Lightspeed webhotell

Hva er prosjektoppfølging?

Prosjektoppfølging er en del av prosjektets styringssløyfe og system for prosjektstyring. Her følges både målene, planleggingen og gjennomføringen av prosjektet opp for å sørge for et best mulig resultat med minst mulig ressursbruk (innsatsfaktorer).

Styringssløyfen
Figur – Styringssløyfen (Westhagen et al. 2008, 31

Prosjektoppfølging

Prosjektoppfølging vil i praksis si kontroll og evaluering av hvordan et prosjekts fremdrift samsvarer med prosjektplanen.

I denne prosjektoppfølgingen følger prosjekteier eller styringsgruppen opp prosjektlederen, mens prosjektlederen følger opp prosjektmedlemmene i prosjektteamet.

Referansegruppen inngår også som en del av denne prosjektoppfølgingen hvis en slik kompetansegruppe er opprettet. Deres oppgave er i så fall å være et veiledende og rådgivende organ til prosjektleder og prosjektteamet.


Formell og uformell prosjektoppfølging

Når planleggingen settes i gang er det prosjektlederens jobb å følge opp prosjektet. Dette kan gjøres på mange måter. Prosjektlederen må på en mest mulig effektiv måte skaffe seg et riktig bilde av prosjektets framdrift. En kan dele slik oppfølging i to typer:

  1. formell prosjektoppfølging
  2. uformell prosjektoppfølging

Formell oppfølging gjøres ved at det etableres rutiner for rapportering i prosjektet. Slik rutiner kan være periodevise rapporter, timelister eller økonomirapporter. Formell oppfølging er som regel fokusert på kvantitative aspekter ved prosjektet.

Uformell oppfølging følger ikke faste rutiner. Uformell oppfølging er f.eks. når lederne prater med sine medarbeidere ved kaffetrakteren, eller tar seg en runde får å se på produktene som blir laget. Ved slike samtaler og besiktigelser kan lederne med egne øyne få et inntrykk av hvordan det går. Uformell oppfølging handler om å ha følerne ute og fange opp signaler. Mange signaler fanges lettere opp over kaffekoppen enn gjennom statusrapporter.

Alle prosjekter trenger både uformell og formell oppfølging. Prosjektlederen bør derfor allerede i planleggingsfasen legge opp gode rutiner for dette. 

Formell oppfølging:

  • tidsfestet
  • basert på fastsatte rutiner
  • hovedsakelig et ledelseansvar

Uformell oppfølging:

  • ikke tidsfestet – kontinuerlig
  • kan gjelder f.eks. motivasjon, arbeidsforhold, samarbeid osv. i tillegg til styringsfaktorer
  • alle har et ansvar!

F.eks. bør prosjektlederen sette opp hyppig prosjektmøter, f.eks. korte daglige eller ukentlige møter. Diss prosjektmøtene trenger ikke samle alle prosjektmedlemmene til et fellesmøte. De kan også gjøres virtuelt, f.eks. gjennom en video gruppesamtale. Dette skaper effektive møter som ikke krever noe annet enn at prosjektmedlemmene sikker foran en PC, pad eller mobil med Internett forbindelse.

Hva er formålet med prosjektoppfølging?

Formålet er å finne ut om vi er på rett vei og avklare om prosjektets fremdrift, kvalitet og resultater er i tråd med prosjekt- og framdriftsplanens prognoser. Avdekkes avvik må tiltak og aktiviteter iverksettes for å få prosjektet på rett spor igjen og eliminere avviket, evt. omdefinere prosjektets fremdriftsplan, kvalitets- og resultatkrav, tid og/eller kostnadsrammer.

Hva skal prosjektoppfølging gi svar på?

Prosjektoppfølging går ut på å finne avvik i forhold til planen gjennom å få svar på spørsmål av typen:

  • Hvor er vi og hvor skulle vi vært? Hvor stort er avviket?
  • Hvilke ressurser har vi brukt for å komme hit og hvor mye skulle vi ha brukt? Hvor stort er avviket?
  • Hvor mye tid har vi brukt i forhold til planen, hvor mye tid vil gå med til å gjøre resten ferdig og hvilke ressurser vil kreves? Hvor stort er avviket på disse kriteriene?
  • Hva har vi lært og hvordan skal vi bruke denne lærdommen for å oppnå fremtidig suksess?
  • Hva gjør vi videre?

Avvik og tiltak/aktiviteter

Du må logge inn for å se resten av innholdet. Vennligst . Ikke medlem? Registrer deg