En virksomhet har som regel ikke bare ett enkeltstående prosjekt, men flere prosjekter som er helt eller delvis uavhengig av hverandre. Porteføljeforvaltning og porteføljestyring går ut på å prioritere disse prosjektene etter deres viktighet, redusere risiko, fordele ressurser og koble riktig strategi til riktig prosjekt. F.eks. kan vi ikke gjennomføre flere prosjekter enn det vi har ressurser (tid, penger og kompetanse) til å gjennomføre.
I denne sammenheng må vi skille mellom:
- Program – en gruppe relaterte prosjekter styrt og koordinert på en måte som gir fordeler og kontroll som ikke er mulig ved å styre hvert prosjekt individuelt. Et program er derfor utviklet i samsvar med strategien for å gi felles nytte og skape merverdi.
- Portefølje – skiller seg ut fra et program ved er at hvert prosjekt konkurrere om ressurser, noe programmene ikke gjør. Prosjektene har heller ikke et felles mål eller er relatert til hverandre. Siden enhver virksomhet har begrensede ressurser må de begrense seg til et mindre antall prosjekter. Prosjektene vil bli valgt slik at porteføljen gir en optimalisert miks av prosjekter basert på prognoser for å maksimere avkastning og minimalisere risiko som helhet
Portefølje
Summen av alle virksomhetens prosjekter som ikke er et program er en portefølje. Turner og Müller sier at prosjektene i en portefølje kommer og går, men at porteføljen eksisterer som en permanent organisasjon. Porteføljens formål er å effektivisere utnyttelsen av ressursene på tvers av prosjektene.
Turner og Müller definerer prosjektportefølje som(Turner & Müller, 2003):
« en organisasjon, (midlertidig eller permanent) der en gruppe prosjekter styres sammen for å koordinere grensesnitt og prioritere ressurser mellom dem og dermed redusere usikkerhet».
