Flytt ditt nettsted til våre Lightspeed webhotell, med cPanel, og
få 3-6 ganger raskere nettsider enn i dag. Pris: fra kr. 119/pr. år.

    Denne artikkelen er del 20 av 20 artikler om Virtuell organisering

Hjemmekontor ble i 2020 noe vi alle måtte bli vant til, og vi regner med at denne muligheten til å jobbe hjemmenfra er kommet for å bli, enten du liker det eller ikke. La oss derfor se på hvordan du bør gå frem for å lage deg ditt eget hjemmekontor som er optimalisert for trivsel, sikkerhet og effektivitet. 

Kjøkkenbordet er en dårlig arbeidsplass

Å sitte på kjøkkenbordet med en bærbar datamaskin er ikke like effektivt som å sitte på et kontor med en stasjonær datamaskin. Arbeidsstillingen rundt kjøkkenbordet er ikke bare mindre effektivt, men den kan også lett medføre at du får belastningsskader og mindre energi til å gjøre dine daglige oppgaver. 

Hvor mye tid, penger og energi du bør legge ned i å skape et ergometrisk “hjemmekontor” er selvfølgelig avhengig av om dette er et permanent eller midlertidig hjemmekontor. Er planen å lage et permanent hjemmekontor, hvor du planlegger å jobbe fulle arbeidsdager, bør du sette akkurat de samme kravene til hjemmekontoret ditt som du gjør til et vanlig kontor for å skape et godt fysisk arbeidsmiljø for deg selv.

Rådene vi gir på denne siden er myntet på dem som trenger et permanente hjemmekontor.


Internett linje

For å kunne jobbe fra et hjemmekontor trenger man en Internett linje som datamaskinen er knyttet til. For å kunne jobbe effektivt kreve det at denne linjen er rask nok til at du unngår å måtte sitte å vente på noe og kan gjennomføre en video-konferanse eller et virtuelt møte uten å oppleve tekniske problemer. For de fleste i Norge er ikke dette noe problem, men for folk utenfor Norden kan kvaliteten og hastigheten til Internett linjen være for dårlig til at den er egnet til et hjemmekontor. Holder ikke linjen mål må du ta kontakt med din linjeleverandør for å høre med dem om det er mulig å oppgradere til en raskere linje. Hvor rask linjen må være er avhengig av hva slags arbeid du skal utføre på den.

Krever nok plass

For å kunne lage et hjemmekontor må vi starte med å velge hvor i hjemmet vårt vi skal lage vårt hjemmekontor. De færreste av oss har anledning til å ta et eget rom som gjøres om til et hjemmekontor. De fleste av oss velger derfor å bygge arbeidsplassen (hjemmekontor) som en del av stua, kjøkkenet eller soverommet. 

I denne sammenheng er det viktig at vi velger et område som gir oss plass nok til å kunne jobbe i en hensiktsmessig arbeidsstilling og ha de nødvendige hjelpemidlene rundt oss. Her er det viktig å tenke på at vi trenger benplass nok til å kunne strekke på bena og bordplass nok til å få en god og effektiv arbeidsstilling. Vi tenker her på tilstrekkelig med plass til tastatur, mus, skjerm og papirene vi trenger.

Les mer: Krav til arbeidslokalet

Bord og stol

Bordets høyde må kunne justeres i forhold til din egen høyde for å oppnå en god sittestilling og det må være stort nok til at du får plass til skjerm, mus, tastatur, telefon, ringpermer og papirer du trenger å ha på bordet for å få gjort din jobb på en effektiv måte.

For å unngå belastningsskader trenger du en god kontorstol. Å sitte i sofaen eller på en kjøkkenstol er ingen god løsning over tid. 

Les mer: Arbeid ved dataskjerm

Kontorstolen skal gi god sittekomfort og tillate variasjon. Høyden må kunne reguleres og stolen bør kunne stilles inn både på fri vippestilling der sete og rygg beveger seg med kroppens bevegelser, og en låst stilling hvor sete og rygg ikke er bevegelige. Vippemotstanden bør være regulerbar for å tilpasses brukerens tyngde. Setet bør være sadelformet, slik at vekten fordeles, og det bør være nedadbuet foran, samt kledd med stoff og polstret.

