Selv om det er fristende å starte rekrutteringsarbeidet umiddelbart i det øyeblikket noen slutter, er dette en ”dødsstraff”!
I 2010 ble det beregnet at feilansettelser kostet det norske næringslivet 2,4 milliarder kroner i året. Dette understreker hvor viktig vellykkede rekrutteringsprosesser er.
Rekrutteringsprosessen bør derfor alltid starte med en skikkelig behovsavklaring og først når vi har en behovsanalyse som viser at behovet for en nyansettelse er reelt bør vi gå videre og gjennomføre en grundig stillingsanalyse (jobbanalyse) som munner i en kravprofil for stillingen.
Innholdsfortegnelse
Hva er en stillingsanalyse?
En stillingsanalyse, også kalt en jobbanalyse, er en:
“Analyse av stillingen for å komme frem til hvilke oppgaver og ansvar stillingen skal ha, hvem som skal være nærmeste overordnede, hvilke mål stillingen må nå og hvilke krav stillingen ellers må oppfylle”
Stillingsanalysen går ut på å avgjøre:
- Hvilke oppgaver og ansvar som inngår i stillingen?
- Hvilke mål stillingen må nå for at ansettelsen skal være å anse som en suksess?
- Hvor i organisasjonsstrukturen skal stillingen plasseres og hvilke betingelser må inngå?
- Hva trenger man av kompetanse og erfaring for å løse oppgavene?
- Hvilke personlige egenskaper bør vedkommende som skal fylle stillingen ha?
- Hvilke krav stiller virksomheten til søkere på denne stillingen?
Selv om den nye medarbeideren kanskje bare skal erstatte en som slutter, er det ikke sikkert at oppgavene skal være nøyaktig de samme. Kanskje bør det legges til noen flere oppgaver eller kanskje bør noen fjernes.
Intervju med den som slutter
For å avgjøre dette bør du alltid ta en seriøst intervju med den som slutter i sin stilling for å avgjøre:
- Hvorfor valgte du å si opp stillingen?
- Hvilke oppgaver er overflødig i denne stillingen eller av andre årsaker bør omplasseres?
- Hvilke oppgaver bør legges til stillingen for at den skal bli mer meningfull og gjøre det enklere å utføre jobben på en god, rask og rasjonell måte?
- Hva bør forandres med tanke på fremtidige ansatte i denne stillingen?
Vedkommende som slutter er den som kjenner stillingen og dens innhold og utfordringer best og er derfor den personen som best er istand til å uttale seg om stillingens innhold og virkemåte. De som slutter har ingenting å tape på å fortelle sannheten. De vil derfor svare mer ærlig på sensitive spørsmål enn de som allerede jobber i organisasjonen. Utnytt denne muligheten med å få den som slutter til å redegjøre for hva virksomheten bør endre og vektlegge når de rekrutterer en ny person til denne stillingen.
Evaluer deretter dette møte med deg selv, hvor du stiller deg følgende spørsmål:
- Hvilke mennesketyper jobber allerede i denne avdelingen ?
- Hvilke mennesketyper savnes, hvem kan tilføre avdelingen noe nytt, skape bedre harmoni i personalsammensetningen og øke effektiviteten.
- Hvilke mennesketyper bør den som skal ansettes ha for å passe inn blant de som allerede jobber i organisasjonen ?
- Hva innebærer det aktuelle arbeidet og hvordan er det samordnet med andre arbeidsoppgaver ?
Sentrale spørsmål i stillingsanalysen
Sentrale spørsmål i stillingsanalysen er:
- Hvilke arbeidsoppgaver er tillagt stillingen? Disse kan med fordel angis i prosent med hensyn til tidsbruken.
- Hva er arbeidsmålene/resultatmål for stillingen? (Kvantitativt og kvalitativt)
- Hvilke konkrete ansvarsområder er tillagt stillingen?
- Hvilken beslutningsmyndighet er tillagt stillingen og på hvilke områder?
- Hvilke rammebetingelser begrenser stillingens handlefrihet?
- Hvem er overordnede og eventuelt underordnede i forhold til denne stillingen?
- Hvem er stedfortreder for stillingen ved fravær, og hvem er tilsvarende denne stillingen eventuelt stedfortreder for ?
- Hvilket nettverk (kontaktflate) skal stillingen forholde seg til internt og eksternt?
- Hvordan skal stillingen innordnes (delta, lede etc.) med hensyn til eksisterende team?
- Hvilken framtidig utvikling (karriere, ansvarsutvikling, nye oppgaver etc.) er tiltenkt stillingen?
Mljøanalyse
Hva særpreger avdelingens eller organisasjonens arbeidsmiljø og eventuelt fysiske omgivelser?
- Indre miljø: Omgangstone, arbeidsantrekk, arbeidsvaner, delaktighet, sosialt ansvar, etc.
- Ytre miljø: Særtrekk ved lokalmiljøet, transportforhold etc
Hva skal stillinganalysen ende i?
Stillingsanalyse dreier seg om å kartlegge både de oppgavene kandidaten skal utføre, og de kvalifikasjonene som kreves for å lykkes. En god stillingsanalyse bør ha som mål å prøve å avdekke en ønsket:
- Kompetanseprofil – et bilde av hvilken kompetanse, evner, ferdigheter og erfaringer vedkommende bør ha
- Personlighetsprofil – et bilde av hvilken personlighet vedkommende bør ha for å klare jobben på en optimal måte og passe inn i arbeidsmiljøet for øvrig
