Formalisering er oftest skriftelige policyer og prosedyrer, og kan ta former som regler, formelle prosedyrer, organisasjonskart, organisasjonsmanualer, jobb beskrivelser, jobbspesifisering, komiteer, møtereferater og symbol (Stewart, 1993).
Formalisering har to ytterpunkter som er orden/system og fleksibilitet. Her gjelder regelen:
Jo mer formalisert en organisasjon blir, jo mindre fleksibel blir den
Alle organisasjoner trenger både forutsigbarhet i hvordan arbeidet skal utføres og en fleksibel struktur som er i stand til å tilpasse seg de stadig skiftende omgivelsene. Det gjelder dermed å finne en god balanse mellom behovet for stabilitet/forutsigbarhet og fleksibilitet.
Fordelene med stor grad av formalisering (system) er klarhet, sikkerhet, hurtighet, effektivitet, kontroll og likhet i systemet. Klare regler og prosedyrer og formelle skriftlige regler kan fortelle både ansatte og klienter hva organisasjonen kan og ikke kan gjøre. Ulemper med sterk formalisering er at det i liten grad oppmuntrer til initiativ, og kan føre til unnasluntring. I tillegg tilpasser en seg dårlig til endring, fordi folk blir vant til å følge formelle prosedyrer. Ved endring blir det dermed vanskeligere å forandre seg og de bruker lengre tid. Folk som er vant til tilpasse seg, vil sannsynligvis tilpasse seg endringer raskere også.
Ifølge Lawler og Worley (2006) kan formalisering i form av detaljerte jobbeskrivelser være til hinder mot endring. De argumenterer at jobbeskrivelser er dyre å lage og fungerer ofte som en hindring mot endring fordi de ofte er begrenset, vanskelig å endre og utdatert. Deres alternativ til jobbeskrivelser er en struktur som er karakterisert av dynamisk arbeidsoppgaver og arbeidsforhold.
Av dette ser en at ytterpunktet fleksibilitet er bedre egnet til endringsprosesser enn system, med en høy grad av formalisering. Dette fordi formaliserte prosedyrer fører til liten fleksibilitet og gir de ansatte liten trening i å endre seg. Ifølge Englehardt og Simmons (2002) er strategisk fleksibilitet mer og mer ettertraktet i dagens raskt endrende og forandrende verden.
Et minimum for alle stillinger er at det utarbeides følgende formaliserte dokumenter for å oppfylle norsk lov og den enkeltes behov for å vite hva som forventes av dem, samt hvilke prosedyrer og regler de er pålagt å følge:
Arbeidsavtale
Norsk lov krever at alle ansatte har en arbeidsavtale mellom dem og arbeidsgiveren (virksomheten). Den skal angi hvilken stilling de har, deres viktigste arbeidsoppgaver, arbeidssted, arbeidstid og lønnsforhold, for å ha nevnt noen av de formelle kravene til ansettelsesforholdet.
Arbeidsavtale er en avtale mellom virksomheten og arbeidstaker, som regulerer rettigheter og plikter i arbeidsforholdet.
I Norge er det et krav etter arbeidsmiljøloven § 14-5 at det skal inngås skriftlig arbeidsavtale ved ethvert ansettelsesforhold.
Private selskaper kan i prinsippet ansette hvem de vil, men arbeidsmiljøloven setter en del minimums betingelser som må overholdes. Det vil si at det ikke er lov til å ansette noen med dårligere betingelser eller rettigheter enn det de har etter Arbeidsmiljøloven.