Dybden fra setets forkant til stolryggen bør være regulerbar. Stolsetet skal kunne høydereguleres og kunne innstilles i minst tre helningsvinkler: fremovertippet, horisontal og lett bakovertippet. Når setet innstilles i rett høyde i fremovertippet stilling, åpnes vinkelen i hofteleddet, og belastningen på korsryggen avtar. En fotstøtte kan også være effektivt i denne sammenheng. Finn en sittestilling der føttene hviler godt på gulvet for å stabilisere bekkenet. Albuen bør gå i flukt med bordkanten slik at nakken, skuldrene og armene får hvile. 

Les mer: Arbeidsstilling

Stasjonær datamaskin fremfor bærbar datamaskin

Unngå å bruke en bærbar datamaskin som du sitter med på knærne eller stuebordet. Selv bare et par timer i en slik stilling kan gi deg en vond nakke, samtidig som arbeidsstillingen skaper trøtthet og reduserer effektiviteten. Kobl heller den bærbare datamaskinen til en ekstern skjerm, tastatur og mus. På den måten får du en stasjonær datamaskin, uten å måtte kjøpe en.

  • Dataskjerm – bør være delvis nedfelt i bordplaten. Belastningen for øynene blir mindre når skjermen er plassert lavt. I tillegg er det naturlig for oss å se ned når vi arbeider med noe som er nært kroppen.
  • Tastaturet – bør plasseres på skrivebordsplaten og så langt inne at en får underarmstøtte og kan sitte med underarmene hvilende på bordplaten når en skriver.

Fargevalg

Fargevalget påvirker vår trivsel, effektivitet og sinnsstemning. Forstår vi  fargenes påvirkningskraft kan vi øke såvel effektiviteten som trivselen. Problemet i denne sammenheng er bare at hjemmekontoret normalt inngår som en del av et annet rom. Noe som gjør at vi ikke står fritt til å velge fargen på veggen. Følgende regler bør imidlertid følges så langt det er mulig.

Unngå å bruke mørke farger på store overflater i små rom, da dette gjør at rommet virker mindre enn hva det egentlig er. Samtidig som det skaper en mørk og dyster stemning. Motsatt får ensidig bruk av hvitt et rom til å virke kaldt og sterilt. Ønsker du å skape trivsel må rommet gjøres mer livlig med bruk av hvitt i kombinasjon med andre farger.

Les mer: Fargevalg for arbeidslokalet

Lys og belysning

Lyset i et rom påvirker i stor grad vår opplevelse av fargene. Belysningen må derfor ses i sammenheng med fargevalgene, slik at vi kan bruke belysningen korrekt i forhold til fargebruken. 

Belysningen må sikre at øyne får ideelle lysforhold slik at vi ikke belaster øynene unødvendig og ender opp med hodepine og redusert effektivitet. Her må vi tenke på hvilken lysstyrke som er best egnet for å utføre et arbeid. Samtidig som vi må ta hensyn til vår alder. Behovet for lys øker med alderen. Allerede som 40-åring trenger du nesten dobbelt så mye lys som en 20-åring, mens en person på 60 trenger fem ganger så mye lys som en på 20.

I et vanlig hjem bør lyset ikke overstige 3000 kelvin, mens belysningen på et kontor bør ligge på mellom 3 000 – 4 000 kelvin. En vanlig glødepære ligger som regel på rundt 2700 kelvin.

Hver her klar over at fargegjengivelsen varierer mye fra pære til pære så her gjelder det å være oppmerksom når pære valget skal tas. Lyskilden må også være riktig plassert i forhold til arbeidsplassen. Feil plassering av lyskilden kan føre til skygger eller delvis blending, noe som fører til dårlig lys, hodepine, trøtthet og sykefravær. Her gjelder det å finne en passende kombinasjon av kunstig belysning og dagslys. Dagslys er å foretrekke fremfor kunstig belysning. Den kunstige belysningen bør fortrinnsvis benyttes til punktbelysning, mens dagslyset helst bør være hovedlyskilden.

