Lightspeed webhotell

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 8 av 26 artikler om Opplæring


Hva er onboarding?

Onboarding er blitt et moteord blant dem som jobber med opplæring men betyr egentlig ikke noe annet enn:

“Måten vi tar imot nye medarbeidere for å få dem til å trives og raskest mulig utføre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte”.

En definisjon av begrepet må bli:

“Onboarding er prosessen hvor en nyansatte tilpasser seg sin nye arbeidsplass, både på det
sosiale og det faglige plan”.

En nyansatt betegnes som en arbeidstaker som trer inn i en stilling i en organisasjon vedkommende ikke kjenner fra før. Internt rekrutterte arbeidstakere regnes derfor ikke som nyansatte i denne sammenheng.

Onboardingstrategier er planer vi benytter oss av for å hjelpe en nyansatte inn i sin stilling og rolle på arbeidsplassen raskest mulig. Dette er viktig å få gjort fordi det er først når den nyansatte føler seg velkommen og har lært seg arbeidsoppgavene at de blir en ressurs for virksomheten.

Onboarding er en strategisk prosess

Onboarding er en strategisk prosess designet for å:

  • Tiltrekke og engasjere nye medarbeidere
  • Bekrefte for den nyansatte at deres avgjørelse om å skifte jobb var riktig
  • Få den nyansatte så raskt som mulig inn i bedriftens kultur og sosiale liv
  • Trene den nyansatte til å bidra på ønsket nivå så fort som mulig
  • Få den nyansatte til å trives slik at de ikke vurderer å bytte jobb igjen

 Sentral spørsmål for en god onboardingprosess er (Ledernytt):

  • Når skal en formell onboardingprosess starte?
  • Hva skal varigheten av onboardingprogrammet være?
  • Hvilken rolle skal HR ha i prosessen?
  • Hvilken rolle skal fadderen til den nyansatte ha i prosessen?
  • Hvilken rolle skal den nyansatte ha i prosessen?

Formålet med onboarding

Formålet med onboarding strategier (planer) er å hjelpe en nyansatte inn i sin stilling og rolle på arbeidsplassen. Dette er viktig fordi først når en nyansatt føler seg velkommen og godt nok forberedt til å utføre sine arbeidsoppgaver vil de bli en ressurs for bedriften. Litt mer spesifikt kan vi si at formålet med onboarding prosessen er:

  • Redusere turnoveren
  • Kortere tid til produktivitet
  • Øke produktivitetsnivået
  • Redusere rekrutterings- og administrasjonskostnadene
  • Hjelpe nyansatte å sikte mot bedriftens visjoner og mål
  • Hjelpe nyansatte med følelsen av at de passer perfekt inn i sin nye jobb

Redusere turnover

Turnover vil si at at ansatte slutter, slik at vi må starte rekrutteringsprosessen med å finne en ny medarbeider på nytt igjen. Høy turnover skaper ikke bare et ustabilt arbeidsmiljø med mange nye medarbeidere som kun blir i virksomheten i kort tid før de slutter igjen, men koster også virksomheten store pengebeløp. Dette fordi det er svært kostbart å rekruttere, lære opp og få nye medarbeidere til å bli lønnsomme medarbeidere som trives på sin arbeidsplass.

Ved å lage gode onboarding program kan vi redusere denne turnoveren ved å legge forholdene til rette for den nye medarbeideren. Gjøres ikke dette kan de direkte og indirekte kostnadene bli store. De direkte kostnadene er knyttet til rekrutteringsprosessen, lønn og utilfredsstillende arbeidsprestasjoner, mens de indirekte kostnader er kostnader som er knyttet til kostnader som oppstår som et resultat av at en medarbeider ikke fungerer i sin jobb og gruppen de er satt inn i.

Føler de andre medarbeiderne i gruppen at en person ikke burde fått jobben, kan dette resultere i at de velfungerende ansatte føler det urettferdig at de som fungerer dårlig tjener like mye som dem. De kan da velge å senke sin innsats og på denne måten rettferdiggjøre at de ikke får en lønn de mener gjenspeiler arbeidsinnsatsen eller de kan bytte jobb.

Både direkte og indirekte kostnader koster bedriften dyrt, selv om de indirekte kostnadene ikke er like målbare og tydelige som de direkte.

Gjøre medarbeideren lønnsom

Onboarding programmet skal ikke bare gjøre at nyansatte trives slik at de ikke velger å slutte. Onboarding programmet skal samtidig gjøre den nyansatte til eb lønnsomm medarbeider så raskt som mulig.

