Hvordan kommunikasjonen mellom teammedlemmene skjer avgjør i stor grad hvilke resultater det virtuelle teamet klarer å oppnå. God kommunikasjon mellom teammedlemmene avgjør ikke bare hvilken oppfattet nærhet (emosjonell og identitetmessig tilknytning, tillit og lojalitet) medlemmene føler til sitt virtuelle team, men også hvilken samhold, trivsel, informasjon- og kunnskapsdeling, læring og koordinering av innsatsen som det er mulig å oppnå.
På et operativt ledernivå er god kommunikasjon viktig for å:
- avklare oppgave- og ansvarsfordelingen innad i teamet
- forebygge konflikter
- rapportere statusen på teamets arbeid og fremdrift.
God kommunikasjon er dessuten det eneste verktøyet vi har til rådighet for å fremme kreativiteten i teamet.
Innholdsfortegnelse
Teamkommunikasjon
Hvordan vi kommuniserer med hverandre og hvilke verktøy vi bruker står derfor sentralt i ledelsen av virtuelle team. Hvordan vi kommuniserer med hverandre innad i teamet kalles teamkommunikasjon og kan defineres som: “utveksling av informasjon mellom to eller flere teammedlemmer i verbale og ikke-verbale kanaler“.
Kommunikasjonen i virtuelle team vs. tradisjonelle team
Mens kommunikasjonen i tradisjonelle team gjerne er hyppig og skjer i både verbal og ikke-verbal form, er kommunikasjonen i virtuelle team ofte asynkron, mindre interaktiv og mindre relasjonsorientert. Dette medfører både muligheter og utfordringer for virtuelle team.
Kommunikasjonsformer og kommunikasjonskanaler
I motsetning til tradisjonelle team som hovedsakelig benytter synkron kommunikasjon, benytter virtuelle team hovedsakelig asynkron kommunikasjon og i mindre grad synkron kommunikasjon. Forskjellen mellom synkron og asynkron kommunikasjon kan forklares slik:
- Synkron kommunikasjon: Betyr at det foregår en to-veis kommunikasjon (dialog) i sanntid (uten forsinkelse i tid) mellom to parter. I tradisjonelle team er dette den vanligste kommunikasjonsformen, da alle samtaler mellom to personer er synkron kommunikasjon. i virtuelle team er video-konferanser og telefonsamtaler de eneste synkrone kommunikasjonskanalene vi har til rådighet.
- Asynkron kommunikasjon; Betyr at det foregår en dialog mellom to personer, men denne kommunikasjonen skjer med en forsinkelse i tid. Dette er den vanligste kommunikasjonsformen for virtuelle team og de vanligste asynkrone kommunikasjonskanalene for virtuelle team er: e-post, chat, forums, fildeling, SMS og ticket systemer. Lurer du på noe kan du stille spørsmål til noen via en av disse kommunikasjonskanalene, men du må vente i tid før du får svaret.
Asynkron kommunikasjon kan virke negativt inn på teamets prestasjoner, ettersom vi må utføre oppgavene uten mulighet for å avvente relevant informasjon fra andre (eksempelvis grunnet tidspress og tidssoneforskjeller). Dette kan skape misfornøyde kunder hvis dem som skal hjelpe kunden må vente på å få et svar fra et annet teammedlem.
Slik asynkron kommunikasjon gir imidlertid også noen fordeler. Når vi for eksempel kommuniserer via e-post får vi muligheten til å overveie og vurdere informasjon vi får tilsendt før vi responderer på den. Dette skaper en mer presis kommunikasjon, unngår at misforståelser og konflikter oppstår og skaper bedre beslutninger.
