Flytt ditt nettsted til våre Lightspeed webhotell, med cPanel, og
få 3-6 ganger raskere nettsider enn i dag. Pris: fra kr. 119/pr. år.

Beskyttet innhold!

For å lese denne og våre øvrige sider må du tegne et årsabonnement og være logget inn.

Som abonnent/medlem får du tilgang til alt innholdet på sidene våre, og skulle sidene våre ikke leve opp til forventningene dine har vi en "Pengene tilbake garanti" du kan benytte.

Tegn abonnement!

    Denne artikkelen er del 4 av 14 artikler om Informasjon

Manglende innbokskontroll er en av de største syndene en leder kan begå, men før dette begrepet kan gi noen mening må vi først være enig i hva en innboks er.


Hva er en innboks?

Med innboks menes:

“Alle steder hvor du mottar meldinger om noe som krever en eller annen handling fra deg”.

Vanlige innbokser i nordmenns hverdag er idag:

  • Postkassen hvor postmannen leverer deg brevposten til deg
  • Gule lapper o.l. på kjøleskapdøra, skjermen eller andre steder
  • Innboksen til e-postsystemet du benytter
  • Innboksen for tekstmeldinger (SMS) på din mobil
  • Innboksen for direkte meldinger (messanger) fra sosiale medier, forums o.l.

Meldingene som du mottar i disse innboksene krever en eller handling fra deg. De er med andre ord en uløst oppgave. En innboks kan derfor ses på som:

“Et sted hvor hvor du finner dine uløste oppgaver”

Alle steder der oppgaver blir liggende kaller vi en innboks, mens de stedene hvor oppgavene bare drifter forbi, uavhengig av om vi gjør noe med dem eller ikke, kalles en nyhetsstrøm.

Hva er innbokskontroll?

Med innbokskontroll menes:

“I hvilken grad du har kontroll over alle innboksene i livet ditt, f.eks. postkassen, mobilen og e-post”.

Hvorfor er innbokskontroll viktig?

Målet med innbokskontroll er å sørge for at du har kontroll over alle uløste oppgaver, slik at du kan prioritere dem etter deres viktighet. Dette for å sørge for at du:

  • ikke overser viktige oppgaver
  • bruker minst mulig tid per oppgave
  • kan prioritere de viktige oppgavene foran de mindre viktige
  • bruker dine mentale ressurser på å være kreativ og effektiv, ikke på å huske alt du skulle ha gjort

Innbokskontroll er viktig fordi det er vanlig at en leder mottar mange meldinger i sine innbokser daglig. Noe som gjør at mange ledere har en ganske rotete innboks som det er lett å miste kontrollen over. Manglende innbokskontroll fører til tap av autoritet, flaskehalser, misforståelser, kriser og tap av kunder, penger, ansatte osv. For å holde kontroll på innboksene til lederen trenger vi derfor et system som fungerer.

Hvor god innbokskontroll har du?

Start med å stille deg selv følgende spørsmål:

  1. Hvor mange e-poster, SMS, gule-lapper og andre beskjeder får du i løpet av en dag?
  2. Hvilke rutiner følger du for å skille ut viktige meldinger fra uviktige?
  3. Får du med deg alle viktige meldinger?
  4. Hva gjør du med disse meldingene videre?
  5. Får alle som sender deg en melding svar samme dag og hvor lang tid går det før de får et svar?

Svarene avgjør hvor god innbokskontroll du selv har. Mange mener de har en god innbokskontroll, mens omgivelsene ikke er av den samme oppfatningen. For eksempel fordi de mener at de aldri får svar fra, eller at de får svar, men fra informasjon som er bygget på gammel informasjon.

Målet med innbokskontroll

Siden innboksens størrelse er et uttrykk for hvor mange uløste oppgaver du har, kan vi si at målet med innbokskontroll er:

“Færrest mulig meldinger i innboksen og størst mulig kontroll over de som er der”.

Hvordan få best mulig innbokskontroll?

For å å få færrest mulig oppgaver i innboksen og størst mulig kontroll over oppgavene som ligger der må vi gjøre en av tre ting:

  1. Jobbe mer
  2. Bruke mindre tid per oppgave
  3. Velge vekk oppgaver

Å jobbe mer er for de fleste ikke særlig formålstjenlig, da de fleste av oss jobber mer enn nok. En bedre strategi er å bruke mindre tid per oppgave og prioritere oppgavene etter viktighet, slik at vi kan velge bort de oppgavene som ikke er svært viktige for oss.

For å oppnå dette må vi praktisere følgende tre regler:

  1. Oppgavetenkning
  2. Unngå utsettelser
  3. Unngå avbrudd

Hva er din største innboks?

Første steg er å oppdage hvor det samler seg oppgaver. Det kan være gule lapper fra sentralbordet, brevhylla eller innboksen i epost-programmet. Dette forteller deg hvor du bør rette innsatsen mot for å oppnå en bedre innbokskontroll.

Skill mellom innboks og arkiv

Neste steg er å skille mellom innboks og arkiv. I innboksen skal det kunne ligge uløste oppgaver. Så snart en oppgave er løst flyttes oppgaven (meldingen) fra innboksen til et søkebart arkiv.

For ditt e-postsystem kan dette gjøres så enkelt som å opprette en eller flere undermapper til din innboks, slik at du kan flytte alle løste e-posthenvendelser til disse mappene så fort oppgaven er løst. På denne måten sørger du får at kun uløste oppgaver forblir liggende i din innboks. Dette er lagt mer effektiv enn å markere alle e-postmeldinger du må komme tilbake til som “ulest” eller lignende. Ligger bare uløste oppgaver i innboksen er du garantert at oppgaven ikke blir glemt eller at den blir liggende unødvendig lenge i innboksen uløst.

Skru av alle lyd-varslere

Et godt råd for å få til en god innbokskontroll er å skru av lyd-varselet i e-postsystemet og mobilen for å hindre at man til stadighet blir avbrutt. Vi mennesker er nemlig nysgjerrige av natur, og en ny oppgave vil dermed virke mer fristende enn den vi allerede holder på med.

Jobb systematisk med å tømme innboksen

Mennesker forventer ikke svar på en mail i løpet av minutter, men i løpet av rimelig tid. For å kunne jobbe strukturert og systematisk bør du derfor ikke sjekke og svare på e-postene fortløpende, da dette resulterer i at du til stadighet blir avbrutt.

En bedre strategi er å sjekke e-posten for eksempel fire ganger per dag, eller sjeldnere dersom man har en ute-jobb, for så å gå igjennom alt som ligger i innboksen før man går videre til andre oppgaver. Dette er en langt bedre tidsutnyttelse enn å switche frem og tilbake mellom å sjekke e-post og gjøre andre oppgaver.

Mange oppgaver (e-postmeldinger, SMS e.l.) krever lite handling. Mange oppgaver vil bare være å slette e-posten, mens andre krever et kort og raskt svar før e-posten slettes. Kun noen få krever massivt arbeid fra din eller andres side. Ved å lage gode systemer kan man dermed enkelt oppstå større kontroll over oppgavene ved å sørge for at innboksen nesten alltid er tom gjennom å bruke mindre tid per oppgave gjennom å jobbe systematisk med å tømme innboksen ved jevne intervaller istedenfor kontinuerlig. 

Skill mellom oppgave- og referanseinformasjon

Vi tar ofte vare på viktig informasjon fordi det et nettopp viktig. At en e-post er viktig, er ikke det samme som at den krever handling fra deg. Videre må derfor skille mellom:

  • Oppgaveinformasjon – en melding som krever at du aktivt gjør noe nå for å løse oppgaven
  • Referanseinformasjon – en melding om noe som er gjort eller skal gjøres i fremtiden og som du av den grunn trenger å ta vare på, f.eks. flybillettene til sommerferien som begynner om to måneder. Den er viktig først når du skal sjekke inn, men ikke nå.

Oppgaveinformasjonen skal bli liggende i innboksen til oppgaven er gjort, mens vi all referanseinformasjon må overføres til et eget søkebart arkiv for å sørge for at meldingen ikke forstyrrer for de andre prioriterte ugjorte oppgavene.

Unngå utsettelser

Unngå utsette noe du kan gjøre nå. Oppgaven forsvinner aldri bare fordi du utsetter den, og lengre du utsetter oppgaven må du huske på den og jo vanskeligere blir det å utføre den, da du har glemt mye av bakgrunninformasjonen som avgjør løsningen. Dette kan illustreres slik:

Figur: it-forum.no, Jørn Klippersund

Lag håndteringsregler

For å få god innbokskontroll kreves det av vi lager noen håndteringsregler som angir hvordan vi skal håndtere oppgavene i innboksene våre (Ørjasæter m.fl. 2015, 74-75).:

  • Alle e-poster som ikke trenges å gjøre noe med, slettes.
  • E-poster som innebærer endring i timeplanen føres opp og slettes.
    Noen e-poster videresendes til andre, med kopi til avsender med beskjed om at saken må håndteres av andre. Deretter slettes e-posten.
  • Noen e-poster overføres til egne mapper, for eksempel referansearkivet som inneholder mange tusen søkbare e-poster.
  • Noen avsendere blir logget i adresseboka før e-posten slettes 

Dette krever en del pågangsmot og kraft å gjennomføre, men til slutt vil det gi kontroll over e-postene.

Gi korte bekreftende svar

En leder bør gi korte svar på alle e-poster, bare for å vise at de har mottatt e-posten og bryr seg. Mottar en ansatt som sender lederen en e-post aldri noe svar fra lederen vil de lett begynne å lure på om sjefen er sur, uenig eller bare totalt uinteressert i innholdet. Dette dreper motivasjonen til den ansatte.

Unngå kopi-syken

Hvis du mottar altfor mange e-poster er det mulig at virksomheten lider av kopi-syken. Dette innebærer at de medarbeiderne sender lederen en kopi av enhver e-post de sender kundene eller andre fordi de er uselvstendige, engstelige eller håper at lederen roser dem. Her må man gjøre det til regel at lederen bare settes på kopi dersom det er relevant.

Dersom man får for mange e-poster, må man svare ”hvorfor er jeg på kopi her? Sett meg kun på kopi dersom det er nødvendig at jeg leser og tar stilling til noe”. Det sendes ut mye unødvendig og uønsket stoff via e-post. Masseutsendt og uadresserte meldinger fra ukjente avsendere, såkalt spam, er blitt en plage for de fleste. E-post er ikke egnet til masseutsendelser. Bruk andre kanaler dersom du vil nå alle (Erlien 2012, 228).

En god regel for e-post-vettregel er: Misbruk ikke andres innboks. Sender du avgårde
en e-post til en annen persons innboks, må du ha god grunn til det. Du må også stå
ansvarlig for det som står i e-posten. En leder uten innbokskontroll er en dårlig leder,
og han risikerer å bli en dårlig leder på alle plan, også selv de han virkelig er opptatt
av (Ørjasæter m.fl. 2015, 77).

Kilder:

  • Erlien, Bente. 2012. Intern kommunikasjon. Planlegging og tilrettelegging. Oslo.
    Universitetsforlaget; 4 utgave.
  • Ørjasæter, Elin. Krakvik, Birgitte Stenvik. Stang, Trond. 2015. Arbeidsrett for ledere,
    Ansettelse-oppfølging-endring. Fagforlaget Vigmostad & Bjørke AS.
Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Informasjon

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Hvor mye informasjon trenger vi ?Informasjonstyper (datatyper) >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Informasjon
  • Fra preindustrielt til postindustrielt samfunn
  • Hvor mye informasjon trenger vi ?
  • Innbokskontroll
  • Informasjonstyper (datatyper)
  • Informasjonsbruk
  • Informasjonsøkonomi
  • Informasjonen skal bygge bro mellom kjerneprosessene
  • Informasjonsstruktur
  • Visualiser din nye informasjonsstruktur
  • Informasjonsdeling
  • Internkommunikasjon
  • Informasjonsanalyse
  • GDPR («General Data Protection Regulation»)