Lightspeed webhotell
    Denne artikkelen er del 39 av 46 artikler om Prosjektledelse

Hva er en sluttrapport ?

​En sluttrapport er et styringsinstrument som prosjektleder lager under avslutningen av et prosjekt for å dokumentere hvordan prosjektet har gått i forhold til prosjektmandat og prosjektplanen som ble utviklet i planleggingsfasen. Prosjektets resultater sammenlignes her opp mot prosjektmål og styringsdokumentasjonen.

Når sluttrapporten er ferdig fremlegges den til prosjekteier for godkjenning og markerer med dette avslutningen av prosjektet.


Formål for sluttrapporten

Formålet med sluttrapporten er å sørge for at all relevant erfaring og læring fra prosjektet blir overført til linjeorganisasjonen og andre interessenter på en god måte, og sikre at resultatene er dokumentert på en hensiktsmessig måte. 

Sluttrapporten skal dokumentere erfaringer som er nyttige for andre prosjekter og annen relevant informasjon som er viktig for de som skal drifte og vedlikeholde prosjektets sluttprodukter. F.eks. potensielt uferdig arbeid, vedvarende usikkerheter ol.

Utnytte resultatene

For å kunne utnytte resultatene må sluttrapporten fortelle:

  • Hva fungerte bra i prosjektarbeidet?
  • Kan dette standardiseres for utnyttelse i andre prosjekter?
  • Kunne prosjektet ha blitt gjennomført på en bedre måte?
  • Hva har vi lært?

Evaluering av prosjektet

Sluttrapporten skal evaluere prosjektet. En evaluering innebærer en systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av det gjennomførte prosjektet for å beskrive og vurdere verdien av noe. Evalueringen kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer, og omfanget bør tilpasses størrelsen og kompleksiteten på prosjektet som er gjennomført.

Formål:

  • Beskrive og dokumentere resultater – hva som er oppnådd i prosjektet
  • Fortelle – gi oss en liste over positive og negative erfaringer med prosjekt
  • Øke kvaliteten på fremtidige beslutninger
  • Gi anbefalinger til videre oppfølging av resultatene

Eksterne evalueringseksperter bør benyttes:

  • ved store og omfattende prosjekter
  • når det er mange ulike og motstridende interesser knyttet til bruken av resultatene
  • ved manglende kompetanse til å gjennomføre evalueringer
  • når det ikke er ledig kapasitet internt

Intern evaluering bør benyttes:

  • ved enighet om nødvendigheten av endring
  • ved at evalueringen har en overføringsverdi internt i organisasjonen
  • når det kreves spesiell faglig ekspertise for å kunne bedømme resultatene
  • når overordnet myndighet har bestilt en egenevaluering

Vanlige årsaker til manglende resultat:

  • Manglende forankring
  • Uklart mandat
  • Uklare ansvars- og samarbeidsforhold
  • Mangelfull informasjon
  • Ledelse og nøkkelpersoner ikke engasjert
  • Nøkkelpersoner ikke tilgjengelig
  • Feil person som prosjektleder

Sluttrapportens innhold

En sluttrapport bør inneholde:

  • Prosjektnavn, dato, prosjekteier, prosjektleder, prosjektansvarlig og underskrift av prosjektlederen som har skrevet sluttrapporten.
  • Vurdering av prosjektets måloppnåelse i forhold til resultatmål og effektmål, samt prosjektets bidrag til virksomhetsmål.
  • Prosjektlederes oppsummering av hvordan prosjektet har gått. Dvs. gjennomføring i forhold til prosjektplanen (hovedaktiviteter og fremdrift).
  • Hvilke sluttprodukter har prosjektet levert, og hvilke mangler? Oppfyller de kvalitetskravene som stilles til sluttproduktene? 
  • Gjennomgang av Prosjektbegrunnelsen med dokumentasjon av oppnådde og gjenværende gevinster, nettogevinster og avvik
  • Gjennomgang av prosjektets milepæler og eventuelle avvik.
  • Evaluering av prosjektets styring – suksessfaktorer, organisering, interessenter, gevinstrealisering, håndtering av usikkerhet.
  • Har prosjektorganisasjonen og ressursdisponeringen fungert?
  • Kostnader og finansiering (prosjektregnskap)
  • Læringspunkter for linjeorganisasjonen – prosjektprosessen, rammebetingelser, samspill med linjeorganisasjonen. Viktige erfaringer vi kan bruke i fremtidige prosjekter.
  • Alle unormale situasjoner må beskrives, sammen med virkningen av dem.
  • På slutten av prosjektet skal alle saker enten lukkes eller bli tema i en anbefaling om oppfølgingstiltak.

