Lightspeed webhotell

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 6 av 6 artikler om Leverandørvalg

    Denne artikkelen er del 14 av 15 artikler om Logistikk

Innkjøp omfatter alle aktiviteter forbundet med anskaffelse av produkter og tjenester som brukes i den videre verdiskapningen, inkl. innkjøp for interne behov. F.eks. kontorrekvisita, drift av kantine og IT-systemer.

Hvordan denne innkjøpsprosessen foreløper for en virksomhet kan illustreres slik:

Figur – Direktoratet for forvaltning og IKT

Leverandørvalg

InnkjøpSentralt i innkjøpsprosessen står valg av leverandører av innsatsfaktorene i verdiskapningprosessen. Med innsatsfaktorer menes råvarer, halvfabrikata og andre komponenter som inngår i fremstillingen av sluttproduktet som selges til kunden.

De viktige kriteriene for valg av leverandør er normalt pris, leveringsdyktighet, kvalitet, service og samarbeidsmuligheter.

Når dette er sagt må det samtidig legges til at innkjøp har gått fra å være en ren prisdiskusjon med leverandører, hvor kvantumsrabatter sto i fokus, til å bli strategisk viktig for virksomheten som helhet. Dette kan sees på som en naturlig utvikling, da innkjøp står for store deler av de totale utgiftene for de fleste virksomheter. Virksomheten ønsker naturlig nok å minimere bundet kapital og lagerkostnadene, samtidig som produksjonen ikke skal hemmes og at produktene til enhver tid skal være tilgjengelig for kundene. Erfaring viser at hvis vi ikke har fokus på innkjøpskostnadene, så kan de fort utgjøre en større del av virksomheten totale kostnader enn hva man kunne forvente.

For å kunne effektivisere virksomhetens innkjøp kan man forsøke å få i stand bedre innkjøpsavtaler eller bedre samarbeid med leverandører.

Mye av teorien innenfor innkjøp bygger på optimalisering av innkjøpsmengder og innkjøpsfrekvens for å redusere totalkostnadene. Dette gjøres idag som oftest gjennom å øke innkjøpsfrekvensen, noe som skiller seg fra hva man gjorde før i tiden, da man tok mest hensyn til kvantumsrabattene.

I dag kjøper man gjerne inn små og hyppige partier med varer, for å minke både kapital- og lagerkostnader, samt senke faren for ukurans på lageret. Det er også blitt vanlig at levetiden på produktene er kortere, ettersom konkurransen øker og produktene stadig fornyes. Dette øker kravet til å redusere lageret, da faren for ukurans blir større (Bjørnson, Person & Virum, 2001).

Innføring av omfattende IT-systemer hjelper dessuten leverandører med å tilpasse sin produksjon og sine innkjøp. For eksempel gjelder dette når et produkt blir scannet i en butikk og informasjon sendes bakover i systemet til leverandørene for å kartlegge etterspørselen.

Samarbeidsformer og innkjøpsavtaler

I tillegg til de nevnte parameterne finnes det en rekke ulike samarbeidsformer mellom kjøpere og leverandører. Den enkleste formen er at hvert innkjøp vurderes individuelt. Her vil man enten gå ut ifra en liste over godkjente leverandører eller sette leveransen på anbud (kun aktuelt ved store- eller tekniske innkjøp).

Kontraktsfestede innkjøpsavtaler er også vanlig, der innkjøper binder seg til å kjøpe visse kvanta innenfor en gitt periode av samme leverandør, og leverandøren binder seg til å levere dette til avtalt tid og pris. Dette forenkler innkjøpsprosessen, da man ikke vil ha behov for å vurdere hvert innkjøp individuelt.

Det finnes også samarbeid som er enda tettere enn de kontraktsfestede innkjøpene. Her vil gjerne integrasjon av IT-systemer og full åpenhet om økonomiske situasjon(«Åpen bok») stå i fokus, og bedriftene tilpasser innkjøpene seg i mellom for å sikre høyest mulig totalt overskudd i verdikjeden.

For å illustrere noe av det vi må tenke på når vi skal planlegge og starte innkjøpsprosessen kan sammenfattes til følgende modell fra Direktoratet for forvaltning og IKT.

