Styret i bedriften
  • Daglig leder/administrerende direktør
  • Investor relations
  • Generasjonsskifte
  • Generasjonsskifte strategier
  • Leie lokale
  • Driftsfasen til selskapet
  • Du leser nå artikkelserien: Etableringsfasen

      Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Hvem skal føre regnskapet?Markedsføring av oppstartsbedriften >>
        Andre artikler i serien er: 
  • Etableringsfasen til selskapet
  • Bedriftens livssyklus
  • Oppstartsbedrifters kjennetegn
  • Utfordringer i etableringsfasen
  • Corporate Governance (eierstyring)
  • Styret i bedriften
  • Registrer selskapet
  • Hvem skal føre regnskapet?
  • Leie lokale
  • Markedsføring av oppstartsbedriften
  • Entreprenøriell markedsføring
  • Kjetil Sander
    Kjetil Sander (f.1968) grunnlegger, redaktør, forfatter og serieentreprenør. Gunnla Kunnskapssenteret.com i 2001 (i dag eStudie.no) og har siden vært portalens redaktør. Utdannet Diplom økonom og Diplom markedsfører fra BI/NMH. Har i dag mer enn 30 års erfaring som serieentreprenør, leder og styremedlem.