Kompetansemål og kompetansestrategi

Kompetansemål og kompetansestrategi – kjernen i virksomhetens kompetanseplan

Virksomhetens kompetansemål og kompetansestrategi står sentralt i kunnskapsledelse og for ledere som ønsker å utvikle en lærende organisasjon, med en god læringskultur, som er istand til å gjøre virksomhetens kompetanse til ett strategisk konkurransefortrinn for virksomheten. Til sammen utgjør kompetansemål og kompetansestrategi kjernen i virksomhetens kompetanseplan. 

La oss se litt nærmere på hva vi legger i begrepene og hvordan du bør gå frem for å utvikle og implementere effektive kompetansemål med en kompetansestrategi som forteller hvordan kompetansemålet skal nås.

Kompetansemål

Kompetansemål er offisielle mål for læringen og kompetanseutviklingen til en virksomhet, en gruppe og individene i organisasjonen, sett i forhold til virksomhetens samlede læring- og kompetansebehov i en planperiode. Dette er spesifikke mål som beskriver de kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som en person, gruppe eller en organisasjon ønsker å oppnå innen en bestemt tidsramme. Målene gir en klar retning for kompetanseutvikling og er avgjørende for å sikre at kompetansen matcher de strategiske behovene til en organisasjon.

Hvorfor trenger vi kompetansemål?

I dagens kunnskapssamfunn, hvor organisasjonens samlede kompetanse og måten medarbeideren bruker denne kompetansen til å løse sine daglige utfordringer er det som primært skiller to konkurrerende virksomheter fra hverandre, er kunnskapsutvikling og -forvaltning blitt kilder til strategiske konkurransefortrinn for alle virksomheter.

Alle virksomheter trenger derfor en kompetanse visjon for virksomheten som helhet. En visjon som støttes av ulike målbare kompetansemål for hvert enkelt læringsnivå i virksomheten. Spesielt viktig er dette for virksomheter som ønsker å utvikle en lærende organisasjon som drives av en godt fundert læringkultur i organisasjonen.

Ved at det blir satt opp definerte kompetansemål for de ulike delene av organisasjonen og hver enkelt individ blir det klart for alle hvilken kunnskap som er mangelfull i organisasjonen og dermed må utvikles og deles. Dette er viktig, da ikke all kunnskap er nyttig kunnskap.

Det er heller ikke slik at vi har kapasitet til å utvikle all kompetanse som kan være ønskelig. Det er derfor i grensesnittet mellom hva vi har kapasitet til å utvikle av kompetanse og hvilken type kompetanse som blir viktig som vi må fokusere på.

Kompetansemål er viktig fordi de hjelper organisasjoner med å:

• Klarlegge forventninger: Definerer hva som forventes av ansatte på ulike nivåer og i forskjellige roller.
• Styre kompetanseutvikling: Fokusere opplærings- og utviklingsaktiviteter på spesifikke områder som er viktige for organisasjonen.
• Måle fremgang: Uten klare mål er det umulig å vite om vi har nådd målet eller ikke. Klarer mål er derfor nødvendig for å kunne evaluere hvor godt ansatte oppfyller de nødvendige kompetansekravene og hvor effektiv kompetanseutviklingen er.
• Motivere ansatte: Gi ansatte klare mål å jobbe mot, noe som kan øke deres motivasjon og engasjement.

Kunnskapsdeling

Kompetansemålene spiller også en sentral rolle i kunnskapsdelingen mellom avdelinger, grupper og kollegene i organisasjonen, da kompetansemålet setter et konkret mål for dette samarbeidet og de sosiale relasjonene som utvikles. Kompetansemålene gjør også at de sosiale relasjoner som utvikles med kolleger blir mer forpliktende ved at alle får en felles forståelse av målene som skal nås. Sjansene for å lykkes øker dermed betraktelig.