Les også: Belysning av arbeidslokalet

Arbeidstemperatur og ventilasjon

Tester viser at hjernen og kroppen vil fungere best mulig hvis temperaturen er mellom 20 og 22 grader. Økes temperaturen noe særligover dette nivået, kan det føre til nedsatt funksjonsevne. Undersøkelser viser at en økning av innetemperaturen med 4-5 °C fra ca. 22 °C reduserer arbeidsevnen, konsentrasjonen og hukommelsen med 15-20 prosent.

For høy eller for lav temperatur kan oppleves som plagsomt, gi helseplager som trøtthet, nedsatt ytelse og hodepine. Riktig temperatur øker derimot trivselen, komforten, humøret, arbeidslysten, arbeidsevnen, arbeidshastigheten og arbeidsresultatene, samtidig som den reduserer sjansene for uhell, tabber og ulykker.

Les mer: Arbeidstemperatur

Mens belastningssykdommer er den vanligste årsaken til langtids sykefravær (målt i antall fraværsdager), er luftveislidelser den viktigste årsaken til korttidsfraværet. Av den grunn er det viktig med god ventilasjon på vårt hjemmekontor, slik at vi ikke blir trøtte og slitne på grunn av dårlig luft.

Les mer: Klima og ventilasjon på arbeidsplassen

Webkamera og headset

For å kunne gjennomføre en video-konferanse eller møte trenger du et webkamera. Velg her et godt eksternt webkamera som du plasserer på toppen av skjermen din. Juster inn kameraet slik at det gir et optimalt bilde av deg. Pass her på lyssettingen, slik at du ikke får et blendende lys eller store skygge områder inn i kamera vinkelen.

Likeledes er det viktig å høre hva som blir sagt uten å bli forstyrret av bakgrunnsstøy. Velg derfor et headset av høy kvalitet til ditt webkamera. 

Datasikkerhet

Datasikkerheten til et hjemmekontor holder sjelden det samme nivået som når du sitter på et kontor, bak en brannmur på et nettverk som sikres og vedlikeholdes av bedriftens IT-ansvarlig. Hackere og svindlere vet dette og prøver derfor konstant å utnytte. De vet at folk flest ikke er eksperter på datasikkerhet og når man heller ikke har noen ved siden av oss som vi kan spørre øker sjansene for at vi tar unødvendig sikkerhetsrisiko. La oss derfor gå igjennom de viktigste og mest åpenbare sikkerhetshullene ved et hjemmekontor:

Les mer: Datasikkerhet

WIFI nettverk

Trådløse nettverk er ikke like sikre som kabel nettverk. Pass derfor på at du ikke velger et nettverksnavn som er knyttet til deg som person, din arbeidsgiver eller din adresse, da dette gjør det enkelt for uvedkommende å identifisere deg og finne ut hvilket trådløse nettverk du benytter. 

Velg et vanskelig passord til ditt trådløse nettverk. Det vil si et passord med minst 8 bokstaver – helst 12 bokstaver, hvor du kombinerer store og små bokstaver, med tall og minst ett spesialtegn. Pass også på at du WIFI nettverket er satt opp med den høyeste kryperingsstandarden. 

Les mer: Sikring av trådløse nettverk (WI-FI)

Bruker passord

Bruk ikke det samme passordet på ditt WIFI nettverk og datamaskin. Dette resulterer bare i at uvedkommende kan gå rett inn på din datamaskin hvis de knekker ditt WIFI passord og finner ditt brukernavn. Passordet til din brukerkonto på datamaskinen må være minst like vanskelig som WIFI passordet.

Les mer: Passordregler

Brannmur

Sørg for at brannmuren på din datamaskin er slått på og at denne brannmuren er riktig konfigurert i forhold til dine behov. Det samme gjelder brannmuren du har på din router (Internett forbindelse). Steng alle åpne porter og tjenester du ikke bruker.

Skal du koble deg på jobben via VPS eller hvis andre skal ha tilgang til din maskin må du sannsynligvis omkonfigurere din brannmur. Overlat denne jobben til IT-ansvarlig på jobben. Ikke styr med dette selv. 

Les mer: Brannmur

Programvare

Installer KUN den programvaren du trenger for å gjøre jobben din på datamaskinen du bruker på ditt hjemmekontor. Trenger du andre programmer du bruker på fritiden eller deler maskinen med andre bør du installere denne programvaren på en annen datamaskin, da uatoriserte programmer kan inneholde koder som gir uvedkommende tilgang til din maskin. Installer derfor aldri programvare fra kilder du ikke stoler på. Dette er et meget viktig tiltak! La IT-ansvarlig installere og sette opp programmene du trenger så slipper du å tenke på denne sikkerhetsrisikoen.

