Domene og webhotell fra OnNet.no

    Denne artikkelen er del 8 av 26 artikler om Møteledelse

Lese tid (240 ord/min): 3 minutter

Kardinalregel  – Gå aldri i et møte uten å ha et klart mål for møtet (møtemål)

Har du det ikke klart for deg hva du ønsker å oppnå med møtet, kaster du bort både din egen og andres tid. Tro heller ikke at alle andre kjenner målet med møtet. Tving derfor deg selv og andre til å definere målsetningen med hvert eneste møte. Angi møtets formål og målsetning i møteinnkallelsen hvis du er møtelederen for å være sikker på at alle møtedeltakerne har dette klart for seg før de kommer til møtet.  Med møtemål menes:

Hva vi ønsker å oppnå med møte

Etter å ha formulert hva du ønsker møtet skal oppnå, bør du klargjøre målet gjennom en beskrivelse av oppgaven møte skal løse.

Hvorfor er det viktig å ha et klart møtemål?

Når et møte kjører seg fast, skyldes dette ofte at møtedeltagerne har mistet møtemålet av syne. Når møtet mislykkes, skjer det ofte fordi møtedeltakerne hadde en uklar oppfatning av oppgaven allerede fra begynnelsen. Trodde de at de skulle få informasjon? Sette opp et forslag? Ta vare på forbindelser? Kanskje alle tingene? I så fall, i hvilken rekkefølge? Mange møter, om ikke de fleste, tjener flere enn en oppgave (Kieffer -94).

For å kunne avgjøre om et møte har vært en suksess eller en fiasko må vi ha noe å måle møtets resultater opp mot. Å sette opp målbare mål i forkant av et møte er derfor viktig for å kunne måle om møte har vært et suksess eller fiasko. Kun da kan vi si opp et møte har vært godt eller dårlig. Møtemålet bør du dele med møtedeltakerne. Dette fordi når de som deltar i møte kan se det spesifikke, virkelige målet for møtet, kan de konsentrere seg om å komme dit (Kieffer-94).

Mulige møtemål

Kieffers (1994) gir i sin bok «God på møter» en oversikt over hva som kan være mulige møtemål for et møte:

Å samle inn eller utveksle informasjon

Vi holder møter for å samle inn, gi og utveksle informasjon. Hvis målet kun er å dele informasjon bør du vurdere om det er mulig å gi denne informasjonen på andre måter enn gjennom å holde et møte. F.eks. kan dette gis via en e-post eller en delingstjeneste. 

I små møter lavere ned i organisasjonen kan informasjon effektivt samles inn via møter, men å få dette til blir vanskeligere jo høyere opp i organisasjonen vi kommer. Dette fordi informasjonen på dette nivået nesten alltid blir ufullstendig.

Å skape eller utvikle ideer

Vi holder møter for å produsere ideer.

Å bli enig om mål eller problemer

Et møte er et godt forum for å ta beslutninger når en avgjørelse krever samtykke av mer enn en person, og når du gjerne vil forsterke det forpliktende i beslutningen. Pass bare på å skille mellom samtykke og råd.

Å delegere oppgaver og autoritet

Vi holder møter for å fastlegge oppgavene og for å delegere arbeid eller autoritet. En funksjon av ledelse og kommunikasjon er at møter gir mulighet for oppklaring og nærmere presisering av oppgaver som det ikke er mulig å presisere i et memorandum eller en telefonsamtale. Det kan også gjøre det mulig for gruppen som helhet å delegere oppgavene blant deltagerne og dermed å engasjere seg i oppgaven sammen.

Å dele arbeid eller ansvar

Et møte er et forum hvor arbeid kan gjøres i fellesskap, f.eks. kan møtedeltakerne lage et utkast til et brev, en plan eller en analyse av fakta.

Å overtale, involvere eller inn velge

Møter blir ofte sammenkalt i den hensikt å overtale en eller annen til noe. Bare det å inkludere noen i et møte kan tjene til å involvere eller inn velge dem.

Å etablere/opprettholde forbindelser

Et møte behøver ikke ha andre formål enn å videreføre eller etablere forbindelse med noen du senere ønsker et møte med eller støtte fra. Å bygge opp koalisjoner og ett effektivt nettverk av støttespillere er viktig for enhver effektiv leder.

Å rådføre seg

Vi holder møter for å motta eller gi råd og veiledning. De tre vanligste problemene her er:

  1. Å definere problemet
  2. Finne de riktige omgivelsene
  3. Sammenblande konsultasjon og beslutning

Alle har en begrenset oppfatning av enhver situasjon og ethvert problem. Å kunne definere rådet man søker etter er viktig.

Du leser nå artikkelserien: Møteledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Hvordan lede møtet? (Huskeliste for møtelederen)Møteforberedelser >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Møteledelse
  • Formelt og uformelt møte
  • Møteroller (rollebesetningen på et møte)
  • Møte grunner og møte motivasjon
  • Møteforløpet
  • Effektive møter
  • Hvordan lede møtet? (Huskeliste for møtelederen)
  • Møtemål
  • Møteforberedelser
  • Møteinnkallelse og agenda for møte
  • Møtestedets atmosfære
  • Møte og scenen (bordplassering m.m.)
  • Hvordan bruke et møte for å vinne din sak?
  • Førsteinntrykket avgjør resultatet
  • Møtets muligheter og farer
  • Fellestendenser i gruppehjernen under møter
  • Å bruke rollebesetningen i møte
  • Retorikk
  • Stemmebruk i møter
  • Språklige virkemidler
  • Kroppsspråk (ikke-verbal kommunikasjon)
  • Argumentasjon og argumentasjonsteori
  • Foredrag
  • Manus (Manuskript)
  • Møtereferat
  • Virtuelle møter