Medarbeiderne må føle eierskap til kompetansemålene

En av de største feilene ledere gjør når de skal definere virksomhetens ulike kompetansemål er å glemme at alle medarbeidere alltid vil ha sine egne personlige målsetninger som de jobber aktivt for å nå. Kommer virksomhetens offisielle kompetansemål i konflikt med medarbeidernes personlige mål oppstår det en målkonflikt hvor virksomhetens offisielle kompetansemål alltid vil tape til fordel for medarbeidernes personlige kompetansemål. Dette fordi medarbeidernes personlige mål alltid oppfattes som viktigere for dem enn virksomhetens målsetninger. 

For å lykkes med å utvikle kompetansemål som virker motiverende på medarbeiderne og som samtidig resulterer i at virksomhetens kunnskapsvisjon blir nådd, må virksomhetens kunnskapsvisjon og kompetansemål være i tråd med medarbeidernes personlige mål. 

Delaktighet og medbestemmelse er derfor viktige stikkord når virksomheten skal utvikle gruppene og individenes offisielle kompetansemål, slik at de føler seg fortrolig med og eierskap over kompetansemålene de skal nå.

For at medarbeidernes individuelle kompetansemål skal virke motiverende på dem og skape jobbtilfredshet forutsettes det at de har et godt bilde av hva kravet til kompetansen er. I dette ligger det at medarbeiderne må ha den nødvendige forståelsen av hva det innebærer å være kompetent i denne organisasjonen.

Kompetansemålene må videre henge sammen med læring og synliggjøre viktige læringsarenaer for kunnskapsutvikling. I denne sammenheng er det viktig å ikke glemme at den tause kunnskapen normalt er viktigere enn den eksplisitte kunnskapen. Virksomheten må derfor legge til rette for kunnskapsdeling av både taus og eksplisitt kunnskap når kompetansemålene skal settes.

Kunnskapsvisjon

Kunnskapsvisjon er en skriftlig formulering av den langsiktige og overordnede kursen for kunnskapsutviklingen i virksomheten. Kunnskapsvisjonen er ikke spesifikk, da dens oppgave bare er å angi den langsiktige og generelle kursen for kunnskapsutviklingen.

For at kunnskapsvisjonen skal kunne brukes i praksis må den derfor brytes ned i klare, definerte kompetansemål for hver enkelt avdeling, gruppe og individ i organisasjonen. Mål som støtter opp under denne langsiktige kunnskapsvisjonen.

Dette er nødvendig for at alle i virksomheten skal vite hva som forventes av dem og for å sørge for at alle jobber mot den samme kunnskapsvisjonen i sine læringsprosesser.

Disse kompetansemålene må dessuten være målbare slik at det er mulig å måle om de når sine mål for kompetanseutviklingen eller ikke. Ideelt sett bør disse kompetansemålene inngå som en del av virksomhetens, avdelingenes, gruppenes og individenes målkort i virksomhetens balanserte målstyring.

Kompetansevisjonens funksjon er å gi virksomhetens kompetanseutvikling en klar definert retning, slik at alle vet hvilken kompetanse virksomheten ønsker å utvikle og hvorfor virksomheten ønsker denne kompetansen. Mangler virksomheten en kunnskapsvisjon, vil alle prøve å utvikle sin egen kompetanse, basert på sin egen vurdering om hva slags kompetanse som det er viktig å ha. Resultatet blir da at virksomheten ikke har noe som helst kontroll eller innflytelse over virksomhetens samlede kompetanseutvikling og er derfor noe som må unngås.

Utvikling av kompetansemål

For å utvikle gode kompetansemål må kunnskapslederen: 

Identifisere dagens og fremtidens kompetansebehov – fordelt på avdelinger og roller gjennom å analysere forretningsmål, forretningsstrategi og de tilhørende målene og strategiene til denne overordnede forretningsplanen.  

Avdekk og definer kjernekompetanser – Identifisere hvilke kompetanser som er kritiske for å nå disse målene.

Definer kompetansemål – Sett konkrete kompetansemål for de ulike avdelingene og rollene som oppfyller kravene som stilles til et S.M.A.R.T – mål. Dette for å sikre at målene er spesifikke, målbare, realistiske, relevante, tidsbundne, motiverende og utviklende.

Involver interessenter – Sikr at ledelsen er involvert og støtter kompetansemålene, og involvere de ansatte i prosessen for å sikre at målene er realistiske og motiverende.

