Flytt ditt nettsted til våre Lightspeed webhotell, med cPanel, og
få 3-6 ganger raskere nettsider enn i dag. Pris: fra kr. 119/pr. år.

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 8 av 30 artikler om Møteledelse

MøteledelseÅ lede et møte er å lede mennesker. Personer med dårlige “menneskelige egenskaper” derfor blir sjelden vellykkede møteledere.

Vi snakker ikke her om pen oppførsel, men om å ha evnen evnen til å motivere og lede andre på en positiv måte. Samtidig som man er i stand til å lytte til og høre hva motparten sier. En god møteleder må ha evnen til å oppfatte forvirring og harmoni, uenighet og enighet og å være i stand til å bringe mennesker og ideer sammen på en konstruktiv måte gjennom empati og engasjement.

Foruten å ha gode psykologiske egenskaper, kreves det at møtelederen tar frem skuespiller kunstene og bruker dem aktivt under møtet, hvis man skal gjøre seg opp noen forhåpninger om å vinne møtet eller få til et effektivt møte.


Møte som et teaterstykke

Møte kan ses på som et teaterstykke som utspilles på en scene. Ved å legge dette perspektivet til grunn vil man fort oppdage flere viktige sider og perspektiver ved salgsmøtet som må vinnes for å vinne selve møtet.

Det er ikke bare i ethvert teaterstykke at skuespillernes kostymer, sminke, scenen, lys og andre effekter er viktige ingredienser. De er minst like viktige i ethvert møtet.

I ethvert møte er det påkrevd at man legger inn ulike “teatermessige” effekter som skaper oppmerksomhet, interesse og som engasjere møtedeltakerne til å nå møtets overordnede målsetning. For å få i stand en god dialog med kunden og etablere den nødvendige tillitsplattformen må man bruke riktig kostyme, da kostymet signaliserer hvem vi er og hva vi står for. Men det finnes også en rekke andre likhetstrekk mellom teatret og møter. F.eks. er replikkene som blir utvekslet minst like viktige i møtet som i teaterstykket. Det er ordene, kroppsspråket, kostymet og omgivelsene som skaper skuespillet og møtet. Replikkene må tenkes ut på forhånd, og man må trene på hvordan man skal fremføre dem. Her er det ikke bare ordene som er viktige, men også tonefall og styrke.

Husk i denne sammenheng hvilken makt litt humor under åpningen har. Den myker opp stemningen og senker tilhørerne psykokologiske forsvarsmekanismer. De blir ikke lenger så kritiske, interessen er vakt og de føler seg komfortable. Tenk på hvordan du kan gi liv til alle ord og fakta som tilhørerne utsettes for. Samtidig som du tenker på din egen “opptreden” og hva slags inntrykk du ønsker å skape. Husk at alle har hver sine roller i ethvert møte, og at måten de ulike aktørene spiller rollene sine på til syvende og sist vil avgjøre “teaterstykkets” (møtets) innhold og resultat.

Å betrakte møtet som en “teaterforestillingen” er fruktbart perspektiv på mange måter. Spesielt kan vi lære mye av regien og “settingen” til teaterstykkene. Effekter som påvirker underbevisstheten vår, og som gjør det mulig for oss å kontrollere møtet uten at vi er synlig tilstede for å kontrollere. Møterommet vi velger, klærne vi har på oss, språket vi bruker – alt sier noe.

Under følger en sjekkliste som inneholder noen generelle råd og tips du bør følge skal lede et møter. Listen er generell og gjør deg ikke til noen mester, men sørger for at du styrer unna de mest kjente “fellene”:

Før møte:

1. Hva er møtemålet og hvordan komme dit?

Gjør deg opp en mening på forhånd om hva som skal skje på møte. Sett aldri opp eller gå i et møte som strengt tatt ikke er nødvendig. Vi kaster bort altfor mye tid allerede på meningsløse møter, så det gjelder å være kritisk om møtet er nødvendig eller ikke. Still deg selv alltid spørsmålet: – Er dette møtet nødvendig eller kan jeg nå det samme målet uten å ha dette møtet? Er møtet nødvendig må du starte med å sette deg et møtemål før du setter opp møte eller velger å gå i et. Et mål som forteller deg hva som er ditt personlige mål med møtet og hva som kreves av deg for å nå dette målet. Det siste kalles gjerne for en “møtestrategi“. 