Mota (2016, 4) sier at det i gjennomsnitt tar åtte måneder fra tiltredelse til den nyansatte er fullt produktiv i sin stilling. Slutter en nyansatt før denne tid har de ikke rukket å bringe noen verdi tilbake til organisasjonen og de blir dermed bare en kostnad som kommer i tillegg til turnover kostnadene. Et godt onboarding program skal redusere denne tiden så mye som mulig og gi den nyansatte selvfølelsen de trenger til å gjøre sine oppgaver korrekt på kortest mulig tid.

Begrepsavklaring

Noen begrepsavklaringer er her nødvendig for å være tydelig på hvilken mening vi legger i de ulike begrepene:

  • Preboarding: Perioden fra aksept av tilbud til første arbeidsdag
  • Onboarding: Perioden fra første arbeidsdag. Introduksjon og intregreringsfasen.
  • Crossboarding: Bytte av stilling innenfor samme virksomhet, mellom avdelinger, forretningsenheter, inn- og utland.
  • Offboarding: Utfasing og avslutning av arbeidsforholdet. Vurder mulighet for re-rekruttering ved en senere anledning.

Formell og uformell onboarding

Det skilles mellom (Bauer, 2010):

  • Formell onboarding – Omfatter planlagte aktiviteter som gjennomføres på en strukturert måte. Dette kan være velkomstmøte, fadderordning og opplæringskurs som skal hjelpe den nyansatte inn i organisasjonskulturen og det faglige.
  • Uformell onboarding – Aktiviteter som har som formål å få den nyansatte inn i organisasjonskulturen og det faglige uten at vi har laget konkrete planer for hvordan dette skal gjøres. Dette kan være å sitte sammen med kollegaer i lunsjen, delta på sosiale begivenheter utenfor arbeidstid, og samtaler i gangen.

I et onboardingsprogram trenger vi både formell og uformell onboarding.

4 nivåer i onboardingen

Talya N. Bauer (2010) deler onboardingprosessen opp i 4 nivåer, eller 4 C-er. Disse fire C-ene er:

1. Compliance (samsvar/selvsikkerhet):

Selvsikkerhet handler om hvor mye den nyansatte tror på at han vil klare arbeidsoppgavene. Hvis en nyansatt er selvsikker på at de kommer til å utføre arbeidsoppgavene bra, vil de bli motiverte og heve seg mer over tid i motsetning til de
som ikke er selvsikre. Organisasjoner bør derfor innføre et onboardingprogram som styrker de nyansattes tro på å kunne gjøre det bra, siden dette har god effekt på turnover, dedikasjon og tilfredsstillelse.

Compliance handler dermed om hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal tilegne seg de nødvendige, grunnleggende organisatoriske kunnskapene. Inkludert en innføring i grunnleggende lover, regler og retningslinjer. Det kan handle om innføring i lønnssystemet, behandling av timer og sykefravær, reiseregninger, personalhåndboken osv.

2. Clarification (rolleavklaring):

Den andre faktoren er rolleavklaring, hvor den nyansatte får avklart sin posisjon i organisasjonen og hva som forventes. Vet de ansatte ikke hva som er deres jobb, kan vi heller ikke forvente at de gjør den. Gode rolleavklaringer vil derfor bidra til å øke
prestasjonene. Hvor godt en nyansatt kjenner sin rolle fungerer samtidig som en nyttig
indikator for i hvilken grad den nyansatte har funnet seg til rette.

Her kreves det en gjennomgang av stillingsbeskrivelsen, rollen og funksjonen, ansvar og myndighet, mandat, forventninger mht. verdier, etikk, ledelse, oppfølging etc.

3. Connection (sosialisering):

Connection omhandler den nyansattes mellommenneskelige jobbrelasjoner, nettverk og følelse av tilhørighet og trygghet.

For å få den nyansatte raskest mulig inn i organisasjonens sosiale miljø er det viktig at den nyansatte rasket mulig blir introdusert for sine kollegaer og medarbeidere, samtidig som det legger inn en innsats i å la dem også bli kjent med den nyansatte.

En god indikator på en vellykket onboardingprosess er at det har blitt etablert gode relasjoner mellom den nyansatte og sine kollegaer og ledere.