All tilgjengelig dokumentasjon og bevis bør følge med i de anbefalingene om oppfølgingstiltak som leveres til linjen. Alle utnevnte prosjektsikringsroller bør være enige om det som står i rapporten.

Evalueringsspørsmål og analysetyper

Hva vi finner i evalueringen er i stor grad avhengig av spørsmålene vi stiller og analysetypen vi velger å bruke i evalueringen.

EvalueringsspørsmålAnalysetype
Hvilke tiltak ble iverksatt for å nå målet?Tiltaksanalyse
Hva ble resultatet av disse tiltakene?Effektanalyse
Var det andre faktorer enn tiltakene som medvirket til resultatet?Årsaksanalyse
Hvordan førte tiltakene til resultatet?Prosessanalyse
Samsvarer resultatet med målet?Måloppfyllelsesanalyse
Var tiltakene effektive for å nå målene?Effektivitetsanalyse

Kilde: Brofoss og Stensaker 2002

Tiltaksanalyse

Fokus: Det konkrete tiltaket.

Sentrale evalueringsspørsmål er:

Hvilke tiltak er gjort for å nå målet? Hva er forholdet mellom gjennomførte og planlagte tiltak, og hva lå bak eventuelle valg mellom forskjellige tiltak?

Effektanalyse

Fokus: Det som fremstår som virkninger av et tiltak.

Dette er den klassiske situasjonen hvor en gjerne utfører målinger før, under og i etterkant av tiltaket. Effektanalyser tar utgangspunkt i at det er mulig å finne effekter som klart og entydig kan identifiseres med tiltaket som evalueres. Det er likevel ofte vanskelig å ha oversikt over andre påvirkninger som individene utsettes for under samme periode.

Årsaksanalyse

Fokus: Alle de varierende faktorene som kan være med å forklare det oppståtte, dvs. konkrete hendelser eller forandringer som kan observeres eller måles.

Ofte gjennomføres en årsaksanalyse i tillegg til en effektanalyse. Sammen kan vi gjennom disse to metodene utvikle forskjellige (kausale) forklaringsmodeller, og gi forslag til hvilke faktorer som kan ha virket sammen med tiltakene og gitt resultater. 

Prosessanalyse

Fokus: Kartlegge hele utviklingsforløpet ved å følge tiltaket i en lengre periode.

Denne analyseformen gir gode muligheter til å få innblikk i virkningene av tiltakene, men stiller samtidig krav til den som skal evaluere, fordi nærhet til tiltaket blir så stor. Prosessanalyse innebærer også at evaluator må ha tilgang til flere ledd eller nivåer i prosessen.

Måloppfyllelsesanalyse

Fokus: Å sammenligne det resultatet en har fått med det målet en har ønsket å nå.

Vi ser på de faktiske effekter som er oppnådd og de effektene vi i utgangspunktet hadde forventninger om at vi skulle få, og om det er samsvar mellom disse. I mange sammenhenger vil denne typen evaluering være innebygd i effektevalueringer. 

Effektivitetsanalyse

Fokus: Å undersøke hvilke ønskede effekter vi kunne oppnådd ved å velge alternative tiltak for å nå de ønskede målsettinger.

