Det kommersielle løpet

Photo by UX Indonesia Det kommersielle løpet er betegnelsen på den delen av et outsourcingsforløp som fører frem til inngåelse av organisasjonen velge forretningsmodell. Deretter må man velge anskaffelsesprosedyre, kartlegge marked, selektere leverandørpartner, gjennomføre forhandlinger, implementere avtale og til sist bruke avtalen (Aase 2005,103-104). Samarbeid Den potensielle samarbeidsstrategien vil bare være av interesse dersom den med stor sannsynlighet lykkes i å produsere synergien som kommer begge parter til gode. En kombinasjon av gode egenskaper bør gjøre mulig for begge parter å oppnå vinn-vinn resulater ved å være mer konkurransedyktig på felles enhet. Alt dette må samspille slik at man oppnår et samarbeid som er viktig del for å kunne outsource (Roos og Krogh 1993,56). Forhandlinger Når to parter inngår et samarbeid vil det være nødvendig å forhandle fram til en avtale som gagner dem begge. En god forhandling gjennom bruk av klare argumenter og lite uenighet vil resultere i en bedre forståelse av hverandres forventninger, og dermed mindre problemer når samarbeidet inngås (Sætre 2009,178) Forhandlingsstrategi er å arbeide med sannsynligheter, og være forberedt på at det usannsynlige kan inntreffe. Man kan ikke med sikkerhet forutse hvordan motparten opplever den forhandlingen man står overfor, og heller ikke fastslå om motparten leser forhandlerens signaler på riktig måte (Knudtzon 2006,17). Hensikten er at begge parter skal oppnå en merverdi ved å inngå en avtale ved kommunikasjon og deling. Partene skal oppfatte forhandlingene som et arbeid for å løse et felles problem, hvor de kan skape kreative løsninger på felles utfordringer og problemstillinger. Formålet er at den enes fordel ikke skal bli den andres tap (Knudtzon 2006,22). Kontrakt Uforutsette hendelser og problemer kan forekomme i forbindelse med samarbeid mellom flere bedrifter. Undersøkelser viser at omkring 50 % av avtaler blir avbrutt etter tre års samarbeid, på grunnlag av et gap som oppstår mellom levert tjeneste og forventninger som bedriftene hadde da avtalen ble inngått (Cohen og Young 2006,2). Det er derfor viktig å arbeide proaktivt, og det er det usikkerhetshåndtering innebærer (Karlsen og Gottschalk 2009,399). To viktige regler er hvordan man kan forstå interne interessenters atferd og metoder, og hvordan man på en vellykket måte kan håndtere interne koalisjoner for et optimalt samarbeid (Roos og Krogh 1993,56). Det er viktig å konkretisere at kontrakthåndtering vil variere avhengig av kultur. I denne oppgaven vil norsk kultur være utgangspunktet for analyse og konklusjoner. Gesteland redegjør for viktigheten ved bruk av kontrakter i norsk kultur: «The written agreement is regarded as definitive when subsequent business disagreements arise» (2005,300). Kontrakten bør inneholde punkter som gir en utstrakt dokumentasjon, som pris og betalingsbetingelser, partenes forpliktelser, leveringstid og hvordan forsinkelser skal håndteres, kommunikasjon, hvordan konflikter skal løses og norske lover. Dette sikrer en god gjennomføring av avtalen og synliggjør ansvarsforhold. En fordel er å benytte jurister eller eksperthjelp ved utforming av kontrakten (Karlsen og Gottschalk 2008,196). Outsourcingkontrakt Et avgjørende skille mellom outsourcing og tradisjonell tjenesteyting er at administrativ og hierarkisk styring erstattes med styring ved hjelp av kontrakt. Kontrakt styres ved daglig ledelse, arbeidsavtaler og rapporter. Dette gir ledelsen et presist instrument for styring av tjenesteleveransen, med lavere kostnader (Aase 2005,15). I et outsourcingsforhold er dette et klient-leverandørforhold og en tjenestekontrakt. Det kan oppstå problemer med å drifte et hotell med flere forskjellige selskaper, derfor må det alltid foreligge en skriftlig kontrakt mellom bedriften som outsourcer og bedriften som blir outsourcet (Gottschalk 2005,37-38). Utformingen av en avtale som tar hensyn til nødvendige endringer over avtaleperioden, arbeidsdeling og bestillingsrutiner, nødvendig servicenivå og sanksjonsmuligheter, er kritiske for vellykket outsourcing (Hoff 2009,531). Rammeavtale kan beskrives som en fast ordre for å levere spesifiserte produkter til avtalte priser og andre leveringsbetingelser i en definert periode hvor kvantumet ikke er fastsatt, men stipulert. Kvantumet avtales for måneder eller et kvartal, diktert fra kjøperbedriftens salgskontrakter for perioden (Hoff 2005,505). Da styres alt innkjøp mot avtaleleverandørene, og man kan oppnå volum som gir grunnlag for rabattering (Aase 2005,24-25).