4. Culture (kultur): 

Den fjerde og siste indikatoren er å få den nyansatte til å bli en del av organisasjonskulturen. Alle organisasjoner har en unik kultur og noen ganger flere subkulturer. For at den ansatte skal trives og yte sitt beste må den nyansatte blir involvert i alt fra organisasjonens formelle mål og verdier, til uformelle normer og stammespråket som gjelder. Et onboarding program bør her ha et stort og bredt fokus for å prøve å integrere den nyansatte i virksomhetens organisasjonskultur så raskt som mulig, både i den formelle og den uformelle organisasjonskulturen.

For å få den nyansatte medarbeideren integrert i virksomhetens organisasjonskultur må onboardingprosessen legge vekt på:

  • Å skape en forståelse for hva som blir sett på som riktig og galt på arbeidsplassen.
  • Å skape en forståelse for hvilke normer, kutymer og symboler som brukes her i ulike sammenhenger og hvordan disse normene, kutymene og symbolene skal benyttes. 
  • Å lære bort til den nyansatte arbeidsplassens akkumulerte erfaringer og oppdagelser, og gjøre dem klar over hvordan vi lærer på denne arbeidsplassen.
  • Å legitimere organisasjonskulturen ovenfor den nyansatte ved å “bevise” at organisasjonskulturens kjøreregler legger korrekte føringer for hvordan man bør opptre i forskjellige situasjoner i det daglige arbeidet.

Med utgangspunkt i disse nivåene kan en virksomhet planlegge et formelt og godt strukturert onboardingsprogram.

Start med forventningene

Når den nyansatte kommer på jobb første dag har mange ulike forventninger. Den nyansatte har forventninger om hvordan de vil bli tatt imot, hva som vil inngå i jobben og hvordan det vil være å jobbe der. Medarbeiderne den nyansatte skal jobbe med har på sin side forventninger om hvem denne personen er og hvordan han eller hun vil passe inn med de han eller hun skal jobbe med. Lederen på sin side har forventninger om at den nyansatte vil være en ressurs for virksomheten og at vedkommende vil klare å utføre jobben sin etter opplæringen.

Blir ikke alle disse forventningene tilfredsstilt når den nyansatte kommer oppstår det problemer i ansettelseforholdet og/eller i arbeidsmiljøet den nyansatte inngår i. Målet må derfor være å prøve å tilfredsstille disse forventningene og aller helst overgå dem. Første bud for å klare det er å ikke skape for høye forventninger eller urealistiske forventninger hos verken den nyansatte, medarbeiderne eller den nyansattes leder.

Dernest gjelder det å kartlegge hvilke forventninger de berørte partene har. Hvilke forventninger du har er det lett å kartlegge og kontrollere, men hvilke forventninger den nyansatte og arbeidsgruppen vedkommende skal jobbe i er det vanskeligere å kontrollere. Du må allikevel prøve å kartlegge dem, slik du vet hvilke forventninger du må ta hensyn til og prøve å tilfredsstille i onbordingprogrammet du utvikler for å ta imot den nyansatte.

Forventningene til den nyansatte baserer seg stort sett på rykter og indirekte kjennskap til bedriften, og stemmer ikke nødvendigvis overens med virkeligheten. Hvis det er et stort gap mellom forventninger og virkelighet, er det vanskelig å tilfredsstille dem når de begynner. Noe som lett vil føre til mistrivsel og misnøye.

For å unngå at den nyansatte skal komme på jobb første arbeidsdag med urealistiske forventninger kan man prøve å kommunisere direkte med dem via virksomheten nettside, stillingsannonsen og rekrutteringsprosessen. Dette vil påvirke hvilke forventninger den nyansatte danner seg etter at han eller hun har fått vite at de har fått jobben.

Bruk prøvetiden aktivt

Det er videre viktig å bruke prøvetiden aktivt. Ha en konkret opplæringsplan klar, og vær tydelig på opplæringsmålene. Avklar forventninger, redegjør for ansvar, myndighet og rammebetingelser som ligger i stillingen. Ha jevnlige prøvetidssamtaler og gi fortløpende støtte, veiledning, tilbakemeldinger og etabler et godt støtteapparat. 

Det er viktig å være tilgjengelig og tett på den første perioden til den nye medarbeideren blir mer selvgående. Husk å dokumentere skriftlig fortløpende fra prøvetidssamtalene. Dokumentasjon i prøvetiden er like viktig som ellers, dersom det skulle vise at det av en eller annen grunn ikke fungerer (infotjenester).