Eksempler på møtemål kan være:
  • Fatte en beslutning.
  • Diskutere for å få frem ulike synspunkt/vurderinger
  • Informasjonssak
  • Fastsette planer
  • Problemløsningsprosess
  • Brainstorming eller idéskapende prosesser
  • Få tilbakemeldinger
  • Motivere/Bygge samhold
  • Kunnskapsdeling eller opplæring

2. Sett opp en møte agenda, bestem sted, tidsrom og møtets lengde

Neste steg er å sette opp agendaen for møte og bestemme deg for hvor møtet skal holdes, når og hvor lenge det skal vare. For å holde effektiviteten oppe gjelder det å prøve å holde alle møter så korte som mulig. Møter er ikke et sted for sosialisering, men et sted for å løse problemer og treffe beslutninger.

3. Begrens antall saker og deltagere

Jo flere saker som skal diskuteres på et møte, jo mindre tid kan vi bruke på hver enkelt sak, samtidig som vi ofte kommer i en situasjon hvor det nærmest blir umulig å treffe noen beslutninger, da møtedeltakerne ikke har anledning til å sette seg grundig nok inn i de enkelte sakene til at de kan treffe noen beslutninger. Antall saker bør derfor holdes på et minimum.

Det samme gjelder antall møtedeltakere. Jo flere som skal delta på møtet, jo lengre tid tar møte og jo vanskeligere blir det å få alle enige om noe som helst. Antall møtedeltakere bør derfor holdes på et minimum. Still deg selv følgende spørsmål: – Hvilke personer kjenner til og har interesse i denne saken, hvilken rolle har de (bruker, innkjøper, leverandør, dørvokter, påvirker, beslutter), hvilke bør få uttale seg i denne saken for å komme frem til den beste beslutningen og hvilken beslutningsmyndighet har de? Å finne den rette balansegangen her kan være vanskelig. Et hjelpemiddel kan være å vurdere møtedeltakerne etter:

  1. Obligatoriske: møtedeltakere som er forventet å møte og delta aktivt i møtet.
  2. Valgfrie: møtedeltakere som kan være interesserte i møtets resultater, men som ikke nødvendigvis må delta for at møtets mål skal oppnås
  3. Gjester: personer som er invitert på møtet av en gitt grunn, de deltar vanligvis bare på deler av møtet.

Det ideelle antallet personer i et møte er helt avhengig av hvilket type møte det er snakk om. På informasjonsmøter kan det være opp mot flere hundre. Da skal det kommunikasjonen i all hovedsak gå en vei. I møter hvor det skal foregå en problemsløsningsprosess er det ideelle antall møtedeltakere mellom seks og ti. Dersom det blir flere deltakere enn det blir det vanskelig å fatte en beslutning samt å føre en konstruktiv diskusjon.

4. Send møteinnkallelse

Neste steg er å lage en formell møteinnkallelse og sende den ut sammen med agendaen og møtedokumentasjonen som er nødvendig til alle man ønsker skal komme til møte. Møteinnkallelsen må sendes ut i god tid før møte for å være sikker på at alle har anledning til å delta og for å gi dem best mulig tid til å forberede seg til møte.

Husk å legg ved alle relevante sakspapirer, slik at møtedeltakerne har tid til å sette seg inn i sakspapirene på forhånd, før møtet begynner,

5. Tilrettelegg møte

Er du møtelederen som innkaller til møte må du også bestille møterom, mat, drikke og alle de rekvisittene som er nødvendig for å avholde møtet på den måten du ønsker. Dette kan eventuelt delegeres bort til en eller flere tilretteleggere.

