Flytt ditt nettsted til våre Lightspeed webhotell, med cPanel, og
få 3-6 ganger raskere nettsider enn i dag. Pris: fra kr. 119/pr. år.

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 1 av 53 artikler om Prosjektledelse

Prosjektarbeid er blitt en vanlig måte å løse utvalgte oppgaver på, både i privat og offentlig sektor. Ifølge PMI – Project Management Institute – gikk over 25% av verdens pengeforbruk gjennom prosjekter i 2008. Dette har gjort at prosjektledelse og prosjektstyring har vokst frem som egne fagfelt i dag.


Hva er et prosjekt?

Et prosjekt er en arbeidsform hvor en temporær organisasjon blir opprettet for å utføre en avgrenset oppgave. Innen organisasjon og ledelse utgjør prosjekter oppgaveperspektivet. Begrepet defineres noe ulike fra forfatter til forfatter, men disse definisjonene har også mange fellestrekk.

Jessen (2005:18) definerer et prosjekt som:

Et prosjekt er en spesiell, målrettet og avgrenset arbeidsoppgave som krever en samordnet, menneskelig innsats

Mens SSB sier at et prosjekt er:

«en engangsoppgave som skiller seg klart fra løpende eller rutinemessige oppgaver, hvor oppgaven har et klart mål og hvor det er nødvendig med koordinert innsats fra mer enn en person, og hvor målet skal nås innenfor en bestemt tids- og kostnadsramme.»

En tredje definisjon er definisjonen til PMI (2004):

«Et prosjekt er en midlertidig innsats gjennomført for å skape et unikt produkt, tjeneste eller resultat»

De “fire T-er”

Den svenske professoren Rolf Lundin lagde i 1990 årene en modell han kalte “de fire T-er” for å forklare hva et prosjekt er og hva som kjennetegner det. Hans fire T-er er:

  1. «Task» – Et prosjekt skal gjøre en jobb (oppgave)
  2. «Time» – Jobben må gjøres innen en bestemt tid.
  3. «Team» – Et team må etableres og få legitimitet for å gjøre jobben
  4. «Transition» – De som arbeider med prosjektet vil endre seg gjennom arbeidet.

Prosjektarbeid

Prosjektarbeid er det arbeidet et prosjekt utfører. Dette er et arbeid som som kjennetegnes av:

praktisk arbeid, – problemløsning, – ressursforvaltning og -beslutningstaking

Klassiske kjennetegn ved et prosjekt

Noen klassiske kjennetegn ved et prosjekt er:

  • En midlertidig organisasjon: Et prosjekt etableres for å løse et definert problem innen en definert tid med bruk av definerte ressurser. Når målet er nådd oppløses prosjektorganisasjonen. Et prosjekt er alltid noe som kommer i tillegg til de vanlige oppgavene til prosjektmedlemmene. Et prosjekt er av den grunn alltid midlertidig og unikt.
  • Et definert mål: Et prosjekt skal normalt bidra med noe nytt, en endring eller en gevinst for virksomheten. Prosjektet starter ved at vi setter et klart mål som forteller hva som skal gjøres, når det skal gjøres, hva resultatet av prosjektarbeidet skal bli, når prosjektet skal være ferdig og hvilke ressurser som er tilgjengelige.
  • Begynnelse og slutt: Prosjektet er ferdig når en har nådd målet for det som skal gjøres, i motsetning til daglig arbeid som repeteres over tid.
  • Ekspert involvering: Prosjekter krever innsats fra flere fagområder og funksjoner. Det vil si et tverrfaglig samarbeid.
  • Unikhet: Alle prosjekter har en viss grad av unikhet og krever derfor en viss grad av innovasjon.
  • Spesifikke krav: Et prosjekt har krav til tid, kostnad og kvalitet som krever at
    prosjektorganisasjonen har et fokus på kundens ønsker
  • Tidsbegrenset og kostnadstyrt: Et prosjekt settes for å løse et problem innenfor en bestemt tidsperiode med bruk av definerte kostnadsrammer.

Prosjekt varierer i både størrelse og kompleksitet, fra daglige små oppgaver som dugnadsoppgaver til store prosjekter. Selv om disse prosjektene varierer i grad av kompleksitet, størrelse og ressursforbruk, vil de i stor grad bygge på de samme prinsipper og metoder for gjennomføring.

Et prosjekt starter ved at vi har en oppgave som ønskes løst (prosjektmål). Denne oppgaven er ulik andre daglige oppgaver og blir derfor skilt ut som en egen enhet som får spesiell oppmerksomhet og styring.

