agenturer.no

    Denne artikkelen er del 9 av 29 artikler om Møteledelse

Kardinalregel  – Gå aldri i et møte uten å ha et klart mål for møtet

Har du det ikke klart for deg hva du ønsker å oppnå med møtet, kaster du bort både din egen og andres tid. Tro heller ikke at alle andre kjenner målet med møtet. Tving derfor deg selv og andre til å definere målet med hvert eneste møte. Etter å ha formulert hva du ønsker møtet skal oppnå, bør du klargjøre målet gjennom en beskrivelse av oppgaven møte skal løse.

Fra Kieffers bok «God på møter» har jeg hentet følgende oversikt over basisoppgavene til et møte:

  1. Å gi eller utveksle informasjon

Vi holder møter for å gi, motta eller utveksle informasjon. I små møter lavere ned i organisasjonen kan informasjon effektivt samles inn, men det er vanskeligere å få dette til jo høyere opp i organisasjonen man beveger seg. Dette fordi informasjonen på dette nivået nesten alltid blir ufullstendig. Ved møter på høyt nivå er det bedre å peke ut noen til å samle inn nødvendig bakgrunnsinformasjon.

  1. Å skape eller utvikle ideer

Vi holder møter for å produsere ideer. Under «innovasjonsdelen» av dette temaheftet er det gjengitt en rekke idegenereringsmetoder.

  1. Å bli enig om mål eller problemer

Et møte er et godt forum for å ta beslutninger når en avgjørelse krever samtykke av mer enn en person, og når du gjerne vil forsterke det forpliktende i beslutningen. Men vær omhyggelig å skjelne mellom samtykke og råd.

  1. Å delegere oppgaver og autoritet

Vi holder møter for å fastlegge oppgavene og for å delegere arbeid eller autoritet. En funksjon av ledelse og kommunikasjon er at et slikt møte gir mulighet for oppklaring og nærmere presisering av oppgaver, som ikke alltid er mulig i et memorandum eller en telefonsamtale. Det kan også gjøre det mulig for gruppen som helhet å delegere oppgavene blant deltagerne og dermed å engasjere seg i oppgaven sammen.

  1. Å dele arbeid eller ansvar
    Et møte er et forum hvor arbeid kan gjøres i fellesskap, f.eks. utkast til et brev, en plan eller en analyse av fakta.
  2. Å overtale, involvere eller inn velge.

Møter blir ofte sammenkalt i den hensikt å overtale en eller annen til noe. Bare det å inkludere noen i et møte kan tjene til å involvere eller inn velge dem.

  1. Å etablere/opprettholde forbindelser

Et møte behøver ikke ha andre formål enn å videreføre eller etablere forbindelse med noen du senere ønsker et møte med eller støtte fra. Å bygge opp koalisjoner og ett effektivt nettverk av støttespillere er viktig for enhver effektiv politisk leder.

8 Å rådføre seg.

Vi holder møter for å motta eller gi råd og veiledning. De tre vanligste problemene her er:

  1. Å definere problemet
  2. Finne de riktige omgivelsene
  3. Sammenblande konsultasjon og beslutning

Alle har en begrenset oppfatning av ethvert problem. Å kunne definere rådet man søker er viktig. Hvis man derfor virkelig ønsker å få impulser, så må du si det. Måten man oppfører seg på kan signalisere nøyaktig det motsatte.

Når et møte kjører seg fast, hender det at deltagerne har mistet målet a syne. Når møtet mislykkes, skjer det ofte fordi partene hadde en uklar oppfatning av oppgaven allerede fra begynnelsen. Trodde de at de skulle få informasjon ? Sette opp et forslag ? Ta vare på forbindelser? Kanskje alle tingene ? I så fall, i hvilken rekkefølge ? Mange møter, om ikke de fleste, tjener flere enn en av de oppgavene som er nevnt (Kieffer -94).

For å kunne avgjøre om møtet har vært en suksess eller en fiasko, bør man på forhånd sette opp ett målbart mål som gjør det mulig å skjelne mellom suksess og fiasko når møtet er over. Bare da kan man si om møte var et «godt» møte. Dette målet bør man også dele med resten av gruppen. Dette fordi når de som deltar i møte kan se det spesifikke, virkelige målet for møtet, kan de konsentrere seg om å komme dit (Kieffer-94).

Fant du ikke svaret? Spør redaksjonen!
Annonse

Fant du ikke svaret?

Fyll ut skjemaet under hvis du har et spørsmål knyttet til denne artikkelen.

Ditt spørsmål:

Ditt navn:

E-post:

Rapporter en feil, mangel eller savn

Rapporter en feil, mangel eller et savn

Benytt skjemaet under hvis du finner en feil eller mangel i en av våre artikler. Uten tilbakemeldinger fra våre lesere er det umulig for oss å forbedre våre artikler.

Jeg ønsker å rapportere inn en:

En feilEn mangelEt savn

Angi en feil, mangel eller savn:

Ditt navn:

E-post:

Du kan også laste ned denne artikkelen og resten av artikkelserien som en e-bok Artikkelserien fortsetter under.

Topp20 artikler
Siste 20 artikler
Nye artikkelserier
Du leser nå artikkelserien: Møteledelse

  Gå til neste / forrige artikkel i artikkelserien: << Hvordan lede møtet? (Huskeliste for møtelederen)Møteagenda >>
    Andre artikler i serien er: 
  • Møteledelse
  • Formelt og uformelt møte
  • Møteroller (rollebesetningen på et møte)
  • Møtemotivasjon
  • Unødvendige møter
  • Møteforløpet
  • Møte som en salgsprosess
  • Hvordan lede møtet? (Huskeliste for møtelederen)
  • Møtemålsetning
  • Møteagenda
  • Møteforberedelser
  • Møteinnkallelse
  • Møtestedets atmosfære
  • Møte og scenen (bordplassering m.m.)
  • Møteregler, vaner og etikk
  • Hvordan bruke møter for å vinne din sak?
  • Åpningen (førsteinntrykket) avgjør resultatet
  • Møtets muligheter og farer
  • Fellestendenser i gruppehjernen under møter og presentasjoner
  • Begrens risikomomentene ved møtes gruppehjerne
  • Å bruke rollebesetningen i møte
  • Retorikk
  • Stemmebruk i møter
  • Språklige virkemidler
  • Kroppsspråk
  • Argumentasjon og argumentasjonsteori
  • Foredrag
  • Manus (Manuskript)
  • Møtereferat