6. Bruk bordplasseringen bevisst

Kan du påvirke hvor de enkelte deltakerne skal sitte, bør du utnytte muligheten fullt ut hvis dette er et salgsmøte, beslutnigsmøte eller et annet møte du går inn i for å få møtedeltakerne til å treffe en beslutning du ønsker. Skaff deg i såfall en kontroll posisjon, sørg for at ingen sitter eller står høyere enn deg, og isoler motstanderne dine (sørg for at de ikke får noen kontroll – posisjon og pass på at de ikke har direkte øyekontakt med sine allierte).

7. Definer din rolle i forhold til dine møtedeltakerne

Hvilken rolle du har i forhold til de andre møtedeltakerne er avhengig av hva slags møte dette er snakk om og hvor godt møtedeltakerne kjenner deg på forhånd. Her gjelder det å tenke grundig igjennom møtedeltakernes kunnskaper, interesser og ønsker i henhold til sakslisten og legge en taktikk for hvordan du som møteleder skal navigere deg igjennom de potensielle hindringene du ser for å ende med et møte som er i stand til å treffe de beslutningene og vedtakene du ønsker.

Under møte

8. Kom tidlig

Kom tidlig for å få en følelse av rommet og situasjonen. Se om det er problemer med plassene, lyset eller annet som kan forstyrre møtet. Blant deg gjerne med andre deltagere som har kommet tidlig. Vær på utkikk etter personlige holdninger og agendaer. Prøv også å etablere forbindelse med møtedeltakerne på et personlig nivå.

9. Begynn presis

Å begynne presis betyr noe mer enn bare å bli tidlig ferdig. Å begynne presis er den første prøven på om du har kontrollen.

10. Innledningen

Godt begynt er halvt fullendt. Begynnelsen er grunnlaget for resten av møtet. Det bør ikke være noen tvil om at møtet har begynt. Begynn aldri med en unnskyldning. Vis heller tillit og styrke, og noen gjennomtenkte åpningsreplikker. 

11. Få alle meldinger unna så tidlig og så fort som mulig

Dette for å unngå at avsporende meldinger skal komme opp under selve møte og ta bort oppmerksomheten fra agendaen.

12. Angi hensikten, målene og antatt møtetid

Dette må være klart for alle på forhånd. I formelle møter starter man gjerne med å få møteinnkallelsen og møtereferatet fra forrige møte godkjent.

At hensikten med møtet blir kommunisert på en tydelig måte til alle møtedeltakerne er viktig, da de må være klar over hvorfor de bør bruke sin tid i et møte med deg. Generelt kan vi si at møter handler om:
  • å fatte beslutninger
  • å kommunisere, informerer, eller diskutere
  • å løse konkrete problem og utfordringer
  • å planlegge veien videre

De aller fleste møter inneholder flere av punktene ovenfor. For eksempel vil et møte i en prosjektgruppe ofte inkludere informasjon, diskusjon, fatting av beslutninger og planlegging av veien videre.

13. Velg referent og evt. ordstyrer

Møtelederen bør ikke være referent, i hvert fall ikke hvis møtelederen også er ordstyreren. Dette fordi det er vanskelig å skrive nøyaktige notater, samtidig som man holder møte igang og styrer det i ønsket retning.

14. Talerliste

Møtedeltakerne ber om ordet ved å rekke handa i været. Møtelederen noterer da navna og nikker for å vise at de er satt på talerlista.

Etter hvert som de som har tegnet seg på talerlisten har fått ordet strykes de fra talerlisten. Møtelederen (ordstyreren) har lov til å sette deg selv på talerlista, men da må man si fra at man gjør det. Husk også at en profesjonell ordstyrer skal framstå som upartisk og saklig.

15. Behandling av etternølere

Bry deg ikke om en som kommer for sent ved å oppsummere hva som allerede har skjedd. Det fører bare til ytterligere forstyrrelser.