For å gjennomføre denne oppgaven blir det opprettet en midlertidig prosjektorganisasjon som ledes av en prosjektleder. Prosjektmedlemmene i denne prosjektorganisasjonen er medarbeidere fra ulike deler av bedriften som har den erfaringen og kompetansen som prosjektet krever.

Når personell er valgt ut vil organisasjonsstrukturen bestemmes ut i fra hva som passer prosjektet best og hva som utnytter de menneskelige ressursene best. Prosjektet vil deretter ledes ut i fra en systematisk og rasjonell metodikk, hvor målet er å løse oppgaven så effektivt og problemfritt som mulig innen en fastsatte tids- og kostnadsrammer, samt bestemte krav til ytelsen (sluttresultatet) og kvaliteten (effektene).

For å overholde disse kravene, opprettes det et styringsapparat for prosjektet. Dette apparatet skal styre, kontrollere, koordinere og integrere prosjektarbeidet slik at det definerte målet blir nådd. Ved avsluttet prosjekt vil den midlertidige prosjektorganisasjonen opphøre (Rolstadås, 2006).

Et prosjekt kan deles opp i ulike delprosjekt

  • Delprosjekt er en del-leveranse av et prosjekt
  • Delprosjekt består av flere milepæler
  • En milepæl består av flere aktiviteter
  • Milepælene fremkommer av milepælsplanen

Prosjektets livssyklus

Alle prosjekter har en livssyklus som består av ulike faser prosjektet må gå igjennom fra det blir født til det dør (legges ned). Disse fasene er:

Disse fasene i prosjektets livssyklus vil vi komme tilbake til i egne artikler.

Enkelt prosjekt eller program?

Et prosjekt kan bli gjennomført som et selvstendig prosjekt som står på egne ben eller som en del av et program.

  • Et program består av flere prosjekter som sammen skal levere et bestemt resultat
  • Et program er begrenset i tid
  • Et program utføres ofte av ulike avdeling/selskaper
  • Et program er det høyeste nivå i prosjektstrukturen
  • Programplaner er et resultat av de samlede prosjektplaner

Prosjekt – program – portefølje

En virksomhet har som regel ikke bare ett enkeltstående prosjekt, men flere prosjekter som er helt eller delvis uavhengig av hverandre. Summen av alle virksomhetens prosjekter som ikke er et program er en portefølje.

Porteføljeforvaltning og porteføljestyring går ut på å prioritere disse prosjektene etter deres viktighet, redusere risiko, fordele ressurser og koble riktig strategi til riktig prosjekt. F.eks. kan vi ikke gjennomføre flere prosjekter enn det vi har ressurser (tid, penger og kompetanse) til å gjennomføre. Noe vi vil komme tilbake til i egne artikler.

Når bør prosjekt ikke brukes som arbeidsform?

Prosjekter kan misbrukes når prosjektarbeid blir brukt for å legitimere løsning av problemer som organisasjonen kan løse på vanlig måter. Generelt bør man ikke benytte seg av prosjekter for løsning av:

  • problemstillinger det er vanskelig å måle
  • det som har lett for å bli evigvarende
  • det som kan bli løst gjennom rutiner og vanlige arbeidsoppgaver
  • ressurskravene for å sette i gang prosjektet er usikre

Fordeler ved prosjekt som arbeidsform

De største fordeler med prosjekt som arbeidsform er:

  • fokusering på felles, klart spesifiserte mål, uten innblanding fra andre eller andre som prøver å stjele tiden.
  • arbeid med en oppgave/ ett oppdrag
  • gitte tids- og kostnadsrammer
  • utvikling av egen prosjektkultur
  • flere hoder tenker bedre enn ett
  • problemstillingen får en tverrfaglig belysning. Noe som gjør at vi ser flere muligheter og farer, og resulterer normalt i en bedre løsning enn om vi overlot oppgaven til en spesialist.
  • bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser
  • Stor fleksibilitet

Prosjekttyper

Det finnes mange ulike typer prosjekt. F.eks. kan vi skille mellom:

  • PSO: Et prosjekt som ikke bare skal utvikle virksomheten som system, men også den enkelte medarbeideren og selve organisasjonen.
  • Produktutvikling/tjenesteutvikling: Prosjekter som opprettes for å komme frem til nye produkter og/eller tjenester virksomheten kan selge.
  • Systemutvikling: Prosjekter som har som formål å utvikle et system.
  • Organisasjonsutvikling: Prosjekter som har som formål å rekonfigurere organisasjonen om helhet.
  • Planlegging/utredningsoppgaver: Forprosjekter
  • Tekniske anleggsoppgaver: Prosjekter som skal løse tekniske oppgaver knyttet til å bygge noe.
  • Arrangementer: Prosjekter som skal planlegge og gjennomføre arrangementer.
  • Forskningsoppgaver: Prosjekter som skal løse en forskningsoppgave
  • Produktivitetsprosjekter: Prosjekter som skal forbedre produktiviteten
  • Markedsføringsprosjekter: Prosjekter som skal markedsføre noe eller løse en markedsføringsoppgave.

