Flytt ditt nettsted til våre Lightspeed webhotell, med cPanel, og
få 3-6 ganger raskere nettsider enn i dag. Pris: fra kr. 119/pr. år.

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 27 av 31 artikler om Organisasjonstruktur

Formalisering er oftest skriftelige policyer og prosedyrer, og kan ta former som regler, formelle prosedyrer, organisasjonskart, organisasjonsmanualer, jobb beskrivelser, jobbspesifisering, komiteer, møtereferater og symbol (Stewart, 1993).

Formalisering har to ytterpunkter som er orden/system og fleksibilitet. Her gjelder regelen:

Jo mer formalisert en organisasjon blir, jo mindre fleksibel blir den

Alle organisasjoner trenger både forutsigbarhet i hvordan arbeidet skal utføres og en fleksibel struktur som er i stand til å tilpasse seg de stadig skiftende omgivelsene. Det gjelder dermed å finne en god balanse mellom behovet for stabilitet/forutsigbarhet og fleksibilitet.

Fordelene med stor grad av formalisering (system) er klarhet, sikkerhet, hurtighet, effektivitet, kontroll og likhet i systemet. Klare regler og prosedyrer og formelle skriftlige regler kan fortelle både ansatte og klienter hva organisasjonen kan og ikke kan gjøre. Ulemper med sterk formalisering er at det i liten grad oppmuntrer til initiativ, og kan føre til unnasluntring. I tillegg tilpasser en seg dårlig til endring, fordi folk blir vant til å følge formelle prosedyrer. Ved endring blir det dermed vanskeligere å forandre seg og de bruker lengre tid. Folk som er vant til tilpasse seg, vil sannsynligvis tilpasse seg endringer raskere også.

Ifølge Lawler og Worley (2006) kan formalisering i form av detaljerte jobbeskrivelser være til hinder mot endring. De argumenterer at jobbeskrivelser er dyre å lage og fungerer ofte som en hindring mot endring fordi de ofte er begrenset, vanskelig å endre og utdatert. Deres alternativ til jobbeskrivelser er en struktur som er karakterisert av dynamisk arbeidsoppgaver og arbeidsforhold.

Av dette ser en at ytterpunktet fleksibilitet er bedre egnet til endringsprosesser enn system, med en høy grad av formalisering. Dette fordi formaliserte prosedyrer fører til liten fleksibilitet og gir de ansatte liten trening i å endre seg. Ifølge Englehardt og Simmons (2002) er strategisk fleksibilitet mer og mer ettertraktet i dagens raskt endrende og forandrende verden.

Et minimum for alle stillinger er at det utarbeides følgende formaliserte dokumenter for å oppfylle norsk lov og den enkeltes behov for å vite hva som forventes av dem, samt hvilke prosedyrer og regler de er pålagt å følge:


Arbeidsavtale 

Norsk lov krever at alle ansatte har en arbeidsavtale mellom dem og arbeidsgiveren (virksomheten). Den skal angi hvilken stilling de har, deres viktigste arbeidsoppgaver, arbeidssted, arbeidstid og lønnsforhold, for å ha nevnt noen av de formelle kravene til ansettelsesforholdet.

Arbeidsavtale er en avtale mellom virksomheten og arbeidstaker, som regulerer rettigheter og plikter i arbeidsforholdet.

I Norge er det et krav etter arbeidsmiljøloven § 14-5 at det skal inngås skriftlig arbeidsavtale ved ethvert ansettelsesforhold.

Private selskaper kan i prinsippet ansette hvem de vil, men arbeidsmiljøloven setter en del minimums betingelser som må overholdes. Det vil si at det ikke er lov til å ansette noen med dårligere betingelser eller rettigheter enn det de har etter Arbeidsmiljøloven.

Prøvetid

Hvis det avtales prøvetid, må dette gjøres skriftlig, og prøvetiden skal ikke være lenger enn 6 måneder. Hvis den ansatte har lengre fravær i prøvetiden, kan denne forlenges tilsvarende hvis dette er avtalt i ansettelsebetingelsene.