16. Introduser alltid folk på en beleilig måte

Dette for å vise respekt for dem, få dem til å føle seg betydningsfulle og få dem på din side når de endelige beslutningene (vedtakene) skal fattes.

17. Ha øyekontakt med tilhørerne

(smilende øyne), registrer mentalt hvem du har kontakt med (Disse kan du stille spørsmål til senere)

18. Del problemene opp

Del store problemer i mindre problemer og behandl dem hver for seg, så sant det er mulig.

19. Skill sak og prosess

Spørsmålet «hvordan ta en avgjørelse» er forskjellig fra «hva skal avgjøres», selv om «hvordan» alltid påvirker «hva».

Vi vi presenterer viktige saker i et møte bør møtedeltakerne vite hvordan prosessen fram til vedtak er tenkt. Viktige prosess spørsmål vil her være (Kieffer -94):

  • Vil alle løsninger bli presentert før noen av dem vil bli diskutert?
  • Skal vi velge en, anbefale tre? Skal avgjørelsen være enstemmig eller et flertallsvedtak?
  • Hvem har bestemt eller skal bestemme kriteriene for beslutningsprosessen?

At dette avklares tidlig er viktig, da møtedeltakerne har en tendens til å se seg om etter den prosessen som er til deres egen fordel så snart saken blir presentert.

20. Skill problemer og mennesker

Personlige forhold har ofte en tendens til å bli blandet sammen med selve saken mens diskusjonen pågår. Unngå at dette skjer. Be deltakerne ta personlige forhold personlig etter møte, ikke i.

21. Skill mellom fakta, tro og antagelser

Tro og antagelser kan gjøre at det er vanskelig å vite hva som er fakta, tro og antagelser. Hver bevist på dette og tillat ikke at tro og antagelser skal bli brukt som argumenter i en sak.

22. Be om innlegg og replikk

Du skal ikke tvinge noen til å snakke, men du bør sørge for at mer tilbakeholdne medlemmer også for anledning til å si noe.

En replikk er en kort kommentar til siste innlegg. Deltakerne ber om replikk ved å bruke V-tegn eller ved rekke opp handa og si “Replikk!” Det er vanlig å tillate to replikker til hvert innlegg.

Møtelederens oppgave er å påse at replikkene virkelig handler om siste innlegg. Prøver noen å ta opp et helt nytt punkt i en replikk, må du gripe inn og be vedkommende tegne seg på talerlista.

23. Få folk til å føle seg betydningsfulle

Finn det positive i et innlegg fra et av medlemmene i stede for å trekke frem det negative. Gjør alle til “vinnere”

24. Vær på vakt mot emosjonell utbrudd

Hvis du ser tegn på sinne eller frustrasjon må du straks forsøke å roe det ned.

25. Gangen i diskusjonen

Du bør alltid tenke på gangen i diskusjonen når du står overfor en konkret sak. Følgende liste kan være til hjelp:

  1. Prøv å oppnå enighet om grunnproblemet og målet man ønsker å oppnå.
  2. Få tak i fakta.
  3. Skill problemene fra hverandre
  4. Be om flere løsningsforslag.
  5. Velg den beste løsningen
  6. Avgjør hvem som gjør hva for å sette løsningen ut i livet
  7. Sørg for at det blir gjort.

26. Vær oppklarende – ta tingene trinn for trinn

Gjør en oppsummering av det man er enige om, og klargjør motstridende synspunkter. Folk oppfatter ting forskjellig. Din jobb er å sørge for at hver og en oppfatter informasjonen på samme måte og at man trekker nødvendige konklusjoner før man går videre.

27. Snakk langsomt, avslappet og med tydelig røst

Lag pauser etter viktige synspunkter, slik at alle oppfatter disse og rekker å vurdere dem. Uttal fakta som du spesielt ønsker at de skal huske, i et langsommere tempo og med opphold.

