Domene og webhotell fra OnNet.no

    Denne artikkelen er del 17 av 19 artikler om Salgsplanlegging

Lese tid (240 ord/min): 5 minutter

Salgsmålene og aktivitetsplanene som utarbeides må følges opp av gode kontrollrutiner for at planene og målene skal være effektive styringsverkøy for selgeren.

Disse kontrollrutinene følger det samme systemet som gjelder for virksomhetens kontrollsystemer for deres planer og strategier. Jeg anbefaler derfor at du leser artikkelen om “Kontroll og evaluering av planer og strategier” før du fortsetter på denne artikkelen for å lære det mest grunnleggende om styring- og kontrollsystemet kontrollrutinene bygger på.

Gjennom å avdekke avvik fra de oppsatte planene gjennom en kontinuerlig budsjettkontroll, kan man se hva man gjør riktig og hvor man feiler. Lærdommen danner så grunnlaget for de nye og korrigerte planene og målene.

 Budsjettkontroll

Med budsjettkontroll mener vi;

– sammenligning av det budsjetterte salg med oppnådd salg.

Kontrollprosessen bør legges opp som en tre trinns prosess, hvor første trinn består i å kontrollere om det er overensstemmelse eller avvik mellom salgsbudsjettet og virkelighet. Her er det viktig at man konsentrerer seg om vesentlige avvik, og ikke fortape seg i detaljer.

 Andre trinn i budsjettkontrollen bør gå ut på å oppklare årsaken til avviket. Vet man ikke årsaken til salgs-svikten eller salgssuksessen er det heller ikke mulig å sette inn tiltak som kan snu trenden eller gjøre mer av det rette. For at hverdagen ikke skal bli altfor trist og negativ er det viktig at man ikke bare fokuserer på negative avvik. Ofte er det de positive erfaringene som man ofte kan lære mest av.

Siste trinn i kontrollsystemet bør være rutiner som sørger for at man finner frem til hensiktsmessige tiltak som passer til den aktuelle situasjonen. Evt. må budsjettet korrigeres opp eller ned.

Sammenhengen mellom salgsmålene, salgsplanene og kontrollsikringen kan illustreres gjennom følgende modell:

Resultatmåling

Resultatmålinger er analyser som tar sikte på å kontrollere i hvilken grad selgeren når salgsmålet sitt. Gjennomføres ved å sammenligne salgsbudsjettene med de realiserte resultater for å finne størrelsen på positivt/negativt avvik.

Slike resultatmålinger må gjennomføres kontinuerlig gjennom planperioden, slik at man kan oppdage større avvik i en tidlig fase. Oppdages avvik tidlig i planperioden har man muligheten til å finne ut hva avviket skyldes, og man kan finne frem til tiltak som kan bringe selgeren på rett kurs igjen ved å korrigere planer og budsjetter underveis. For å sørge for at resultatmålinger blir foretatt ved jevne mellomrom bør selgeren eller salgsledelsen sette opp en tidsplan for slike målinger.

Avviksanalyse

Avviksanalyse er en analyse som foregå i to faser:

  • Klarlegging av avvik.
  • Gjennomføring av årsaksanalyse

Klarlegging av avvik

Ved å sammenligne resultatet med målet (budsjettet) avdekkes avvik. Ikke alle avvik er interessante og krever en årsaksanalyse, da ingen forventer at målet skal oppfylles med hundre prosent nøyaktighet. Man må forvente visse “normalavvik“, og derfor sette opp en nedre og øvre tolleransegrense. Avvik som faller innenfor disse grensene betraktes som normalavvik og analyseres ikke nærmere. Avvik som faller utenfor toleransegrensen blir automatisk gjenstand for åraksanalyse. Av denne grunn er det vanlig at selgeren utarbeider tre budsjetter for hvert målområde:

  • “Optimistisk resultat/budsjett”
  • “Realistisk resultat/budsjett”
  • “Pessimistisk resultat/budsjett”

Salsresultater som ligger over det optimistiske eller under det pessimistiske budsjettet betraktes her som vesentlig avvik og blir gjenstand for en årsaksanalyse.

Årsaksanalysen

har til hensikt å avdekke årsaken til avviket, og fastslå om det er mulig å påvirke dette avviket avviket gjennom nye tiltak eller ved å korrigere eksisterende planer og tiltak. Er det mulig å påvirke avviket foretas neste fase som er å sette i gang ulike korrigerende tiltak. Tiltak som skal hjelpe selgeren i å nå sitt realistiske budsjett.

