Flytt ditt nettsted til våre Lightspeed webhotell, med cPanel, og
få 3-6 ganger raskere nettsider enn i dag. Pris: fra kr. 119/pr. år.

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 29 av 30 artikler om Møteledelse

For å unngå at noen glemmer hvilke beslutninger som ble truffet på møte bør alle møter oppsummeres med et møtereferat.


Hva er et møtereferat?

Med møtereferat menes:

“En skriftlig oppsummering av møtet”

Et møtereferat er en oppsummering av det vi har snakket om, de beslutningene møtet har truffet og hvem som var tilstede under møte. Det siste er viktig hvis det finnes bestemte regler for hvem eller hvor mange som må være til stede for at et møte skal være beslutningsdyktig. Det vil si i stand til å treffe bindende beslutninger for resten av gruppen møte snakker for. Dette er f.eks. viktig når vi snakker om styremøter, hvor minst halvparten av styremedlemmene er tilstede.

Hvem skal skrive møtereferatet?

Hvis møte har en fast sekretær tar denne notater under møtet, skriver referat og deler det ut til møtedeltakerne etter møte. Hvis møte ikke har en sekretær, eller sekretæren ikke var tilstede på møtet, må oppgaven delegeres til en annen i møte.

Hva skal et møtereferat inneholde?

Er dette snakk om regelmessige møter, f.eks. styremøter, lager vi gjerne en mal for møtereferatet som alle fremtidige møter må følge for å unngå at noe viktig skal bli glemt. Under finner du et eksempel på en møtemal.

Er ikke annet bestemt bruker vi normalt agendaen vi sendte ut før møte som mal for referatet. Ved å ta utgangspunkt i agendaen kan den som skriver referatet lage møtereferatet ved å tilføre hva som kom fram under møtet under hvert av punktene i agendaen.

Selv om det ikke finnes en fast mal for alle møter bør alle møtereferater inneholde:

  • Sted og tidspunkt for møtet
  • Hva slags møte dette var
  • Hvem som var og ikke var tilstede
  • Hvem som ble valg som møteleder og evt. sekretær (referent)
  • Hva som tatt opp og diskutert
  • Hva som ble vedtatt, f.eks. delegering av ansvarsoppgaver
  • Eventuelt og videre planer
  • Tidspunkt for neste møte
  • Sted, dato og underskrift av den som har skrevet møtereferatet

Referatet bør merkes øverst med hvilken type møte det er (styremøte, fremdriftsmøte, budsjettmøte, særmøte e.l.), hvilket prosjekt eller type sak som møtet gjelder og hvilket referanse nr som dette møtereferatet har.

Advokat Hans Cappelen (2011) sier at et møtereferat bør inneholde minst følgende punkter:

  1. Innkallingen til møtet er godkjent
  2. Referatet fra forrige møte er godkjent (eventuelt nevne innsigelsene mot pkt som ikke er godkjent)
  3. Hvordan fremdriften er i forhold til siste vedtatte fremdriftsplan
  4. Deltakernes (for eksempel de prosjekterende, entreprenørene) bekreftelser på at de ikke er kjent med at det er inntrådt noen forhold som kan påvirke avtalte tidsfrister eller avtalt vederlag, utover det som står i forrige møtereferat
  5. Hvilke avvik som har inntruffet siden forrige møte, som møtedeltakerne er kjent med, og som har betydning for frister og/ eller kostnader (eventuelt underpunkter for hvert avvik som deltakerne informerer om). Det angis hvilke tiltak som er bestemt og skal iverksettes ved hvert avvik
  6. Hvilke endringer som er bestilt siden forrige møte (kan refereres til bare ved å nevne nr og dato på endringsordre), og om deltakerne har – eller ikke har – noen kommentarer til disse endringene
  7. Deltakernes bekreftelser på at det siden forrige møte ikke er – eventuelt er – inntruffet noen forhold som kan påvirke HMS og prosjektets opplegg for HMS (eventuelt underpkt for hvert inntruffet forhold og hvilke tiltak som er bestemt og skal iverksettes ved hvert enkelt forhold).
  8. Noen ønsker noen ganger å ta med opplysninger som er kommet i tiden etter møtet og før utsendelsen. Disse bør da tas inn i et eget punkt sist og ikke inne i referatets andre punkter. Møtereferatet bør sendes ut snarest etter møtet, slik at deltakerne får vite hva de skal forholde seg til. Det er uryddig og uheldig om møtereferatet blir rettet eller endret etter at det er utsendt. Innsigelser mot og/eller suppleringer av det som står i referatet, skal i stedet tas inn i referatet fra neste møte.