Figur – Direktoratet for forvaltning og IKT

Innkjøpsprosessen

Visma anbefaler at vi følger dette løpet for å få på plass gode leverandøravtaler og gjøre gode innkjøp:

  1. Søk leverandører
    Skaff deg oversikten over hvilke tilbydere som finnes på markedet og hvem av dem som er relevante for din bedrift.
  2. Innhent tilbud
    Ta kontakter med de utvalgte leverandørene, presenter dem for ditt innkjøpsbehov og be om priser.
  3. Vurder
    Sammenlikn tilbudene du har fått inn og bestem hvilket som har best pris og kvalitet for din bedrift.
  4. Forhandle avtalen
    Gå i dialog med leverandøren du foretrekker, se om du klarer å forhandle fram en enda bedre avtale og signer.
  5. Kjøp
    Bestill og motta produktene og tjenestene du trenger.
  6. Følge med i markedsutviklingen og reforhandl
    I denne siste delen av prosessen er det mange som forsømmer seg. Når det gjelder repeterende innkjøp fra faste leverandører er det lett å glemme eller nedprioritere å sjekke om de avtalebetingelsene du i sin tid gikk inn på fortsatt er konkurransedyktige etter at det har gått en stund. Er du sikker på at leverandøren du valgte i fjor fortsatt har det beste tilbudet? Har de justert prisene sine? Har det dukket opp nye tilbydere siden sist du sonderte markedet? Er det andre som har lansert nye og bedre løsninger? Hvis du ikke overvåker og revurderer de eksisterende innkjøpsavtalene dine fra tid til annen er det fare for at du taper penger. Derfor bør du gjenta hele prosessen regelmessig, fra første til siste fase

Siden leverandørvalget er så sentralt har vi skrevet en egen artikkelserie om leverandørvalg som vi henviser til i denne sammenheng.

Ledelses- og støtteprosesser

Det er ikke nok å ha gode innkjøpsprosesser. Man må også ha gode ledelses- og støtteprosesser, sier Direktoratet for forvaltning og IKT. For å illustrere dette har de laget følgende modell for å vise ledelses- og støtteprosessenes plass i innkjøpsprosessen.

Figur – Direktoratet for forvaltning og IKT

Innkjøpsrutiner

Innkjøpsprosessen over viser hvordan et innkjøp bør gjøres, men det hjelper lite å følge denne innkjøpsprosessen hvis vi ikke samtidig har gode innkjøpsrutiner.

Direktoratet for forvaltning og IKT påpeker viktige av følgende punkt i sin guide for innkjøpsrutinene:

  • Har virksomheten kartlagt og beskrevet sine innkjøpsprosesser?
  • Blir dokumentasjonen oppdatert?
  • Er prosessarbeid organisert og ledet på en systematisk måte? Er prosessarbeidet strategisk innrettet? Finnes det en prosesseier, ansvarlig rolle?
  • Blir prosesser kontinuerlig målt og avvik adressert?
  • Lærer man av sine feil og problemer?
  • Blir prosesser benyttet i opplæring og utvikling av organisasjonen?
  • Blir prosesser benyttet i forbedrings- og utviklingsarbeid?

Kilder:

  • Bjørnland, D., Persson, G & Virum, H. (2001). Logisitkk – et lederansvar, Gyldendal Norsk Forlag AS, Oslo
  • https://www.visma.no/blogg/mange-taper-penger-i-den-siste-fasen-av-innkjopsprosessen/
  • http://www.nkrf.no/filarkiv/File/Kurs_og_konferansepdf-er/Fagkonf-12/HNilsson.pdf
Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Leverandørvalg

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Hvordan velge riktig leverandør?
    Andre artikler i serien er: 
  • Leverandører
  • Supply Chain Management (Forsyningskjedeledelse)
  • Leverandørvalg – Antall leverandører
  • Leverandørvalg – Prestasjonsfaktorer og Kapabilitetsfaktorer
  • Hvordan velge riktig leverandør?
  • Innkjøp
  • Du leser nå artikkelserien: Logistikk

      Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Logistikk prognoserLagerstyring >>
        Andre artikler i serien er: 
  • Logistikk
  • Supply Chain Management (Forsyningskjedeledelse)
  • Beskrivelse av den totale vareflyten i logistikksammenheng
  • Sentralisering og desentralisering
  • Maktforhold i forsyningkjeden
  • Distribusjonssenter og Cross-Docking
  • Tredjeparts logistikkpartner
  • Design av transportnettverk
  • Logistikkostnader
  • FIFO og LIFO prinsippet
  • Lagringssystem
  • Bestillingsystemer
  • Logistikk prognoser
  • Innkjøp
  • Lagerstyring