Korrigerende tiltak

Hvis årsaksanalysen viser at selgeren har muligheter til å påvirke resultatet, er neste skritt å sette i verk korrigerende tiltak. Tiltak som kan rettes mot:

  • Målene – Målene kan være satt for lavt eller for høyt, eller konkurransen kan har utviklet seg annerledes enn forventet.
  • Strategi – Planene og strategiene kan være feilslåtte og må justeres.
  • Gjennomføringen – av planene av planene har kanskje ikke foregått slik det ble forutsatt da planen ble utformet.

Kvalitetssikring av salgsplanen

Mens det er vanlig å først utarbeide en strategisk plan som danner grunnlaget for den taktiske- og operative salgsplanen, begynner kvalitetssikringen i den andre enden. Her starter vi med å kontrollere den operative salgsplanen først m.h.t. mål og aktiviteter. Deretter nøster vi oss oppover ved å sjekke de taktiske disposisjoner i den taktiske salgsplanen, deretter ser vi på om de strategiske målene og strategiene fortsatt er korrekt og om markedsmulighetene som lå til grunn for planen fortsatt gjelder.

Dette innebærer at man må foreta en rekke forskjellige typer kontroller:

Salgsmøter

Effekten og resultatene av salgsmøtene må det føres en fortløpende kontroll med. Her ser vi på bl.a.:

  • Antall avtalte salgsmøter
  • Antall gjennomførte salgsmøter
  • Antall aksept (nye kunder/gjenkjøp/merkjøp)
  • Antall under bearbeidelse
  • Antall under avslutning
  • Antall tapte ordre/kunder

Salgs- og markedsaktiviteter

Det er ikke bare kvantiteten og kvaliteten på salgsmøtene som må kvalitetssikres. Skal man kunne lære noe av de salgs- og markedsaktivitetene som gjennomføres og avgjøre om de når sine mål må resultatet kontrolleres.

Nøkkeltall er ofte her:

  • Respons prosent
  • Kostnad pr. ordre
  • Kostnad pr. kunde
  • Kostnad pr. leads
  • Gjenkjøpsgrad
  • Omsetning pr. investert markedskrone
  • DB pr. kampanje/aktivitet
  • DG pr. kampanje/aktivitet

Salgsprogram, – strategi og – mål:

Salgsprogrammet, salgsstrategien og salgsmålen må også kontrolleres.

  • Salg i kroner og antall pr. produkt og kundegruppe (ABC – kunder) som prosent av budsjett o.l.
  • Fortjeneste pr. produkt, kundegruppe, segment
  • Ordre antall, gjennomsnittlig størrelse, besøk pr. ordre
  • Kunder nåværende, nye, tapte, lojalitet
KontoBudsjettResultatAvvikÅrsak til avvikTiltak
 

 

 

     
Totalt     

 Personlige mål:

  • Innsats, tidsutnyttelse, planlegging, salgsmetodikk
  • Kunnskap om produkter, bedriftens politikk, konkurrenter, kunder
  • Fremtreden, helse
  • Personlige egenskaper

I arbeidet med å avdekke budsjettavvik og finne ut hva som kan gjøres med det, kan matrisen til høyre være et godt hjelpemiddel. Matrisen sørger for at de viktigste forholdene blir samlet i en og samme matrise, noe som gjør det vesentlig enklere å skaffe seg en oversikt over situasjonen og tiltakene.

Du leser nå artikkelserien: Salgsplanlegging

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Styring og kontroll av salgsorganisasjonen og selgerneRevurdering av planene >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Salgsplanlegging
  • Anbud som salgskanal
  • Planleggingsområder på virksomhet- og gruppenivå
  • Selgerens planleggingsområder
  • Salgsmål
  • Salgsbudsjett
  • Key Performance Indicator (KPI)
  • Salgsstrategi
  • Aktivitetsplan i salg
  • Kunde- og kontaktanalyse
  • ABC analyse (kundeanalyse av lønnsomhet)
  • Kundestrategi basert på ABC analyse
  • Valg og prioritering av nøkkelkunder (A-kundene)
  • Kontaktanalyse av nye kunder/leads
  • Kontaktanalysen for eksisterende kunder
  • Styring og kontroll av salgsorganisasjonen og selgerne
  • Avviksanalyser i salg
  • Revurdering av planene
  • 7 salgsråd når din kontaktperson slutter
  • Kjetil Sander
    Kjetil Sander (f.1968) grunnlegger, redaktør, forfatter og serieentreprenør. Gunnla Kunnskapssenteret.com i 2001 (i dag eStudie.no) og har siden vært portalens redaktør. Utdannet Diplom økonom og Diplom markedsfører fra BI/NMH. Har i dag mer enn 30 års erfaring som serieentreprenør, leder og styremedlem.