Eksempler på kompetansemål

Teknologiselskap
– Mål: Øke teknisk kompetanse innen kunstig intelligens.
– Tiltak: Implementere et opplæringsprogram for AI-teknologier, inkludert kurs og praktiske workshops.
– Tidsramme: Innen 12 måneder.

Helseorganisasjon
– Mål: Forbedre kliniske ferdigheter innen hjerte- og karsykdommer.
– Tiltak: Gjennomføre spesialiserte opplæringsmoduler og sertifiseringsprogrammer for helsepersonell.
– Tidsramme: Innen 18 måneder.

Verktøy og metoder

Verktøy og metoder vi kan benytte oss når kompetansemålene skal utvikles er:

• Kompetansematrise – En visualisering av nødvendige kompetanser for ulike roller i organisasjonen. Brukes for å identifisere og dokumentere hvilke kompetanser som kreves for hver rolle.
• 360-graders tilbakemelding – Tilbakemelding fra kolleger, underordnede, overordnede og noen ganger kunder. Gir en helhetlig vurdering av en ansatts kompetanser og prestasjoner.
• Prestasjonsvurderinger – Formelle vurderinger av ansattes prestasjoner mot definerte mål. Brukes for å evaluere hvor godt ansatte oppfyller sine kompetansemål.
• Selvrapporteringsverktøy – Verktøy som lar ansatte vurdere sine egne ferdigheter og utviklingsbehov. Brukes for å identifisere områder for forbedring og utvikling.

Kompetansestrategi

Kompetansestrategi er en overordnet, langsiktig plan for hvordan læringsprosessen og læring-sirkelen skal legges opp for å utvikle kompetansen som er nødvendig for å nå organisasjonens kompetansemål. Kompetansestrategien er kartet som viser veien til kompetansemålet, eller rettere sagt: -Hvordan vi skal gå frem for å nå kompetansemålet som er satt.

Kompetansestrategi er en systematisk tilnærming for å utvikle, anvende og vedlikeholde organisasjonens kompetanser for å nå forretningsmålene. En vellykket kompetansestrategi sikrer at organisasjonen har de riktige ferdighetene og kunnskapene til å konkurrere effektivt i markedet og oppnå langsiktig suksess. Dette er viktig fordi den enkelte medarbeider er “bærer” av virksomhetens kompetanse. 

Hvorfor er kompetansestrategien viktig?

Selv om det burde være innlysende for de fleste hvorfor det er viktig at vi utvikler en formell kompetansestrategi, glemmer dessverre mange at kompetansestrategien ikke bare skal sikre at virksomheten har all den nødvendig kompetansen de trenger i fremtiden. Et minst like viktig mål er det at den enkelte medarbeider finner kompetansestrategien personlig motiverende av følgende enkle årsak:

“Når virksomhetens viktigste ressurs forsvinner ut av dørene hver kveld, blir den viktigste jobben for en leder å sørge for at de har lyst til å komme tilbake dagen etter”

En gjennomtenkt kompetansestrategi hjelper organisasjoner med å:

• Tiltrekke og beholde talenter: Sikre at organisasjonen har de nødvendige ressursene til å møte fremtidige utfordringer.
• Øke effektiviteten: Forbedre ansattes ferdigheter og effektivitet.
• Fremme innovasjon: Oppmuntre til kontinuerlig læring og utvikling for å holde tritt med teknologiske og markedsmessige endringer.
• Oppnå strategiske mål: Tilpasse ansattes kompetanser med organisasjonens langsiktige mål.

Kompetansebærere

Den enkelte medarbeider er “bærer” av virksomhetens kollektive kompetanse som er et uttrykk for den samlede kompetansen alle organisasjonsmedlemmene har til sammen. Virksomhetens medarbeidere er derfor virksomhetens kompetansebærere. Måten virksomheten klarer å organisere, gjenfinne og utnytte denne kompetansen til å nå virksomhetens mål avgjør dermed hvor godt virksomheten klarer seg i dagens kunnskapssamfunn. Å investere i de ansatte, i form av opplæring, motivering og utfordringer, er derfor en lønnsom langsiktig strategi for både for den enkelte og for virksomheten.

