Domene og webhotell fra OnNet.no

    Denne artikkelen er del 13 av 42 artikler om Historisk utvikling av ledelse

    Denne artikkelen er del 7 av 8 artikler om Holistisk Systemledelse (Innledning)

Lese tid (240 ord/min): 8 minutter

systemintegrasjon

Hva er systemteori?

Systemteori er en ledelseteori som ser på organisasjonen fra et fugleperspektiv og forteller oss hvordan organisasjonen fungerer som en helhet og hvordan den bør fungere for å:

For en systemforsker kan verden forstås som et system av systemer. 

System definisjon

Når vi snakker om “System” mener vi:

en interaktiv samling av enheter og prosesser som står i en relasjon med hverandre.

Dette er den mest generelle betydningen av et system. Et system er her en konfigurasjon av deler som er koblet sammen og forbundet med et nett av relasjoner.

På et makro nivå kan et “system” defineres som:

“En rekke fysisk og sosiale strukturer og prosesser bestående av en rekke selvstyrte sub-systemer, enheter og del-prosesser som samhandler med hverandre og som er gjensidig avhengig av hverandre og sitt eksterne miljø (markedssystem) for å fungere og skape et ønsket og forventet sluttresultat.”

I denne definisjonen er systemet den fysiske organisasjonen, mens det eksterne miljøet refererer til alle interessenter som inngår i det vi kaller markedssystemet. Sluttresultatet som skapes er erditilbudet (produkter og tjenester) som organisasjonen tilbyr sine kunder.

Enhetene kan være alt fra enkeltindivider til grupper, avdelinger og divisjoner i organisasjonen, mens sub-systemene er alle selvstendige verdiaktiviteter i virksomheten. F.eks. logistikk og lager, rekruttering og opplæring, og salgs- og distribusjonsapparatet.

På et mikro-nivå kan vi definere et system som:

et sett prosesser, som styres av detaljerte metoder, prosedyrer og rutiner for å utføre en spesifikk aktivitet, plikt eller løse et problem.

Generell systemteori (GST)

Generell systemteori, GST, ble for første gang beskrevet av biologen Ludwig von Bertanlanffy i 1968, og var en “generell systemteori” som beskriver hvordan alle levende livsformer tilpasser seg omgivelsene sine for å kunne overleve over tid. Dette var et oppgjør med “maskinmetaforen” som ble brukt for å beskrive menneskesinnet, organisasjoner, relasjoner og verden i sin helhet.

Med maskin som metafor kan verden forstås gjennom å bli delt opp i mindre og mindre deler, og hver enkelt del kan forstås og undersøkes separat. Generell systemteori tar det motsatte utgangspunktet og sier at det er relasjonene og interaksjonen mellom delene som må studeres og at helheten er større en summen av enkeltkomponentene i systemet. 1 + 1 er her ikke 2, men 3. Teoriens budskap er at egenskapene til et gitt system (biologisk, kjemisk, sosialt, økonomisk, mentalt, lingvistisk, osv) ikke kan forklares eller bestemmes ut fra de enkelte komponentene alene. I stedet er det systemet som helhet som avgjør hvordan de enkelte delene oppfører seg. En bedriftsleder kan f.eks. gjennom å finne den rette systemkombinasjonen:

  1. skape synergieffekter som øker lønnsomheten
  2. redusere ressursbruken og prosesskostnadene (produsere mer med mindre)
  3. øke kundeopplevelsen, kundetilfredsheten og kundelojaliteten

Generell systemteori handler om å utvikle bredt anvendbare konsepter og prinsipper, i motsetning til konsepter og prinsipper som er spesifikke for ett kunnskapsdomene.

Et åpent system

Et system kan være åpent eller lukket.

  • Lukket system – isolerte systemer som fungerer uten at enhetene har kontakt med eksterne omgivelsene. Det vil si omverden rundt dem.
  • Åpent system – systemer som påvirkes og har relasjoner til enheter i omgivelsene de er en del av. 

Når vi studerer organiske og organisatoriske systemer må vi studerer systemet som et åpent system som påvirkes av og har relasjoner til andre enheter i omgivelsene sine.

Systemet er en sirkulær prosess

Et system bare forstås gjennom å studere helheten, det vil si enhetene, prosessene og relasjonene mellom enhetene i systemet. Systemteori er dermed et oppgjør med den lineære årsak-virkning-tankegangen som har preget naturvitenskaplige metoder og som har dominerende sosial- og samfunnsvitenskaplig tenkning.

Systemteoretikere tenker sirkulært. Helheten henger sammen med de enkelte delene. Det ene påvirker det andre som igjen påvirker det første, det finnes dermed ingen begynnelse eller slutt i denne sirkelen. Hva som er årsak til hva, og hva som påvirker hva, foregår i en sirkulær prosess.

Strukturer og mønstre

At enhetene står i relasjon med hverandre vil si at de står i kontakt med hverandre. Blir enkelte relasjoner særlig sterke og dominerende i systemet sies de å danne strukturer og mønstre. Strukturene kan ha ulik form, og dens form avgjør hvilke relasjoner som oppstår i systemet. Strukturene antas med andre ord å gi systemet mye av dets egenart.

Relasjoner

Relasjonene mellom enhetene har betydning for hele systemets virkemåte og overlevelse. For at systemet skal kunne overleve må prosessene og relasjonene mellom enhetene  kunne håndtere stress og uventede påkjenninger. Et stabilt system er ett som kan overkomme uvante belastninger og forstyrrelser, mens et ustabilt system er et system som ikke tåler uvante påkjenninger og stress.

Alt endres konstant

Systemteorien påpeker at de ulike delene i organisasjonen og i markedssystemet ikke bare vil være uløselig knyttet til hverandre, de er også i konstant forandring. Dette fordi såvel omgivelsene som menneskene i organisasjonen er i en konstant endringsprosess. Hva vi har behov for, hva vi ønsker, tenker, krever, føler, mener og gjør endres jo eldre vi blir og er i stor grad situasjonsavhengig. Dette gjelder ikke bare for meg og deg, men også for alle kunder, leverandører, samarbeidspartnere, myndigheter, politiske forhold og alle andre interessenter i virksomhetens markedssystem. Endringer er dermed en naturlig og nødvendig del av våre liv. Det som skiller dagens situasjon fra tidligere tider er bare at forandringen skjer stadig raskere, noe som igjen krever at vi endrer oss stadig oftere og raskere for å unngå å komme i dissonans med vårt markedssystem (omgivelser).

En endring i en del (enheter, prosess, koblinger, relasjoner) av systemet vil alltid påvirke andre deler eller hele systemet. Alt påvirker alt. Ofte er det mulig å forutsi disse endringene i atferdsmønstre.

For systemer som lærer og tilpasser seg, avhenger veksten og graden av tilpasning av hvor godt systemet er engasjert i omgivelsene. Noen systemer støtter andre systemer, og vedlikeholder det andre systemet for å forhindre feil. Målet med systemteorien er å modellere et systems dynamikk, begrensninger, betingelser og belyse prinsipper (som formål, mål, metoder, verktøy) som kan skelnes og brukes på andre systemer.

Systemet vil aldri være 100% i likevekt

Siden systemet (virksomheten) og markedssystemet (omgivelsene) ikke er statiske elementer, men dynamiske krefter vil systemet aldri være i 100% likevekt. Vi vil derfor oppleve at de ulike delsystemene konstant vil påvirke hverandre for å prøve å oppnå likevekt igjen.

I det ene øyeblikket vil det være det strategiske toppunkt som prøver å påvirke og endre deler på et lavere nivå, mens det kort tid etter kan dukke opp en situasjon hvor ”gulvet” gjør opprør for å prøve å påvirke toppledelsen. I andre situasjoner vil det være enheter på samme nivå som prøver å yte innflytelse eller som sloss mot hverandre. Det vil derfor aldri være en enveis forbindelse mellom delene i systemet. De vil alle påvirke hverandre i alle retninger. Hvem som påvirker hvem, vil være situasjonsbestemt. Noe som det er viktig å være klar over i en endringsprosess. At grensene mellom de ulike delene ofte vil være uklare, kompliserte og under stadig forandring gjør ikke organisasjonsbildet enklere.

Innebygde selvregulerende mekanismer

For å oppnå likevekt vil delsystemene ustanselig være opptatt av å importere, omdanne og eksportere materie, energi, informasjon og mennesker. Dette for å tilfredsstille behovene og forventningene til:

  • Kundene
  • Eierne
  • Ansatte
  • Mellomledd
  • Samfunnet

… gjennom å oppnå en verdiskapning som er større enn de produksjons- og innsatsfaktorene som går med under omskapningen til ”output” (produkter/tjenester). 

For å sørge for at dette systemet (virksomheten) ikke kommer i dissonans (ubalanse) med sitt markedssystem og for å sørge at ingen av del-systemene eller -prosessene kommer i dissonans med hverandre vil enhver organisasjon ha en mengde formelle og uformelle innebygde selvregulerende mekanismer som konstant vil arbeide med å prøve å oppnå likevekt i systemet igjen.

De formelle selvregulerende mekanismene er basert på ulike sensorer som skal varsle om avvik fra den avtalte standarden, slik at vi har muligheten til å korrigere dissonansen gjennom ulike innebygde selvregulerings mekanismer før den får utvikle seg til et større og mer alvorlig problem. Disse innebygde selvregulerende mekanismene kan f.eks. være regler, protokoller, retningslinjer, prosedyrer, instrukser og møter som skal gjennomføres når avvik oppdages for å bringe del-systemet i likevekt igjen.

De uformelle selvregulerende mekanismen er f.eks. vår egen moral eller sanksjoner, f.eks. mobbing eller utfrysning, som omgivelsene iverksetter for å få slutt på den uønskede atferden.

At virksomheten har slike selvregulerende mekanismer som automatisk oppdater og prøver å korrigere alle negative avvik fra den definerte standarden er ekstremt viktig for at virksomheten alltid skal være i harmoni internt og eksternt. Klarer organisasjonen å finne fram til gjensidig fordelaktige forbindelser med omgivelsene gjennom å utvikle innebygde selvregulerende mekanismer, vil de overleve og vokse i stedet for å forfalle og dø.

Et større verdikjedesystem

Benytter vi systemteori i forbindelse med virksomhetens strategiske planlegging står verdiskapningsprosessen som viser hvordan virksomheten skaper kundeverdier gjennom å gjøre om input til output gjennom en verdiskapningsprosess sentralt. Denne verdiskapningsprosessen fremstiller vi gjerne som en verdikjede som viser oss hvilke kjerne- og støtteaktiviteter verdiskapningsprosessen består av, men det finnes også en rekke andre verdikonfigurasjoner vi kan legge til grunn.

verdikjedesystemet

Virksomhetens verdikjede er imidlertid ikke en isolert verdikjede. Den er også integrert i et større verdikjedesystem. Et verdikjedesystem som består av verdikjedene til alle interessentene som har interesse av å påvirke virksomhetens eksistens og vekst, og hvor hver enkelt verdikjede er integrert i hverandre til et større helhetlig system.

verdikjedesystem
Eksempler på verdikjeder virksomhetens verdikjede er en del av (verdikjedesystem). Listen er ikke utfyllende. Kun ment som et eksempel.

Hvordan dette helhetlige systemet er integrert er avhengig av hvilke interessenter som inngår i verdikjedesystemets markedssystem. En betegnelse vi benytter for å angi alle de interessentene i omgivelsene våre som har interesse av å påvirke virksomhetens eksistens og vekstmuligheter.

For å kunne skaffe oss et bilde av virksomhetens totale markeds- og verdikjedesystem må vi derfor tegne opp et interessentkart som viser hvilke interessenter i omgivelsene våre som har interesse av å påvirke virksomhetens eksistens og vekst. Samt hvilke relasjoner som gjelder mellom disse interessentene.

