Omtrentlig to tredjedeler av all aktivitet i bedrifter er prosjektbaserte. Prosjekt som arbeidsform har fått mer og mer fokus opp gjennom tiden. Virksomheter har skiftet fokus fra enkeltstående prosjekter til ledelse over hele prosjektporteføljer. Med dette menes det at det er samsvar mellom virksomhetens strategi og de prosjektene som utøves, og det er nødvendig med styring av virksomhetens samlede prosjektportefølje.
En virksomhet som har prosjekt som inntjeningsform kalles for en prosjektbasert virksomhet. Her er avgjørelser som utvelgelse av prosjekter, initiering av prosjekter og avslutning av prosjekter sentrale prosesser som må gjennomføres ofte. Disse prosessene kan effektiviseres ved anvendelse av velkjente verktøy som stimulerer til en høyere verdiskapning, som igjen kan gi et konkurransefortrinn.
Styring av prosjektporteføljen kalles for «Project Portfolio Management» (PPM), eller styring av prosjektporteføljen, i litteraturen.
Porteføljestyring har fått fire overordnede mål som skal bidra til verdiskapning:
- Maksimering av porteføljens verdi ved å velge prosjekter som gir maksimal verdi til porteføljen. Verktøy som anvendes her er investeringskalkyler, finansbaserte metoder og måling av nytteverdi basert på andre strategiske kriterier.
- Oppnå balanse i porteføljen ved å ha de rette typer prosjekt. Dette kan være å balansere den samlede porteføljen mellom kortsiktige og langsiktige prosjekter, lavog høyrisiko prosjekter, hvilke markeder prosjektet gjennomføres i, teknologi som blir anvendt, produktlinje og type prosjekt.
- Sammenheng mellom strategi og portefølje betyr at den samlede porteføljen skal føre virksomheten i den retning som er satt i strategien. Det innebærer blant annet hvordan ressursforbruk mellom prosjektene fordeles, satsingsområder og markeder til virksomheten skal reflektere de strategiske prioriteringene som er satt.
- Ha rett antall prosjekter i porteføljen for å kunne gjennomføre prosjektene på en effektiv måte. For mange aktive prosjekter vil føre til utsettelser, omprioriteringer, mindre tid på forhåndsanalyse og en mindre effektiv bruk av ressurser.
Prosjektutvelgelsesprosessen er meget sentral for å kunne oppfylle de fire målene ovenfor. Det er mange foreslåtte modeller og rammeverk som varierer i kompleksitet, men hovedessensen er den samme. Et godt rammeverk er presentert av Ghasemzadeh og Archer (2000), hvor styringsprosessen består av pre-screening, individuell prosjekt analyse, screening, optimalt porteføljeutvalg og porteføljejusteringer. Disse prosessene blir påvirket av virksomhetens strategi, retningslinjer og ressursfordeling.
Et innarbeidet og effektivt rammeverk vil hjelpe virksomheten til å ta de korrekte avgjørelsene, men det vil alltid oppstå uforutsette hendelser. Styring av porteføljen er derfor kritisk for å kunne omprioritere eller endre ressursfordelingen underveis, i aller verste fall kunne avslutte prosjektet.
Når porteføljestyring anvendes økes sannsynligheten for å ha en prosjektportefølje bestående av korrekt antall prosjekter, færre prosjekter i utvelgelsesfasen som effektiviserer prosessen, solide beslutningskriterier for utvelgelse og at den samlede porteføljen fører virksomheten i den retning som ønskes. Sammen vil dette gi en verdiskapning for virksomheten.
Kilde:
- Nordli, Richard Busch (2012), -Styring av prosjektporteføljen. Hvordan maksimere porteføljens verdi?, Masteroppgave, Universitetet i Agder. Hentet fra: https://brage.bibsys.no/xmlui/bitstream/handle/11250/135720/oppgave Richard Busch Nordli.pdf
