Onboarding

Hva er onboarding?

Onboarding er blitt et moteord blant dem som jobber med opplæring men betyr egentlig ikke noe annet enn:

“Måten vi tar imot nye medarbeidere for å få dem til å trives og raskest mulig utføre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte”.

En definisjon av begrepet må bli:

“Onboarding er prosessen hvor en nyansatte tilpasser seg sin nye arbeidsplass, både på det
sosiale og det faglige plan”.

En nyansatt betegnes som en arbeidstaker som trer inn i en stilling i en organisasjon vedkommende ikke kjenner fra før. Internt rekrutterte arbeidstakere regnes derfor ikke som nyansatte i denne sammenheng.

Onboardingstrategier er planer vi benytter oss av for å hjelpe en nyansatte inn i sin stilling og rolle på arbeidsplassen raskest mulig. Dette er viktig å få gjort fordi det er først når den nyansatte føler seg velkommen og har lært seg arbeidsoppgavene at de blir en ressurs for virksomheten.

Onboarding er en strategisk prosess

Onboarding er en strategisk prosess designet for å:

• Tiltrekke og engasjere nye medarbeidere
• Bekrefte for den nyansatte at deres avgjørelse om å skifte jobb var riktig
• Få den nyansatte så raskt som mulig inn i bedriftens kultur og sosiale liv
• Trene den nyansatte til å bidra på ønsket nivå så fort som mulig
• Få den nyansatte til å trives slik at de ikke vurderer å bytte jobb igjen

 Sentral spørsmål for en god onboardingprosess er (Ledernytt):

• Når skal en formell onboardingprosess starte?
• Hva skal varigheten av onboardingprogrammet være?
• Hvilken rolle skal HR ha i prosessen?
• Hvilken rolle skal fadderen til den nyansatte ha i prosessen?
• Hvilken rolle skal den nyansatte ha i prosessen?

Formålet med onboarding

Formålet med onboarding strategier (planer) er å hjelpe en nyansatte inn i sin stilling og rolle på arbeidsplassen. Dette er viktig fordi først når en nyansatt føler seg velkommen og godt nok forberedt til å utføre sine arbeidsoppgaver vil de bli en ressurs for bedriften. Litt mer spesifikt kan vi si at formålet med onboarding prosessen er:

• Redusere turnoveren
• Kortere tid til produktivitet
• Øke produktivitetsnivået
• Redusere rekrutterings- og administrasjonskostnadene
• Hjelpe nyansatte å sikte mot bedriftens visjoner og mål
• Hjelpe nyansatte med følelsen av at de passer perfekt inn i sin nye jobb

Redusere turnover

Turnover vil si at at ansatte slutter, slik at vi må starte rekrutteringsprosessen med å finne en ny medarbeider på nytt igjen. Høy turnover skaper ikke bare et ustabilt arbeidsmiljø med mange nye medarbeidere som kun blir i virksomheten i kort tid før de slutter igjen, men koster også virksomheten store pengebeløp. Dette fordi det er svært kostbart å rekruttere, lære opp og få nye medarbeidere til å bli lønnsomme medarbeidere som trives på sin arbeidsplass.

Ved å lage gode onboarding program kan vi redusere denne turnoveren ved å legge forholdene til rette for den nye medarbeideren. Gjøres ikke dette kan de direkte og indirekte kostnadene bli store. De direkte kostnadene er knyttet til rekrutteringsprosessen, lønn og utilfredsstillende arbeidsprestasjoner, mens de indirekte kostnader er kostnader som er knyttet til kostnader som oppstår som et resultat av at en medarbeider ikke fungerer i sin jobb og gruppen de er satt inn i.

Føler de andre medarbeiderne i gruppen at en person ikke burde fått jobben, kan dette resultere i at de velfungerende ansatte føler det urettferdig at de som fungerer dårlig tjener like mye som dem. De kan da velge å senke sin innsats og på denne måten rettferdiggjøre at de ikke får en lønn de mener gjenspeiler arbeidsinnsatsen eller de kan bytte jobb.

Både direkte og indirekte kostnader koster bedriften dyrt, selv om de indirekte kostnadene ikke er like målbare og tydelige som de direkte.

Gjøre medarbeideren lønnsom

Onboarding programmet skal ikke bare gjøre at nyansatte trives slik at de ikke velger å slutte. Onboarding programmet skal samtidig gjøre den nyansatte til eb lønnsomm medarbeider så raskt som mulig.

Mota (2016, 4) sier at det i gjennomsnitt tar åtte måneder fra tiltredelse til den nyansatte er fullt produktiv i sin stilling. Slutter en nyansatt før denne tid har de ikke rukket å bringe noen verdi tilbake til organisasjonen og de blir dermed bare en kostnad som kommer i tillegg til turnover kostnadene. Et godt onboarding program skal redusere denne tiden så mye som mulig og gi den nyansatte selvfølelsen de trenger til å gjøre sine oppgaver korrekt på kortest mulig tid.

Begrepsavklaring

Noen begrepsavklaringer er her nødvendig for å være tydelig på hvilken mening vi legger i de ulike begrepene:

• Preboarding: Perioden fra aksept av tilbud til første arbeidsdag
• Onboarding: Perioden fra første arbeidsdag. Introduksjon og intregreringsfasen.
• Crossboarding: Bytte av stilling innenfor samme virksomhet, mellom avdelinger, forretningsenheter, inn- og utland.
• Offboarding: Utfasing og avslutning av arbeidsforholdet. Vurder mulighet for re-rekruttering ved en senere anledning.

Formell og uformell onboarding

Det skilles mellom (Bauer, 2010):

• Formell onboarding – Omfatter planlagte aktiviteter som gjennomføres på en strukturert måte. Dette kan være velkomstmøte, fadderordning og opplæringskurs som skal hjelpe den nyansatte inn i organisasjonskulturen og det faglige.
• Uformell onboarding – Aktiviteter som har som formål å få den nyansatte inn i organisasjonskulturen og det faglige uten at vi har laget konkrete planer for hvordan dette skal gjøres. Dette kan være å sitte sammen med kollegaer i lunsjen, delta på sosiale begivenheter utenfor arbeidstid, og samtaler i gangen.

I et onboardingsprogram trenger vi både formell og uformell onboarding.

4 nivåer i onboardingen

Talya N. Bauer (2010) deler onboardingprosessen opp i 4 nivåer, eller 4 C-er. Disse fire C-ene er: