Prosjektnedbrytning (WBS : Work Breakdown Structure)

For å kunne planlegge hvilke ressurser som kreves og hvor lang tid et prosjekt vil ta er vi nødt til å bryte opp hele prosjektet i mindre delmål og videre til arbeidsmål for arbeidsoppgavene og aktivitetene som skal gjennomføres i de ulike prosjektfasene.

Hva er prosjektnedbryting (Work Breakdown Structure)?

Prosjektnedbrytning, også kjent som Work Breakdown Structure (WBS) eller arbeidsstruktur på norsk, vil si at milepælplanen som viser det totale arbeidet som skal utføres i hver fase blir delt opp i mindre, klart avgrensende og håndterbare arbeidsmål, med tilhørende arbeidsoppgaver og aktiviteter som skal utføres innenfor en bestemt tid, med bruk av bestemte ressurser for å holde seg under en viss kostnad. WBS er dermed en detaljert oversikt over arbeidsoppgaver som må gjennomføres for å nå prosjekts mål.

Hensikten med denne nedbrytingen og strukturering er å:

• gi oversikt over prosjektets innhold og oppbygning
• gi forutsetninger for, og å konkretisere delmål og arbeidsmål
• gi utgangspunkt og rammmer for de planen som skal lages, på forskjellige nivåer
• detaljere prosjektet slik at arbeidsmål, dvs. delresultater kan identifiseres og bli gitt tidsfrister.

Prosjektnedbrytingen skal gi oss en forståelse av hva prosjektet består av og hvilket arbeid som må gjøres i prosjektet for å nå prosjektmålene. Ved å sette opp en WBS får vi dermed definert hvilket ressursbehov hver enkelt oppgave har og hvor lang tid oppgaven eller aktiviteten vil ta å gjøre. Vi kan faktisk gå så langt som å si at prosjektnedbrytning er nødvendig for å oppnå en effektiv oppfølging av prosjektgjennomføringen.

Nedbrytningen er med på å angi to viktige forhold (Karlsen, 2012):

1. Hvilke oppgaver som inngår i prosjektet
2. Hvilke relasjoner som gjelder mellom disse oppgavene (struktur)

Grov strukturering

Første steg i prosjektnedbrytingen er nedbrytingen av resultat-, prosess- og effektmålet til mindre delmål sentralt (et delmål er ofte en milepæl), hvor det totale arbeidet deles opp i kortere etapper (faser) som kan planlegges hver for seg.

Et delmål markerer avslutning av en etappe og er normalt en beslutningspunkt når det gjelder videreføring av prosjektet (milepæl). Delmålene bør oppfylle SMART kriteriene til et mål og de bør beskrive et bestemt resultat som skal foreligger (gi grunnlag for en evt. beslutning), inkl. kriterier for å konstatere at målet virkelig er nådd. Diffuse og vage formuleringer bør unngås.

Eks: “Rapport fra utredningsfasen er ferdig”
— hva betyr ferdig?

“Rapport fra utredningsfasen er utarbeidet i henhold til kravene (f.eks. i virksomhetens prosjekt håndbok) og er godkjent (f.eks. av prosjektansvarlig)”
— her defineres både kvalitetskrav og ansvaret for å fastslå at milepælen er nådd.

Fin strukturering

For å få full oversikt og bli i stand til å analysere prosjektet er det nødvendig å bryte videre ned fasene i delprosjektoppgaver og aktiviteter (fin strukturering) med hvert sitt delmål/arbeidsmål.

Arbeidspakke

Det nederste nivået kalles alltid arbeidspakke og kan inneholde et antall aktiviteter som skal gjennomføres. Aktivitetene angir hvilket arbeid som er nødvendig for å ferdigstille arbeidspakken. Aktiviteter er utgangspunkt for estimering, tidsplanlegging, utførelse, monitorering​ og kontroll av prosjektarbeidet. Til hver arbeidspakke er det gjerne definert en leveranse. Det kan også være angitt en milepæl.

Fremgangsmåter for hierarkisk nedbryting

De to vanligste fremgangsmåtene for en hierarkisk nedbryting på er:

• funksjonsorientert struktur – funksjonelle krav til sluttprodukt er utgangspunkt
• aktivitetsorientert struktur – arbeidsoppgavenes art er utgangspunkt – dvs. strukturen blir fagorientert

Mest vanlig er å velge en kombinasjon av funksjons- og aktivitetsorientert strukturering. Valget av strukturering vil bli avgjort av hva vi ønsker å holde styringen på og vil varierer etter hvilken fase og planleggingsnivå vi befinner oss på. Å lage en slik hierarkisk struktur er et hjelpemiddel vi kan omforme videre til fremdriftsplaner på flere nivåer hvis ønskelig. Detaljeringsgraden bør ikke bli høyere enn nødvendig for styringen (så ikke overdriv).

Aktivitetsoppdeling

Husk i denne sammenheng at en uheldig aktivitetsoppdeling kan skape problemer senere. Momenter som vi bør ta hensyn til er:

1. Kontinuitet – en aktivitet må kunne utføres sammenhengende
2. Ansvarsområde – en aktivitet bør tilligge ett ansvarsområde
3. Detaljeringsgrad i aktivitetsoppdelingen
4. En god beskrivelse av hver aktivitet må forberedes.

Kontinuitet

Aktiviteten bør utføres uten at den må avbrytes, f.eks. fordi en annen aktivitet ligger imellom første og siste del av aktiviteten.

Eksempel: Aktiviteten <Elektrisk Installasjon> kan ikke utføres kontinuerlig fordi aktiviteten <Montere Veggplater> ligger mellom første og siste del av <Elektrisk Installasjon>>, dvs. vi har tre aktiviteter i sekvens:

<Skjult Elektrisk Installasjon>
<Montere Veggplater>
<Kompletterende El. Inst. på Veggplater>

Ansvarsområde

Aktivitetene bør ikke spenne over flere ansvarsområder, da det gjør det vanskelig å styre og følge opp den enkelte aktivitet.

Eksempel: Organisasjonen på et verksted vil påvirke aktivitetsoppdelingen. Har man for eksempel ansvarsområdene maskinarbeider og rørarbeider, bør man ikke opprette aktiviteter som omfatter montasje av både pumper og rør.

Detaljeringsgrad

Prosjektet må brytes ned i aktiviteter til en detaljeringsgrad som er hensiktsmessig for styringen av prosjektet – Styringsgraden.

Eksempel – bygging av et skip
Antall aktiviteter som skal til for å gi et tilfredstillende resultat, vil variere fra område til område av skipet. I maskinrommet vil det ofte være mange og kompliserte avhengigheter, derfor bør aktivitetene her være mer detaljerte enn for eksempel aktivitetene på dekket.

Hovedaktivitetene kan brytes ned til flere Detaljeringsnivåer. 

Beskrivelse

Hver aktivitet bør ha en kort tekst beskrivelse (20 til 50 karakterer) som beskriver aktiviteten og ønsket resultat/gevinst. Forkortelser brukes her ofte. Under finner du et eksempel på en aktivitetsbeskrivelse.

I tillegg kommer dokumentasjon som definerer nøyaktig hva inngår i aktiviteten med arbeidets rekkefølge, arbeidsmetodene osv. med referanser til arbeidstegninger, kvalitets standarder osv.

Hvordan lager en arbeidsstruktur?

Det finnes ingen fasit på hvordan du skal gå frem for å bryte ned prosjektet i en arbeidsstruktur, men under finner du Jon Arve Wålberg sin måte å angripe utfordringen på:

1. Start med et blankt ark eller og post-it-lapper

Tegn en boks øverst midt på arket. Her skriver du navnet på prosjektet. Tenk over hvilke hovedleveranser, eller delprosjekter, prosjektet består av. Lag en boks for hver av disse leveransene under den øverste boksen. Dette kalles delprosjektnivå.

2. Tenk på hvilke leveranser delprosjektene består av

Lag en boks for hver av disse leveransene under delprosjektet. Disse leveransene kalles arbeidspakker og nivået kalles arbeidspakkenivå. Arbeidsoppgavene som utføres i hver arbeidspakke kalles aktiviteter.

3. Ansvaret for planlegging og gjennomføring av en aktivitet skal ligge hos en person

Samtidig er det viktig å sørge for at alle har en felles oppfatning av prosjektet slik at du unngår forvirring.

4. Alle bokser på alle nivå bør få en unik identitet

Dette kan eksempelvis bestå av 1 på prosjektnivå, 1.1, 1.2 etc. på delprosjektnivå, 1.1.1 og 1.1.2 arbeidspakkenivå og 1.1.1.1 og 1.1.1.2 på aktivitetsnivå. Dette gir elementene en entydig identifikasjon og hjelper deg til å holde oversikt i prosjektnedbrytningsstrukturen.

5. Beskriv innholdet i aktivitetene

Kalles ofte for et KTR-ark. Beskrivelsen skal inneholde arbeidet som skal utføres med et fornuftig detaljeringsnivå, krav til kvalitet, ressursbehovet – R, kostnadene – K, og tidsforbruket – T. KTR-beskrivelsen skal også inneholde navnet på aktivitetsansvarlig.

6. Kvalitetskrav, også kalt akseptansekriterier, er viktig

Dette er målbare forhold som gjør det mulig å sjekke om aktiviteten tilfredsstiller kravene til kvalitet når arbeidet er utført.

7. Lag et dokument for oppsummering

Dokumentet skal beskrive prosjektnedbrytningsstrukturen. Husk å inkluderere KTR-arkene.

Følger du punktene over, vil du ha et godt grunnlag for å etablere en tidsplan, kostnadsestimat og ressursoversikter i ditt prosjekt.

Kilder:

• Andersen, E. S. (2018). Prosjektledelse – et organisasjonsperspektiv. Oslo: Fagbokforlaget.
• Karlsen, J. T. (2012). Prosjektledelse: fra initiering til gevinstrealisering. Oslo: Universitetsforlaget
• Rolstadås, A., Olsson, N., Johansen, A. & Langlo, J. A. (2011). Praktisk prosjektledelse – fra idé til gevinst. Trondheim: Fagbokforlaget.
• Wålberg, Jon Arve. Hentet 25.01.20: https://www.prosjektbloggen.no/en-enkel-oppskrift-pa-en-arbeidsnedbrytningsstruktur