Vi forsøker å besvare spørsmålet om tiltakene som ble iverksatt innebar effektiv ressursbruk i forhold til å oppfylle de på forhånd oppsatte målsettingene.

Ubrukte ideer

I løpet av et prosjekt er det mange kreative prosesser hvor det jobbes frem tanker og ideer som skal bidra til å nå målene i prosjektet. Disse prosessene resulterer ofte i mange gode ideer, som det av ulike grunner ikke er enkelt å ta med videre i det aktuelle prosjektet. Det er viktig at disse ideene ikke forsvinner når prosjektet avsluttes. Ideene bør dokumenteres i sluttrapporten, og kan dermed benyttes i senere tiltak og prosjekter.

Overganen fra prosjekt til drift

Sluttrapporten bør også nevne hva som er gjort for å sørge for en smertefri overgang fra prosjekt til implementering og drift av sluttproduktene i basisorganisasjonen, med henvisning til gevinstrealiseringsplanen og gevinstrealiseringsansvarlig.

Viktige suksessfaktorer ved overgang fra prosjekt til daglig drift:

  • Planlegge overgang fra prosjekt til drift tidlig i prosjektperioden
  • Sikre gode rammer for implementeringsfasen
  • Sikre kontinuitet ved at ressurspersoner i prosjektperioden også blir det i implementeringsfasen
  • Skape eierforhold i driften til endringene

Hovedårsaker til mislykket overgang fra prosjekt til daglig drift:

  • Manglende engasjement i organisasjonen og ledelsen
  • Ingen ressurser avsatt til implementeringen
  • Overføring fra prosjekt til drift medfører store endringer i virksomheten
  • For lang tid mellom prosjektavslutning og implementering i drift

Sluttrapport mal

På Prosjektveiviseren.no finner du Difis mal for Sluttrapport. Last den ned ved å klikke på linken under:

Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Prosjektledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << ProsjektrapporteringGevinstoversikt og gevinstrealiseringsplan >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Prosjekt
  • Prosjektmodell
  • Prosjektets livssyklus
  • Oppstartsfase i prosjektets livssyklus
  • Planleggingsfasen i prosjektets livssyklus
  • Prosjektgjennomføring (gjennomføringsfasen)
  • Prosjektavslutning (avslutningsfasen)
  • Prosjektbegrensninger : Prosjekttrekanten (Jerntrekanten)
  • Prosjektfaser ( fase-modell )
  • Roller i prosjektet (prosjektroller)
  • Prosjekteier
  • Styringsgruppe ( prosjektstyre )
  • Prosjekt referansegruppe
  • Prosjektleder
  • Prosjektorganisasjon (prosjektorganisering)
  • Prosjektteam og teambygging
  • Flerkulturelle team
  • Organisering av grupper og team
  • Menneskene som ressurs i prosjektet
  • Prosjektplanlegging
  • Prosjektdokumentasjon
  • Prosjektforslag og prosjektbegrunnelse
  • Prosjektmandat
  • Prosjektmål
  • Prosjektstrategi
  • Milepælmetoden (Milepælsplanlegging)
  • Prosjektnedbrytning (WBS : Work Breakdown Structure)
  • Prosjektets ressursplanlegging
  • Fremdriftsplan
  • Gantt-diagram
  • Critical Path Method ( Kritisk nettverk )
  • Prosjektets kostnadsplanlegging
  • Prosjektplan
  • Prosjektstyring
  • Styringsdokument
  • Prosjektoppfølging
  • S-kurver – Integrert KTR-styring
  • Prosjektrapportering
  • Sluttrapport ( evaluering av prosjektet )
  • Gevinstoversikt og gevinstrealiseringsplan
  • Gevinstrealisering
  • Kritiske suksessfaktorer for et prosjekt
  • Prosjektbasert virksomhet
  • Prosjekt program
  • Valg av prosjekter til porteføljen
  • Prosjektportefølje og porteføljestyring