IKT-system

1 av 3 kjernesystemer i holistisk systemledelse

Foruten et organisasjonssystem som er utviklet slik at det passer som “hånd i hanske” med markedssystemet organisasjonen er avhengig av for å eksistere og vokse, har alle organisasjoner også et IKT-system som må være integrert med organisasjonens organisasjons- og markedssystem på en optimal måte for å skape en organisasjon som er istand til å nå sine mål. 

Til sammen utgjør disse tre kjernesystemene det holistiske systemet vi kaller en organisasjon i holistisk systemledelse.

IKT-systemet har også en avgjørende rolle i såvel organisasjonssystemet og markedssystemet.

Limet som binder kjerneprosessene sammen

I organisasjonssystemet er informasjon limet som binder  kjerneprosessene i verdiskapningsprosessen sammen, mens IKT-teknologi er teknologien vi benytter for å skape og dele informasjonen mellom de ulike delene av systemet. IKT-systemet har også en avgjørende rolle når det gjelder å binde sammen den synlige delen (organisasjonsstrukturen) med den usynlige delen (organisasjonskulturen) i organisasjonen.

Les mer: Kjerneprosess 2: Teknologi
Les mer: Kjerneprosess 4: Informasjon

Hva betyr IKT og hva er IKT-teknologi

IKT er en forkortelse for:

Informasjon – Kommunikasjon – System

Begrepet omfatter med andre ord hvordan vi bruker teknologi i forbindelse med informasjon og kommunikasjon. IKT-teknologi er en forkortelse for informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) og refererer til:

elektroniske hjelpemidler for innsamling, bearbeiding, analyse, overføring, lagring og presentasjon av informasjon, og for å styre og kontrollere utstyr og arbeidsprosesser, og kople sammen mennesker, funksjoner og ulike enheter både i og mellom organisasjoner.

Begrepet IKT omfatter som vi skjønner ikke bare den fysisk teknologien vi kan se i form av maskinvare (hardware) og programvare (software), men også all form for elektronisk informasjon, alle former for informasjonssystemer, bruken av disse systemene, styring og organisering av teknologien, personalet og kompetansen som kreves og genereres.

Hva er et IKT-system?

Når vi snakker om IKT-system mener vi hvordan organisasjonen og organisasjonens interessenter bruker IKT-teknologi som en del av sitt informasjonssystem og som en kommunikasjonskanal. 

Vi snakker ikke her om ett enkelt IKT-system, men en mengde mindre IKT-systemer som overlapper hverandre og som må være integrert til et helhetlig informasjonssystem for å oppnå ønsket informasjons- og kommunikasjonsdeling. Kundene bruker f.eks. ett IKT-system, de ansatte ett annet, mens leverandørene og mellomleddene har andre. Disse systemene overlapper hverandre i stor grad, men skal vi oppnå en effektiv informasjons- og kommunikasjonsdeling må disse systemene snakke sammen og integreres til et velfungerende helhetlig informasjonssystem. 

Informasjonssystem

Mange setter et likhetstrekk mellom bedriftens informasjonssystem og IKT-system. Selv om de fleste organisasjoner idag bruker IKT-systemet som det primære informasjonssystemet omfatter informasjonssystemet ikke bare IKT-systemet men også all menneskelig, formell og uformell, kommunikasjon seg imellom.

Et informasjonssystem er i følge Erling Andersen (1994):

Et system for innsamling, bearbeiding, lagring, overføring og behandling av informasjon

Alle informasjonssystemer har følgende felles grunnoppgaver:

Informasjonssystemet inkluderer ikke bare maskinvaren og programvaren som benyttes. Informasjonssystemet omfatter også menneskene som bruker systemet og organisasjonstrukturene som kobler teknologien og menneskene sammen. Resultatene informasjonssystemet frembringer brukes så videre i en verdiskapningsprosess som har som formål å skape det verditilbudet (produktene og tjenestene) virksomheten lever av å selge til sine kunder.

Les mer: Informasjonssystem

IKT-strategi

For å kunne bygge opp et IKT-system som er integrert med såvel organisasjons- som markedssystemet kreves det at vi har en IKT-strategi. En IKT- strategi er:

en overordnet plan som beskriver hvordan virksomheten skal bruke IKT for å realisere sine mål og strategier.