Ansettelseformer

Normalt kan du kun ansette en medarbeider på to måter: 1) som fast ansatt eller 2) som vikar (for en annen medarbeider). Når arbeidets karakter tilsier det og arbeidet atskiller seg fra det som ordinært utføres i bedriften, er det åpnet for å kunne tilsette medarbeidere for et avgrenset tidsrom (midlertidig tilsetting). Det vil for eksempel normalt være mulig å tilsette en vaktmester på denne måten hvis bedriften ikke har salg av “vaktmestertjenester” som kjerneområde. Det er også åpnet for at det kan inngås bestemmelser i tariffavtaler som gjør det mulig å tilsette midlertidig medarbeidere som skal utføre kunstnerisk arbeide, forskningsarbeid eller arbeid i forbindelse med idrett.

Har du et mer temporært behov for at arbeide utføres, kan du benytte en “Avtale om tilkalt hjelp”.

Arbeidsavtalens innhold og inngåelsestidspunkt

Skriftlig arbeidsavtale skal foreligge normalt senest en måned etter at arbeidsforholdet er inngått, uansett om arbeidsforholdet er varig eller ikke. Er ikke skriftlig arbeidsavtale inngått innen 30 dager, er den ansatte å anse som ansatt etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Er arbeidsforholdet av kortere varighet (under 30 dager) skal en arbeidsavtale inngås umiddelbart.

Arbeidsavtalen skal minimum gi opplysninger om følgende, jf. arbeidsmiljølovens § 14-6:

  1. Partenes identitet
  2. Arbeidsplassen
  3. En beskrivelse av arbeidet, eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori
  4. Tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse
  5. Dersom arbeidsforholdet er midlertidig; forventet varighet
  6. Arbeidstakerens rettigheter til ferie og feriepenger, og reglene for fastsettelse av ferietidspunktet
  7. Arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister
  8. Den gjeldende eller avtalte lønn, samt eventuelle tillegg som ikke inngår i lønnen
  9. Den normale daglige eller ukentlige arbeidstiden
  10. Eventuelle prøvetidsbestemmelser
  11. Opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet

I følge loven skal arbeidsgiver framlegge et utkast til arbeidsavtale, og de fleste større bedrifter har standardformularer.

Ved endringer i arbeidsforholdet skal arbeidsavtalen ajourføres innen en måned. Dette er likevel ikke nødvendig dersom endringa skyldes endringer i lover, forskrifter eller tariffavtaler som er omtalt i avtalen.

Arbeid i utlandet

Dersom arbeidstakeren skal arbeide i utlandet i mer enn en måned, skal det inngås skriftlig arbeidsavtale før avreise. Denne skal i tillegg til det ovenfornevnte inneholde opplysninger om varigheten av utenlandsoppholdet, valutaen lønn skal utbetales i, eventuell tilleggsytelser (eks fri bolig) og vilkåra for hjemreise.

Arbeidsreglement

Foruten en Arbeidsavtale, trenger arbeidstakeren et ”Arbeidsreglement” som inngår som en del av arbeidsavtalen. Arbeidsreglementet bør legges ved som et vedlegg til stillingsbeskrivelsen og settes inn som en del av personalhåndboken.

Arbeidsreglementet gis arbeidstakeren som et vedlegg og innholder alle regler og retningslinjer som gjelder for de ansatte i virksomheten. F.eks. pauseregler, sykdom, ferie, lønn, forfremmelser, arbeidstid, arbeidssted, bruk av Internett og sosiale medier og lignende forhold som ledelsen ønsker å regulere. Dette arbeidsreglementet bør inkluderes som et vedlegg til stillingsinstruksen eller som en del av personalhåndboken.

Et godt tips i denne sammenheng er å prøve å holde Arbeidsavtalen til et minimum og heller ta inn de forholdene man ønsker å regulere i ”Arbeidsreglementet”. Dette fordi dette gjør det enklere å endre ansettelsebetingelsene til de enkelte i fremtiden. Ved at det i Arbeidsavtalen står at den ansatte til enhver tid plikter å følge de reglene og retningslinjene som til enhver tid er trukket opp i Arbeidsreglementet, trenger man ikke å reforhandle arbeidsavtalen hver gang man ønsker å gjøre om på noe. Er forholdene regulert av Arbeidsreglementet og ikke Ansettelsesavtalen, er det bare å endre Arbeidsreglementet uten at de ansatte har noe de skulle si (så lenge man holder seg innenfor loven).

