Innholdsfortegnelse
Hva er forskjellen mellom organisasjonsdesign og organisasjonsstruktur?
Organisasjonsdesign og organisasjonsstruktur er to nært beslektede begreper som viser til ulike aspekter av hvordan en organisasjon er bygget opp og fungerer.
Organisasjonsstrukturen forteller hvordan organisasjonen er satt sammen, mens organisasjonsdesignet forteller hvordan de ulike delene fungerer hver for seg og sammen. Mens organisasjonsdesign er den strategiske prosessen som går ut på å bestemme seg for hvordan organisasjonen skal fungere som helhet for å være i harmoni med sine omgivelser, er organisasjonsstruktur resultatet av denne designprosessen og viser til den faktiske strukturen av rapporteringslinjer, arbeidsfordeling og hierarki i organisasjonen.
Hva er organisasjonsdesign?
Organisasjonsdesign er prosessen med å utforme en organisasjons struktur og prosesser for å sikre at den fungerer effektivt og oppnår sine mål. Dette inkluderer beslutninger om hvordan oppgaver, ansvar, autoritet og ressurser skal fordeles innen organisasjonen.
Organisasjonsdesign fokuserer på å tilpasse organisasjonens struktur, kultur, prosesser og systemer til dens strategiske mål og eksterne miljø. Dette er en overordnet prosess som vurderer hvordan hele organisasjonen skal fungere, inkludert hvordan avdelinger eller enheter skal interagere og hvordan arbeidsflyt skal organiseres. Formålet med organisasjonsdesign er å få de ulike delene av organisasjonen til å fungere best mulig sammen.
I praksis går organisasjonsdesign ut på å systematisere hvem som skal gjennomfører de ulike oppgavene og hvordan disse oppgavene skal koordineres med andre oppgaver for å skape et ønsket sluttresultat gjennom målrettet samhandling.
Utfordringen i denne sammenheng er hvordan vi skal sette sammen de strukturelle grunndimensjonene til et velegnet design som samtidig er tilpasset de eksterne miljøforhold.
Eksempler:
Et eksempel på organisasjonsdesign er om organisasjonen skal velge en funksjonsbasert design (hvor avdelinger er organisert etter funksjon, som salg, produksjon, etc.), en divisjonsbasert design (hvor organisasjonen er delt inn etter produkter, geografiske områder, etc.), eller en matrisestruktur (som kombinerer elementer fra begge).
Selv om det er mange påvirkningsfaktorer i omgivelsene som kontinuerlig vil prøve å påvirke utviklingen av organisasjonsdesignet er de sterkeste påvirkningsfaktorene allikevel:
- Investorer/aksjonærer
- Økonomiske krefter
- Styresmakter
- Internasjonale institusjoner
- Ansatte
- Leverandører og distributører
- Teknologi
- Kunder
- Konkurrenter
Hva er en organisasjonsstruktur?
En organisasjonsstruktur er en oversikt over det ønskede (formelle) mønsteret av aktiviteter (oppgaver), forventninger og ide utveksling, mellom ledere, ansatte og kunder eller klienter, eller som Mintzberrg (1979:2) sier:
“en organisasjonsstruktur er summen av de måter bedriften deler opp arbeidet i klare oppgaver og oppnår koordinering mellom dem”.
Organisasjonsstruktur er den faktiske konfigurasjonen av en organisasjons hierarki og viser hvordan oppgaver, ansvar og autoritet er formelt organisert og fordelt. Strukturen beskriver hvordan forskjellige deler av organisasjonen er ordnet og hvordan de relaterer seg til hverandre. Organisasjonsstrukturen angir kort sagt hvordan organisasjonen er bygd opp. Selve skjellete i denne organisasjonsstrukturen fremstilles gjerne i form av et organisasjonskart.
En organisasjonsstruktur viser formelt hvordan arbeidet skal utføres, hvem som rapporterer til hvem, og hvordan beslutninger tas. Den gir en klar oversikt over roller, ansvar og rapporteringslinjer i organisasjonen.
At vi tenker grundig igjennom hvilken organisasjonsstruktur organisasjonen bør ha er viktig fordi den formelle stukturen avgjør hva organisasjonen er i stand til å utette. F.eks. vil grupper som prøver å løse en komplisert oppgave, som ikke lar seg løse gjennom faste rutinene (som f.eks. forskning), fungerer bedre i en desentralisert struktur, enn i en sentralisert. Omvendt vil det være for grupper som arbeider med en enkle og rutinepreget oppgave, som f.eks. produksjon (Leavitt, 1978).
Det er ingen organisasjonsstruktur som er overlegen alle andre, passer alle eller garanterer suksess. Organisasjonsstrukturen må alltid tilpasses organisasjonens mål, strategi, størrelse, teknologi, virksomhetsområde, kapital, medarbeidere og omgivelser. Endres noen av disse forholdene må også organisasjonsstrukturen endres. Organisasjonsstrukturen må derfor ikke bare designes for å møte dagens behov, men også for å møte planlagte endringer i fremtiden (Lawler og Worley, 2006).
Strukturelle og kontekstdimensjoner
En organisasjonsstruktur består av både strukturelle- og kontekstuelle dimensjoner som vi må ta hensyn til når organisasjonsstrukturen skal velges.
De strukturelle dimensjonene beskriver organisasjonens inder egenskaper (organene), mens kontekstdimensjonene omhandler den mer helhetlige sammenhengen for den aktuelle organisasjonen.
Strukturdimensjoner
Det finnes fire viktige strukturdimensjoner vi må ta hensyn til:
- Formalisering – I hvilken utstrekning brukes det regler og instrukser
- Arbeidsdeling – Hvordan oppgaver blir fordelt på ulike stillinger
- Autoritetshierarki – Hvordan stillingene blir samordnet i organisasjonen
- Sentralisering – I hvilken grad beslutningsmyndigheter ligger hos topp-ledelsen eller ute i organisasjonen
Kontekstdimensjoner
Når man skal avgjøre hvor sterk grad av formalisering, sentralisering, autoritetshierarki og oppgavefordeling man skal velge må man ta hensyn til organisasjonens kontekstuelle dimensjoner. Noen sentrale dimensjoner er her organisasjonens:
- Størrelse
- Teknologi
- Eksternt miljø
- Strategi og mål
- Organisasjonskultur