Hver systematisk

De som virkelig lykkes med onboarding har gjerne en strukturert prosess som omfatter alle 4 fasene til Bauer. De har ledere som føler eierskap og ser nytteverdien og hensikten med prosessen og de klarer å behovstilpasse onboardingen til den enkelte del av virksomheten.

Det er viktig å involvere et bredt spekter av relevante personer for at den nyansatte skal få et bredere perspektiv og et sterkere støtteapparat. Nærmeste leder, teamet, kollegaer, andre nyansatte, fadder, mentor, m. fl. bør være involvert. De som lykkes evaluerer også prosessen både underveis og i etterkant (infotjenester).

Faddere, veileder og mentor

Å gi den nyansatte en fadder i den første tiden, gjerne i kombinasjon med en veileder og mentor er et opplæringstiltak mange har hatt stor suksess med. 

En fadder er en medarbeider i samme posisjon som den nyansatte og er en person som får som oppgave å ta den nyansatte under sine vinger den første tiden. Fadderen kan også være veilederen

Veilederen er en person som sitter på samme avdeling som den nyansatte og som den nyansatte kan henvende seg til i det daglige arbeidet. Deres oppgave er å gi svar på vanlige faglige spørsmål, opplæring og støtte til den nyansatte, slik at den nyansatte får en god og tett oppfølgning.

En mentor er en person som skal følge opp den nyansette karrieremessig og sørge for at de har en faglig utvikling de første to årene. Ved å ha samtaler med mentoren skal de nyansatte sikre at de får den erfaringen de bør ha, slik at de får mulighet til å ta mer ansvar etter de første to årene.

Fokuser på evaluering av onboardingsprosessen

For å klare å forankre prosessen i organisasjonen og synliggjøre nytteverdien, er det viktig å måle resultater. Hvis ikke vet vi ikke hvor vellykket onboarding prosessen var. Her er det viktig å lære av våre feil og suksesser og bruke denne lærdommen til å oppnå fremtidig onboarding suksess.

Oppsummering

Onboarding prosessen kan sammenfattes i følgende enkle modell:

onboarding

Den nyansatte går først igjennom den formelle onboardingsprosessen som gjerne starter med et velkomstmøte før en serie planlagte aktiviteter startes for å implementere den nyansatte i organisasjonskulturen og lære vedkommende sin jobb på kortest mulig tid. Parallelt med den formelle onboardingsprosessen starter den uformelle onboardingsprosessen som går ut på å få den nyansatte implementert som et akseptert medlem i organisasjonskulturen. Denne prosessen foregår i lang tid etter at den formelle onboardingsprosessen er avsluttet, mens summen av disse aktivitetene avgjør hvilken effekt vi får fra vårt onboardingsprogram.

Kilder:

  • https://www.ledernytt.no/strukturert-onboarding-for-aa-sikre-suksess-med-nyansatte.5861863-355436.html
  • https://www.infotjenester.no/artikler/onboarding-av-nyansatte-er-mer-enn-introduksjon/
  • Bauer, Talya N. 2010. “Onboarding new employees: Maximizing success.” Lesedato 19. mai 2017: http://www.shrm.org/about/foundation/products/documents/onboarding epg-  final.pdf
Opplæring

Ta kurset: Opplæring

Et praktisk kurs for deg som ønsker å lære deg hvordan opplæringsprosessen bør legges opp for å gjøre de ansatte til et varig konkurransefortrinn.

Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Opplæring

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << OpplæringskapasitetOpplæringsplan >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Opplæring av medarbeidere
  • Ressursplanlegging
  • Opplæringsplanlegging
  • Handlingskompetanse
  • Opplæringsbudsjett
  • Behov- og prestasjonskartlegging 
  • Opplæringskapasitet
  • Onboarding
  • Opplæringsplan
  • Opplæringsprogram
  • Guide for første arbeidsdag
  • Sjekkliste for “Forberedelser før oppstart”
  • Fadder for nyansatte
  • Oppfølgingssamtaler under opplæringen
  • Aktiv (praktisk) og passiv (teori) opplæring
  • Kanonisk praksis / Ikke-kanonisk praksis
  • Opplæring og organizatonal commitment
  • Opplæring og mestringtro
  • Mental trening
  • Mentale ferdigheter
  • Coaching
  • Læringsarena
  • 6 viktige coatchingarenaer
  • E-læring (elektronisk læring)
  • Nettsted som opplæringssenter
  • Kontroll og evaluering av opplæringen