I mange virksomheter er utfordringen å kombinere og anvende kunnskaper som allerede finnes. Problemet er ikke at de mangler kunnskapen. Virksomheten vet bare ikke hvordan de skal klare å utnytte den på en lønnsom måte for virksomheten.

Kompetansemodell

En kompetansemodell som kan benytte når kompetansestrategien skal utvikles er modellen til Professor Linda Lai, Handelshøyskolen BI (2012). Denne modellen er gjengitt under:

Strategi fasen

Når kompetansestrategien skal utvikles er det vanlig å følge denne planleggingsprosessen: 

1. Registrering av kompetansebehov – sett i forhold til markedets behov.
2. Kartlegging av intern kompetanse – både potensiell og realisert kompetanse.
3. Kompetansemangel – GAP mellom behov og eksisterende kompetanse.
4. Plan for kompetanseoppbygging – gjennom opplæring eller rekruttering.
5. Gjennomføring av kompetanseoppbygging – organisering og tilpasning.
6. Kompetanseutnyttelse – påse at at ny kompetanse blir utnyttet.

De fire første trinnene tilsvarer strategiformuleringen, mens de to siste er knyttet til iverksettelse av strategien. Det at virksomheten besitter og utnytter kompetanse er avgjørende for dets eksistens. Kompetansegrunnlaget vil ofte være den mest vesentlige ressursen i slik sammenheng. Kompetansen må derfor vedlikeholdes, pleies og utvikles.

Utvikling av en kompetansestrategi

Punktene over kan brytes ned til følgende arbeidsmodell for utviklingen av organisasjonens kompetansestrategi.

Avdekk komptansebehov

Start med å avdekke:

• Strategiske mål: Identifisere organisasjonens langsiktige mål og strategiske prioriteringer.
• Kompetansebehov: Kartlegge eksisterende kompetanser, eksisterende og fremtidig kompetansebehov. Avslutt med å identifisere kompetansegap som må tettes.

Definer kompetansekrav

Med utgangspunkt i denne analysen defineres:

Nøkkel- og kjerne kompetanser: Bestemme hvilke kompetanser som er kritiske for å nå organisasjonens mål. Differensier på nøkkelkompetanse og kjernekompetanse.

Fremtidig kompetansebehov: Vurdere hvilke kompetanser som vil være nødvendige i fremtiden basert på virksomhetens mål, markedstrender og teknologiske utviklinger.

Utform kompetansestrategien

Utform den endelige kompetansestrategien som skal sikre at virksomheten når sine kompetansemål.

• Mål: Sette klare og målbare kompetansemål.
• Tiltak: Utvikle konkrete tiltak for å oppnå kompetansemålene, inkludert opplæringsprogrammer, rekrutteringsstrategier og interne utviklingsmuligheter.

Komponenter i en kompetansestrategi

Rekruttering og onboarding

Tiltrekke og ansette kandidater med den nødvendige kompetansen, og sikre at ale nye ansatte raskt blir produktive og integreres i organisasjonen.

Opplæring og utvikling

Utvikle og tilby opplæringsprogrammer som dekker både tekniske ferdigheter og myke ferdigheter. Fremme en kultur for livslang læring og personlig utvikling.

Karriereutvikling

Tilby veiledning og støtte for ansattes karriereutvikling. Gi muligheter for horisontal og vertikal karriereutvikling innen organisasjonen.

Prestasjonsstyring

Implementere systemer for regelmessig evaluering av ansattes prestasjoner, og gi konstruktiv tilbakemelding og støtte gjennom coaching og mentoring.

Succession Planning (etterfølgerplanlegging)

Identifisere og utvikle talenter som kan overta nøkkelposisjoner i fremtiden.

Implementering

Utarbeide en detaljert handlingsplan med tidslinjer, ansvarlige parter og nødvendige ressurser. Sikr at strategien kommuniseres tydelig til alle ansatte og interessenter.