Når skriftlig arbeidsavtale ikke er inngått

Selv om arbeidsgiver skal sørge for at det foreligger en skriftlig arbeidsavtale i ethvert arbeidsforhold, er det likevel en del arbeidstakere som ikke har arbeidsavtale.

En muntlig avtale er like gyldig som en skriftlig. Ved muntlige avtaler kan det imidlertid lett oppstå uenighet om hva som faktisk ble avtalt og om det i det hele tatt ble avtalt noe. Ofte blir det påstand mot påstand. Derfor er det en klar fordel, og et lovkrav, med skriftlige arbeidsavtaler.

Arbeidstaker kan ikke gå på dagen selv om det ikke foreligger noen skriftlig arbeidsavtale, og arbeidsgiver kan ikke si opp arbeidstaker på dagen. Når oppsigelsestid ikke er skriftlig avtalt gjelder oppsigelsesfristene i § 15-3 i arbeidsmiljøloven.

Hva kan Arbeidstilsynet bistå med?

Arbeidstilsynet kan veilede generelt i lovverket, men kan ikke ta konkret stilling til lovligheten i en skriftlig arbeidsavtale.

Arbeidstilsynet kan pålegge arbeidsgiver å utarbeide en arbeidsavtale som oppfyller lovkravene.

Standard arbeidsavtale

Arbeidstilsynet har utarbeidet en standard arbeidsavtale som dekker de kravene regelverket stiller.

Stillingsbeskrivelse/stillingsinstruks

Til stillingen må det utvikles en stillingsinstruks som angir hva som er formålet med stillingen, hvilket ansvars- og arbeidsoppgaver som inngår, hvilken beslutningsmyndighet stillingen har, hvem som er nærmeste overordnede og hvilke resultater som forventes oppnådd. For nærmere informasjon om stillingsbeskrivelsen viser jeg til min artikkel om stillingsinstruksen.

Personalhåndbok

Selv om det ikke er lovpålagt, bør alle virksomheter utvikle en personalhåndbok til sine ansatte som oppdateres jevnlig. Her angis virksomhetens historie, visjon og en kortversjon av forretningsplanen, sammen med virksomhetens organisasjonskart, arbeidsreglementet, virksomhetens HMS-system og annen lovpålagt informasjon, sammen med praktisk informasjon om virksomheten og arbeidsforholdet alle ansatte regelmessig vil ha bruk for.

Verdigrunnlag

Virksomhetens verdigrunnlag bør formaliseres i et skriftlig dokument som inngår som en del av forretningsplanen og stillingsinstruksen eller personalhåndboken. Dette for å sørge for at alle ansatte er fullstendig klar over hva som er virksomhetens formelle verdigrunnlag.

Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Organisasjonstruktur

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << ArbeidsflytSuksessgrensesnittet er der organisasjons- og informasjonstrukturen møtes >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Organisasjonsstruktur
  • Hvordan fordele arbeidet i organisasjonen?
  • Hva avgjør valg av organisasjonstruktur?
  • Strukturelle problemer i organisasjonen
  • Formelle krav til ledelsen av organisasjonstrukturen
  • Organisasjonskart
  • Valg av organisasjonstruktur
  • Mintzberg`s 5 sektors logo – strukturelle konfigurasjoner
  • Konsern – morselskap og datterselskaper
  • Organisasjonsformer og organisasjonsprinsipper
  • Tradisjonell organisering
  • Linjeorganisering
  • Linje- og stab organisasjon
  • Funksjonsprinsippet
  • Divisjonsorganisasjon (struktur)
  • Matriseorganisasjon
  • Mellomleder
  • Prosjektorganisasjon og prosjektorganisering
  • Sum (gruppestrukturer) = organisasjonsstrukturen
  • Gruppe (team)
  • Organisering av grupper og team
  • Gruppedynamikk
  • Rollefordeling (Stillinger) i organisasjonen
  • Krav-kontroll-støtte modellen
  • Vertikal og horisontal samordning
  • Arbeidsflyt
  • Strukturell formalisering
  • Suksessgrensesnittet er der organisasjons- og informasjonstrukturen møtes
  • Virtuell organisering og virtuell organisasjon
  • Konfigurasjon og infrastruktur – intra-bedriftsnettverk
  • Bedriftsnettverk (organisasjonsnettverk)