Prosjektorganisasjon og prosjektroller

For å gjennomføre et prosjekt kreves det at vi setter opp en prosjektorganisasjon, hvor deltakerne vil inneha ulike prosjektroller. De viktigste rollene alle prosjekter krever er:

I større og/eller kompliserte prosjekter kan det også være aktuelt med:

Prosjektplanlegging og styring

For at et prosjekt skal bli vellykket er det påkrevd med grundig prosjektplanlegging av alle fasene og en klargjøring av hva som er prosjektmålet, tilgjengelige ressurser og rammebetingelsene prosjektet må holde seg innenfor. Siden dette er så kritisk viktig vil vi gå igjennom planleggingsprosessen og prosessdokumentasjonen som er nødvendig i egne artikler.

Kilde:

  • Jessen, S. A. (2005). Mer effektivt prosjektarbeid: I offentlig og privat virksomhet (3.utg). Oslo: Universitetsforlaget.
  • Karlsen, T. (2013). Prosjektledelse-fra initiering til gevinstrealisering. Oslo: Universitetsforlaget
  • Rolstadås, A. (2001). Praktisk prosjektstyring. Trondheim: Tapir Akademiske Forlag
  • Prosjektstyring i svømmeklubben, Samling for daglige ledere – 20. september 2012. Tore de Faveri – Norges Svømmeforbund
  • Pinto, J. K., & Sleiven, D. P. (1987). Critical factors in successful project implementation.
  • Wysochi, R. K., Beck, R. J., & Crane, D. B. (1995). Effective Project Management: How to plan, manage, and deliver Projects on Time and within Budget.
  • https://no.wikipedia.org/wiki/Prosjektstyring
Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Prosjektledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: Prosjekt krever innovasjon og endring >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Prosjekt
  • Prosjekt krever innovasjon og endring
  • Prosjektbegrensninger : Prosjekttrekanten (Jerntrekanten)
  • Prosjektmodell
  • Prosjektets livssyklus
  • Oppstartsfase i prosjektets livssyklus
  • Planleggingsfasen i prosjektets livssyklus
  • Prosjektgjennomføring (gjennomføringsfasen)
  • Prosjektavslutning (avslutningsfasen)
  • Prosjektfaser ( fase-modell )
  • Roller i prosjektet (prosjektroller)
  • Prosjekteier
  • Styringsgruppe ( prosjektstyre )
  • Prosjekt referansegruppe
  • Prosjektleder
  • Prosjektorganisasjon og prosjektorganisering
  • Virtuelle organisasjonstyper
  • Prosjektteam og teambygging
  • Flerkulturelle team
  • Organisering av grupper og team
  • Menneskene som ressurs i prosjektet
  • Prosjektplanlegging
  • Prosjektdokumentasjon
  • Prosjektforslag og prosjektbegrunnelse
  • Prosjektmandat
  • Prosjektmål
  • Prosjektstrategi
  • Konsept og konsepttest
  • Gevinstoversikt og gevinstrealiseringsplan
  • Milepælmetoden (Milepælsplanlegging)
  • Prosjektnedbrytning (WBS : Work Breakdown Structure)
  • Prosjektets ressursplanlegging
  • Fremdriftsplan
  • Gantt-diagram
  • Critical Path Method ( Kritisk nettverk )
  • Prosjektets kostnadsplanlegging
  • Prosjektplan
  • Prosjektstyring
  • S-kurver – Integrert KTR-styring
  • Styringsdokument
  • Prosjektoppfølging
  • Prosjektevaluering
  • Prosjektrapportering
  • Statusrapport ( prosjektstatus rapport )
  • Erfaringslogg
  • Sluttrapport
  • Implementeringstrategi og implementeringsprogram
  • Gevinstrealisering
  • Prosjektbasert virksomhet
  • Prosjekt program
  • Valg av prosjekter til porteføljen
  • Prosjektportefølje og porteføljestyring
  • Kritiske suksessfaktorer for et prosjekt