28. Varier stemmebruken

(tonen og styrken) slik at du opprettholder tilhørernes interesse. Ingenting er mer monotomt enn å høre en jevn dur som hverken beveger seg opp eller ned I styrke eller tone.

29. Hold møtet i gang

Tillat ikke lange pauser. Prøv å føle når saken er moden for en avslutning og kom med din oppsummering. Forsøk å gi møtet en følelse av kraft og kontinuerlig suksess.

30. Stimuler til lateral tenkning

Lateral tenking vil si å kombinere høyre og venstre hjernehalvdel. Dvs. at vi ønsker å stimulere såvel den logiske som den kreative evnen de enkelte møtedeltakerne har i sin leting etter den beste løsningen på problemet de diskuterer

31. Hold øye med tiden

Ta en pause når det er nødvendig, og la alle komme til ordet.

32. Å sette strek

For å unngå at tidsplanen ikke holder er det møtelederens oppgave å sette en strek for diskusjonen når alle vesentlige synspunkter er kommet frem. Møtelederen gir da beskjed til møtedeltakerne at de som vil ha ordet før diskusjonen avsluttes, må tegne seg på talerlista med en gang.

33. Begrenset taletid

Ett annet tiltak ordstyreren kan ta hvis det er mange talere og begrenset med tid er å foreslå at taletiden begrenses. Vanligvis til fem eller tre minutter. Dette må også vedtas av møtet og gjelder deretter for alle gjenstående talere.

34. Avslutningen

Gjør en oppsummering av hva som er oppnådd og sett dette opp mot hensikten med møtet, slik det har kommet til uttrykk i agendaen for møtet. Gå videre og fortell hva neste skritt vil være. Avslutt på en positiv måte. Få medlemmene til å føle at møtet var verd sin tid og anstrengelser. Forsøk å avslutt presis.

Etter møte

35. Møtereferat

Etter møtet må et møtereferat skrives og sendes til alle som var tilstede på møte og som ikke hadde anledning til å komme. Møtereferatet skrives av referenten hvis en referent er valgt, hvis ikke må møtelederen gjøre dette. Møtereferatet bør være sendt ut innen et par dager etter møte.

36. Evaluer

Hvordan gikk møtet? Hva gikk bra? Hva gikk ikke så bra – og hva kan læres av det og forbedres til neste gang?

37. Oppfølging

Siste steg i møteprosessen er å følge opp de vedtakene som ble fattet i møtet for å sørge for at de blir satt ut i livet.

Du leser nå artikkelserien: Møteledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Møte som en salgsprosessMøtemålsetning >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Møteledelse
  • Formelt og uformelt møte
  • Møteroller (rollebesetningen på et møte)
  • Møtemotivasjon
  • Unødvendige møter
  • Møteforløpet
  • Møte som en salgsprosess
  • Hvordan lede møtet? (Huskeliste for møtelederen)
  • Møtemålsetning
  • Møteagenda
  • Møteforberedelser
  • Møteinnkallelse
  • Møtestedets atmosfære
  • Møte og scenen (bordplassering m.m.)
  • Møteregler, vaner og etikk
  • Hvordan bruke møter for å vinne din sak?
  • Åpningen (førsteinntrykket) avgjør resultatet
  • Møtets muligheter og farer
  • Fellestendenser i gruppehjernen under møter og presentasjoner
  • Begrens risikomomentene ved møtes gruppehjerne
  • Å bruke rollebesetningen i møte
  • Retorikk
  • Stemmebruk i møter
  • Språklige virkemidler
  • Kroppsspråk
  • Argumentasjon og argumentasjonsteori
  • Foredrag
  • Manus (Manuskript)
  • Møtereferat
  • Virtuelle møter
  • Kjetil Sander (f.1968) er eStudie.no sin grunnlegger. I tillegg er han daglig leder for bl.a. webbyrået og hostingselskapet OnNet AS. En entrepenør og forretningsutvikler med over 25 års entrepenør- og ledererfaring.