Norges rimeligste tilbyder!
.no domene = kr. 99/år
Webhotell/e-post = kr. 99/år

    Denne artikkelen er del 12 av 15 artikler om Personvern

Hva er flåtestyring?

agenturer.no

Flåtestyring er et system for effektiv kontroll og utnyttelse av virksomhetens flåte. Flåten er virksomhetens biler, busser. lastebiler, båter, skip og fly. Det vil si alle former for transport. Flåtestyring registrerer hvor virksomhetens ressurser (ansatte, utstyr, kjøretøy og varer) befinner seg til enhver tid, slik at de kan fjerndirigeres (og spores) på en hensiktsmessig måte – for eksempel ved at nye oppdrag tildeles på bakgrunn av geografisk avstand til oppdraget.

Flåtestyring er et samlebegrep for administrasjonssystemer som har som hovedformål å innhente, strukturere, analysere og presentere data over flåter av kjøretøy, gjennom å analysere  store mengder informasjon – ofte fra flere parallelle kilder/prosesser. Dette for å gi beslutningstakerne et best mulig beslutningsgrunnlag – enten for bruk i eget system – eller som del av bedriftens øvrige systemer.

Et flåtestyringssystem er bygd opp av tre hovedkomponenter:

  1. GPS-funksjonalitet, som sporer bilens posisjon
  2. Kommunikasjonsutstyr for å sende sporingsdataene og for å motta de
  3. Programvare for å bearbeide og visualisere dataene

Flåtestyring er normalt et webbasert system, med et bredt utvalg av funksjoner og muligheter, som skal gi virksomheten en fullstendig oversikt over bedriftens kjøretøy i sanntid. Mer konkret skal flåtestyring gi virksomheten:

  • Tilgang til detaljerte rapporter, f.eks kjøre-, timeteller-, utnyttelsesrapporter m.m, som viser hvordan ressursene benyttes.
  • Sanntidssporing i kart. Gir deg fortløpende oppdatering av kjøretøyenes posisjoner i kart.
  • Sonealarmer, hvor virksomheten mottar varsler når ressurser forlater eller ankommer et område.
  • Grunnlag for effektiv styring av flåten (delegering av oppdrag m.m.), med mulighet til å sende kjøreordre direkte bil.
  • Grunnlag for fakturering
  • Muligheten for å kontrollere, sikre og spore virksomhetens kjøretøy
  • Kontroll og minimalisering av drivstoff-forbruk
  • Planlegge service på biler og maskiner
  • Automatisk avlesning av time- og triptellere
  • Temperaturavlesning og varsling
  • Integrer flåtestyring med øvrige systemer (API)

De fleste flåtestyringsystemer viser kjøreruten for en eller flere dager. Dette gir bl.a muligheten for å analysere kjørerutene som benyttes for å effektivisere bilbruken. Rapportene systemet genererer er detaljerte ned på sekundet for hver hendelse eller bevegelse. Dette gir en mer effektiv bil administrasjon av kjøretøyene som igjen gir brukerne en bedre service og øker virksomhetens lønnsomhet. Derfor velger stadig flere flåtestyring.

I Norge startet flåtestyring som et virkemiddel for transportører som ønsker å optimalisere sin ruteplanlegging, basert på GPS data og kartreferanse som gjør det enkelt for sjåføren å følge den ønskede ruten. Ny teknologi har imidlertid opp gjennom årene gitt flåtestyring en rekke nye bruksområder. Felles for dem alle er imidlertid at flåtestyring gir virksomheten dokumentasjon av hvert enkelt kjøretøys posisjon, status og aksjon – både i nåtid, fortid og ikke minst som plan for fremtidige handlinger.

Flåtestyring handler også om å bruke sanntidsinformasjon på en effektiv måte. Fra kjørekontoret kan de ikke bare følge bilen på et GPS kart, men de får også sanntidsinformasjon om hastighet, gear, turtall og all annen informasjon som kan leses av i bilen gjennom bilens kontrollpanel. Alle data lagres slik at de kan hentes ut og sammenstilles senere. Siden den også registrerer starttidspunktet, alle stopp underveis og ankomsttid passer systemet også på at sove- og hviletidsbestemmelsene overholdes til enhver tid. Alle data kan også samles i ulike rapporter som kan skrive ut eller videresendes til andre informasjonssystemer for viderebehandling.

Flåtestyring gjør at virksomheten og sjåførene får tilbakemelding på alt fra kjøreadferd til drivstofforbruk. Samtidig som de på en enkel måte kan sammenlikne kjøringen fra forrige måned og nå eller sjåfør mot sjåfør. Mulighetene er omtrent ubegrenset.