Evaluering og oppfølging

For at kompetansemålene skal ha noen funksjon må ledelsen ved jevne mellomrom måle resultatene opp mot kompetansemålene for å avdekke eventuelle avvik, lære av innsatsen og endre læringsprogrammet for å sikre at kompetansemålene blir nådd.

Individuelle målinger kan lett bli oppfattet som kontroll. Noe som oppfattes som negativt av medarbeiderne. Mange velger derfor å kutte ut individuelle mål for medarbeiderne og kun fokusere på kollektive kompetansemål som vurderes ut i fra en måling av den samlede fellesinnsatsen.

Videre er det viktig at målingene oppfattes som rettferdige og at de faktisk måler det vi ønsker å måle. Det må ikke foretas målinger bare for målingens skyld. Bruk målemetoder og verktøy for å vurdere fremgang mot kompetansemålene. Justere strategien basert på evalueringer og tilbakemeldinger.

Mål og strategi må ses i sammenheng med arbeidsoppgavene

Vi lærer mest gjennom praksis og de erfaringene vi gjør på arbeidsplassen (Filstad 2008 og 2010). Samtidig er typer av arbeidsoppgaver viktig. Jobber vi med rutinearbeid stort sett hele dagen, er kunnskapsutvikling gjennom arbeid nærmest ikke eksisterende etter at vi først har lært dette rutinearbeidet. Jobber vi derimot med komplekse arbeidsoppgaver, vil også læringsprosessen være tilsvarende kompleks og ny kunnskap utvikles.

Kompetansemålene må derfor ses i forhold til hvilke arbeidsoppgaver den enkelte har ansvaret for. Dette gjør kompetansemålene relevante. Samtidig som medarbeiderne får en forståelse av hvorfor det er behov for denne kunnskapen de blir bedt om å utvikle.

Dynamiske kompetansemål og kompetansestrategi

Kompetanse er ingen statisk størrelse. Det er heller ikke virksomhetens kompetansebehov. Kompetansemålene og kompetansestrategien må derfor kontinuerlig evalueres, reflekteres over og vurderes i relasjon til hva som er viktige læringsarenaene og kompetansekravene i fremtiden.

Utfordringer

Utfordringer i denne mål- og strategiprosessen er:

• Ressursmangel – Begrensede ressurser kan gjøre det utfordrende å gjennomføre nødvendige opplæringsprogrammer. Løsningen er å prioritere nøkkelkompetanser og bruke kostnadseffektive opplæringsmetoder som e-læring.
• Motstand mot endring –  Ansatte kan være motvillige til å endre eller utvikle nye ferdigheter. Løsningen er å involvere de ansatte i mål- og strategiprosessen og benytte tydelig kommunikasjon for å kommunisere fordelene ved kompetanseutviklingen.
• Rask teknologisk endring – Behovet for kontinuerlig oppdatering av kompetanse for å holde tritt med teknologiske fremskritt. Løsningen er å etablere en kultur for livslang læring, også kalt lærende organisasjoner, og investere i fleksible læringsløsninger.
• Måling av kompetanse – Det kan være vanskelig å måle myke ferdigheter som kommunikasjon og teamarbeid. Løsningen er å bruke en kombinasjon av vurderingsmetoder, inkludert observasjoner, tilbakemeldinger, og selvvurderinger.

Oppsummering

Kompetansemål er avgjørende for å sikre at ansatte og organisasjoner utvikler de nødvendige ferdighetene og kunnskapene for å møte fremtidige utfordringer. Gjennom systematisk analyse, definering, implementering og evaluering av kompetansemål og kompetansestrategi, kan organisasjoner styrke sin konkurranseevne og sikre bærekraftig vekst. 

En solid kompetansestrategi er essensiell for å sikre at en organisasjon kan møte fremtidige utfordringer og utnytte muligheter.

Effektiv kommunikasjon, involvering av interessenter, og bruk av passende verktøy og metoder er nøkkelen til suksess i arbeidet med kompetansemål og kompetansestrategi. Ved å fokusere på rekruttering, opplæring, karriereutvikling, prestasjonsstyring og etterfølgerplanlegging, kan organisasjoner bygge en sterk og fleksibel arbeidsstyrke.