Når dette verdikjedesystemet tegnes vil vi se at virksomheten er avhengig av en mengde delsystemer og tusenvis av prosesser og relasjoner, i og rundt organisasjonen. Aktiviteter, prosesser og relasjoner som er uløselig knyttet til hverandre. Det er derfor ikke mulig å fjerne eller forandre på en del i dette helhetlige systemet uten at dette vil påvirke de øvrige delene i systemet. Vi må derfor legge til grunn et holistisk (helhetlig) syn når en virksomhet skal konfigureres eller endres, er systemteoriens budskap.

Kilder:

  • Bertalanffy, Ludwig von (1968). General system theory: foundations, development, applications. New York: Braziller.
  • Bateson, G. (1973). Steps to an ecology of mind: collected essays in anthropology, psychiatry, evolution and epistemology. London [etc.]: Granada.
  • Bolman & Deal (1994). Nytt perspektiv på organisasjon og ledelse
  • Hermansen, M., Löw, O., & Petersen, V. (2013). Kommunikation og samarbejde: i professionelle relationer. Kbh.: Akademisk Forlag.
Du leser nå artikkelserien: Historisk utvikling av ledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Human Relation BevegelsenLedelseteorier på 1950-1960-tallet >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Ledelseteorienes historiske utvikling
  • Ledelseteorier før den industrielle revolusjon
  • Buddhismen (Fakta, religion og atferd)
  • Sun Tzu sin ledelsesteori
  • Ledelseteorier på 1800 – tallet
  • Great Man teori
  • Ledelseteorier mellom år 1900 – 1930: Den klassiske læren
  • Fayolisme : Administrasjonteorien til Fayol
  • Scientic Managment (Vitenskapelig ledelse)
  • Byråkratiteorien til Max Weber
  • Ledelseteorier på 1930 – 1940 tallet
  • Human Relation Bevegelsen
  • Generell systemteori
  • Ledelseteorier på 1950-1960-tallet
  • Organisasjonen som et åpent sosio-teknisk system
  • Målstyring (MBO = Managment By Objectives)
  • Teori X og Teori Y
  • Herzbergs to-faktorteori
  • Ledelsesrutenettet
  • Ledelseteorier på 1970-tallet
  • Mintzberg`s 10 strategi skoler
  • Profesjonell ledelse (Aker-modellen til George Kenning)
  • Just in time (JIT) – en produksjonsstrategi for å unngå sløsing
  • Den politiske rammen
  • Ledelseteorier på 1980 – tallet
  • Situasjonsbestemt ledelse
  • Aksjonsvitenskap (“Action Science”) og organisasjonslæring
  • Ledelseteorier på 1990 – tallet
  • Transaksjonsledelse
  • Transformasjonsledelse
  • Total kvalitetsledelse (TQM)
  • Six Sigma
  • Lean Thinking – en prosessfilosofi
  • ISO standarden
  • EFQM modellen ( European Foundation of Quality Management )
  • Business Process Reengineering (omstrukturering av forretningsprosesser)
  • Balansert målstyring
  • Bolman & Deal`s fire fortolkningsrammer
  • Symbolsk ledelse (den symbolske rammmen)
  • Ledelseteorier etter år 2000: Nettverk og verdibasert ledelse
  • Holistisk systemledelse
  • Hva kan vi lære av ledelsesteoriene?
  • Du leser nå artikkelserien: Holistisk Systemledelse (Innledning)

      Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Hva er en organisasjon og hvorfor trenger vi dem?Den konseptuelle foretaksmodellen >>
        Andre artikler i serien er: 
  • Innledning til holistisk systemledelse
  • Hvorfor trenger vi teorier og modeller?
  • Hvorfor trenger vi en ny ledelseteori?
  • Hva kan vi lære av den historiske utviklingen?
  • Hvordan kan vi spå fremtiden?
  • Hva er en organisasjon og hvorfor trenger vi dem?
  • Generell systemteori
  • Den konseptuelle foretaksmodellen