Vi kan si kjennetegn ved et flåtestyringssystem er at det gjenkjenner, registrerer status, detekterer avvik og planlegger neste steg i prosessen umiddelbart. Dette gjør flåtestyring til et effektivt verktøy for å effektivisere og dokumentere driftsituasjoner.

Hvorfor flåtestyring?

Survey viser at de viktigste grunnene for at virksomheter skaffer seg flåtestyring er:

  • Gjøre kjøringen mer lønnsom
  • Redusere driftskostnadene
  • Ønsker om økt kontroll med ansatte
  • Bedre ressursutnyttelse og økonomistyring
  • Logistikkoptimalisering
  • Krav i forbindelse med anbud

Flåtestyring gjør av virksomheten til enhver tid har en oversikt over hvor de ansatte befinner seg, slik at virksomheten effektivt kan tildele oppdrag til de som er nærmest kunden. Teknologien kan også brukes til å forhindre tyveri.

For de ansatte kan det være betryggende å vite at jobben vet hvor de befinner seg i tilfelle en nødssituasjon skulle oppstå, slik at posisjon kan formidles til den aktuelle nødetat. 

Big data

Selv om dataene flåtestyringen gir er gull hvert for enhver virksomhet og sjåfør, kan verdien av disse dataene økes vesentlig ved å samle inn dataene fra et stort antall kjøretøyer og bearbeide dataene gjennom big data systemer for å finne mønstrene og trendene i datamaterialet. Informasjon som vil kunne være ekstremt viktig beslutningsinformasjon i mange beslutningssituasjoner. F.eks. beregning av gjennomsnittlig drivstofforbruk per kjørte kilometer for hver enkelt biltype i bilparken. Informasjon som er vesentlig når oppdrag skal prises og budsjetter utarbeides. 

Hvem benytter flåtestyring?

Flåtestyring benyttes av nærmere 1 av 10 arbeidsgivere i Norge, og er mest utbredt i privat sektor og da spesielt i bransjer hvor en vesentlig del av arbeidsoppgavene utføres utenfor fast arbeidssted. F.eks. transport og samferdsel, bygg og anlegg, industri og helse/sosialomsorg. Hovedvekten av brukerne er menn over 30 år, med lavere utdanning, og uten lederansvar. De er også ofte fagorganiserte og jobber i større virksomheter, viser survey.

Utfordringer og bruk

Bruken av flåtestyringteknologi byr imidlertid på noen utfordringer. Særlig innen de ansattes personvern.

Flåtestyringssystemer vil kunne generere svært detaljerte opplysninger om bl. a. posisjon, bilens hastighet, antall stopp og lengde etc. Disse opplysningene kan i stor grad knyttes til enkelte ansatte. Dette gjør de til personopplysninger i personopplysningslovens forstand. Noe som medfører innhenting og bruk av flåtestyring er underlagt bestemmelsene i personvernreglene. Dette krever at virksomheten informere alle sjåførene om hvilke opplysninger som innhentes, hvorfor de innhentes, hvordan de vil bli brukt, lagret, slettet og virksomheten må innhente et samtykke fra hver enkelt sjåfør om at de aksepterer denne innhentingen av personopplysninger og behandlingen av dem. Vi viser her til GDPR regelverkt som også gjelder for flåtestyring.

Innføring av flåtestyring i en virksomhet vil også kunne påvirke de ansattes arbeidsmiljø på
en negativ måte.

Det kan være verdt å merke seg at flåtestyring ikke gjelder sporing av personer, men kjøretøy. Personer blir sporet indirekte ved at de kan knyttes til kjøretøyet. Det er kun når personer kan knyttes til kjøretøyene at flåtestyringssystemene vil kunne medføre behandling av personopplysninger i lovens forstand. Det alle fleste flåtestyringssystemer knytter dataene fra systemet opp mot sjåføren som individ, noe som gjør at personvernloven normalt kommer til anvendelse.

Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Ved å benytte dette skjemaet bekrefter du samtidig å akseptere vår Personvernerklæring

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Ved å benytte dette skjemaet bekrefter du samtidig å akseptere vår Personvernerklæring

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Personvern

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Elektroniske kjørebokBig Data – personvernprinsipper under press >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Personvern
  • GDPR («General Data Protection Regulation»)
  • Informasjonskapsel
  • Innebygd personvern
  • Personvernerklæring
  • Personvern på arbeidsplassen og i jobbintervju
  • Internett overvåking
  • E-postovervåking og innsyn i e-post
  • Kameraovervåking på arbeidsplassen
  • Mobil overvåkning av ansatte, utstyr og varer
  • Elektroniske kjørebok
  • Flåtestyring
  • Big Data – personvernprinsipper under press
  • Hvem står juridisk ansvarlig for sikringen og innholdet i nettskyen?
  • Personvernombud