Anti-virus program

Installer et godt anti-virus program på din maskin. Meget viktig! Dette er den eneste måten du kan unngå at datamaskinen din skal bli smittet med datavirus og unngå at uvedkommende får tilgang til den. 

Les mer: Sikring av datamaskinen

Hold alt oppdatert

Skal ovennevnte sikkerhetstiltak ha noen effekt er det viktig at du holder alle programmene dine oppdatert. Dette gjelder spesielt oppdateringene til ditt operativsystem og anti-virusprogrammet ditt. 

Sikkerhetskopiering

For å unngå at data kan gå tapt må du ha en programvare for sikkerhetskopiering av alle data som er blitt endret idag. Denne sikkerhetskopien må tas daglig av din harddisk og dataene må lastes opp til bedriftens egne servere eller en autorisert skytjeneste for fjern lagring. Siden disse dataene kan inneholde fortrolige opplysninger er det viktig at dette gjøres i samråd med arbeidsgiveren, slik at man ikke bryter bedriftens sikkerhets- eller personvern regler.

Les mer: Sikkerhetskopiering

Surferegler

Den største sikkerhetsrisikoen ved alle hjemmekontor er deg selv og dine surferegler, eller rettere sagt: – Din mangel på klare retningslinjer for hva du kan og ikke kan gjøre på Internett. Svar f.eks. aldri på en mail fra en ukjent, sjekk hvilken e-postadresse som er avsenderen ved å høyreklikke på avsenden (er avsenderen ikke en kjent e-postadresse er dette åpenbart en svindel. Posten sender f.eks. aldri ut meldinger fra en e-postadresse som ikke slutter med @posten.no) og klikk aldri på en link fra ukjente (dette er den vanligste måten du blir hacket). 

Les mer: Surfe-regler på Internett

Lag rutiner og gode vaner

Lag en tidsplan og hold deg til den. Innarbeid gode vaner og lag rutiner for hva som skal gjøres når. Hold deg så til disse rutinene og vanene slik at du oppnår en strukturert hverdag.

10 minutters pause hver time

Sett av minst 10 minutters pause hver time, slik at du ikke blir overanstrengt og reduserer din effektivitet og konsentrasjonsevne. Bruk pausen til å strekk på beina og tenke på noe annet enn det du holder på med (meget viktig!).

Du leser nå artikkelserien: Virtuell organisering

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien:  << Hvem står juridisk ansvarlig for sikringen og innholdet i nettskyen?
    Andre artikler i serien er: 
  • Virtuell organisasjon
  • Hvorfor går trenden mot virtuelle organisasjoner?
  • Virtuelle team
  • Fordeler med virtuelle organisasjoner og team
  • Ulemper med virtuelle organisasjoner og team
  • Hva gjør organisering av virtuelle team og organisasjoner så vanskelig?
  • Virtuell samhandling avgjør resultatet i virtuelle miljøer
  • Bruk av IKT-teknologi i virtuelle organisasjoner og team
  • Anbefalt organisasjonsstruktur for virtuelle organisasjoner og team
  • Oppfattet nærhet i virtuelle team
  • Kommunikasjon i virtuelle team
  • Tillit i virtuelle team
  • Virtuell ledelse – Ledelse av virtuell organisasjon og virtuelle team
  • Ønskede egenskaper hos nettverksmedlemene i virtuelle organisasjoner
  • Virtuelle møter
  • Outsourcing (Tjenesteutsetting / Utkontraktering)
  • Mobil overvåkning av ansatte, utstyr og varer
  • Hvorfor legge servere og tjenester ut i nettskyen?
  • Hvem står juridisk ansvarlig for sikringen og innholdet i nettskyen?
  • Hjemmekontor guide
  • Kjetil Sander (f.1968) er eStudie.no sin grunnlegger. I tillegg er han daglig leder for bl.a. webbyrået og hostingselskapet OnNet AS. En entrepenør og forretningsutvikler med over 25 års entrepenør- og ledererfaring.