3 typer referat i møtereferatet

Referatpunktene i en agenda kan deles opp i og markeres etter tre typer møtepunkter:

  1. Orientering: markeres med (O) i referatet. Dette er saker det ble informert om på møtet, for eksempel oppdateringer fra sekretariatet.
  2. Diskusjon: markeres med (D) i referatet. Dette er punkter som ble diskutert, men ikke nødvendigvis avgjort på møtet, for eksempel hvilke saker dere ønsker å fokusere på.
  3. Vedtak: markeres med (V) i referatet. Dette er punkter som ble vedtatt, for eksempel hvor og når dere skal ha neste aksjon.

Et fakta dokument

Når vi skriver et møtereferat er det viktig at vi er formelle, saklige og holder våre egne meninger og synspunkter utenfor. Møtereferatet skal være et fakta dokument som inneholder nok informasjon til at dem som ikke var til stede på møte, kan bruke referatet til å sette seg inn i møtets saker og vedtak.

Møtereferatet bør ikke endres etter at det er sendt ut

Et møtereferat bør ikke endres etter at det er sendt ut. Innsigelser mot og/eller suppleringer av det som står i referatet, bør heller tas inn inn i referatet fra neste møte i neste møte.

Hvem skal møtereferatet sendes til? 

Møtereferatet sendes til både dem som var tilstede og dem son ikke var tilstede på dette møte. Det gjør at alle er kjent med gruppas planer fremover, og dermed lettere kan delta på neste møte eller aktivitet. Møtereferatet kan sendes ut på epost, lukket Facebook-gruppe eller lignende.

Når skal møtereferatet sendes ut?

Møtereferatet bør sendes ut så raskt som mulig etter at møtet er ferdig for å sørge for en felles forståelse for hva som ble gjennomgått og vedtatt på møte mens alle har møtet friskt i minne. 

Et viktig juridisk dokument

Hans Cappelen (2011) påpeker også at møtereferater er viktige juridiske dokumenter og kan være helt sentrale bevis for:

  • hva som er avtalt annerledes enn – og/eller i tillegg til – det som står i kontrakten
  • hva som har foregått og inntruffet gjennom prosjekttiden
  • hva deltakerne i prosjekttiden mente, sa, gjorde eller skulle ha gjort.

Møtereferat mal

Klikk her for å se en enkel møtereferat mal i doc format fra Office.

Kilder:

  • Cappelen, Hans (2011) – https://www.cappelen-krefting.no/artikler/2014/Litt om motereferater HC.pdf
Du leser nå artikkelserien: Møteledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Manus (Manuskript)Virtuelle møter >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Møteledelse
  • Formelt og uformelt møte
  • Møteroller (rollebesetningen på et møte)
  • Møtemotivasjon
  • Unødvendige møter
  • Møteforløpet
  • Møte som en salgsprosess
  • Hvordan lede møtet? (Huskeliste for møtelederen)
  • Møtemålsetning
  • Møteagenda
  • Møteforberedelser
  • Møteinnkallelse
  • Møtestedets atmosfære
  • Møte og scenen (bordplassering m.m.)
  • Møteregler, vaner og etikk
  • Hvordan bruke møter for å vinne din sak?
  • Åpningen (førsteinntrykket) avgjør resultatet
  • Møtets muligheter og farer
  • Fellestendenser i gruppehjernen under møter og presentasjoner
  • Begrens risikomomentene ved møtes gruppehjerne
  • Å bruke rollebesetningen i møte
  • Retorikk
  • Stemmebruk i møter
  • Språklige virkemidler
  • Kroppsspråk
  • Argumentasjon og argumentasjonsteori
  • Foredrag
  • Manus (Manuskript)
  • Møtereferat
  • Virtuelle møter