Denne definisjonen kan gjøres litt mer håndfast ved å si at en IKT-strategi er en angivelse av:

Hvordan virksomheten har tenkt å bruke digital teknologi til å skape nye kundeverdier eller forbedre eksisterende, effektivisere verdiskapningprosessen og redusere verdiskapningkostnadene, automatisere/digitalisere supportfunksjonene og markedsføringsoppgavene, forbedre styring og kontrolldimensjonen og stimulere læringen

IKT-strategiens formål er:

– å bygge en bro mellom bedriftens forretnings-, markeds- og organisasjonstrategi. Det vil si mellom menneskene, teknologien, ressursene, kommunikasjonen og verdiskapningen i virksomheten

IKT-strategiens overordnede mål er:

– å gjøre det mulig for mennesker og maskiner å samhandle og kommunisere med hverandre bedre enn idag, med det mål å forbedre verdiskapningen til virksomheten.

IKT- strategien tar utgangspunkt i dagens situasjon og tegner opp et bilde av den ønskede situasjonen virksomheten ønsker å bevege seg mot. Dette innebærer at strategien, i tillegg til å beskrive mål, og overordnede veivalg (=strategier) også må bestemme de tiltakene som er nødvendig for å komme dit.

Les mer: IKT-strategi

Teknologien er den økonomiske drivkraften bak all utvikling

Schumpeters teori om økonomisk utvikling, også kalt bølgeteorien, har lært oss at teknologien er drivkraften bak all økonomisk utvikling. Ved jevne mellomrom kommer det en ny radikal innovasjon som resulterer i et skred av inkrementelle innovasjoner som skaper en enorm økonomisk utvikling. Disse bølgende er sammenfallende med de fire industrielle revolusjonene vi har gått igjennom så langt. 

De fleste rasjonaliserings- og effektiviseringsgevinster i organisasjonsutviklingen kommer som regel gjennom innføring av ny teknologi i virksomheten. De fleste nye kundeverdier og/eller forbedringer av dem kommer også gjennom innføring av ny teknologi på en eller annen måte. Teknologidimensjonen står derfor mer sentralt i virksomhetens forretningsstrategi enn noensinne.

Fra et industrialisert til et post-industrialisert samfunn

I de siste 150 årene har vi beveget oss fra å være et pre-industrielt samfunn (jordbrukssamfunn), hvor arbeidet besto i å utvinne naturressurser og videre til et industrisamfunn hvor livet primært var en “kamp mot den bearbeidede naturen” og hvor verden ble teknologisert og rasjonalisert, til dagens post-industrielle kunnskapssamfunn og nettverksamfunn.

I overgangen fra industrisamfunnet til informasjons-, kunnskaps- og nettverksamfunnet har innsatsfaktorene flyttet seg fra muskelkraft til hjernekraft. Dette har skapt store endringer, ikke bare i næringslivet men i hele samfunnet.

Tidsmessig kan disse epokene fremstilles på en tidslinje slik:

Informasjon-, kunnskaps- og nettverkssamfunnet står i kontrast til industrisamfunnet hvor produktivitet var knyttet til maskiner og mekanikk. I informasjon- og kunnskapssamfunnet er produktivitet ikke bare knyttet til innsatsfaktorene eller teknologi, men i stadig større grad knyttet til hodene våre (kunnskapsrike medarbeidere).

Les mer: Fra preindustrielt til postindustrielt samfunn

Informasjonen er blitt ett strategisk konkurransefortrinn

Informasjon er i dag blitt “limet” som binder sammen kjerneprosessene i verdiskapningen. Samtidig som informasjonen organisasjonen besitter og måten de ansatte bruker den på til å løse sine daglige problemer er blitt organisasjonens viktigste kilde til varige konkurransefortrinn.

Av den grunn er det idag blitt viktig å skape et helhetlig informasjonssystem i virksomheten som sørger for at alle ledd og individer i organisasjonen alltid har:

RETT INFORMASJON, TIL RETT TID, STED, PERSON OG TIL LAVEST MULIG KOSTNAD

Med rett informasjon menes:

INFORMASJONEN organisasjonen OG INDIVIDENE TRENGER FOR Å KUNNE LØSE DE OPPGAVENE OG UTFORDRINGENE DE STÅR OVENFOR PÅ BEST MULIG MÅTE.

Faktabaserte beslutninger

Ved at det idag er mulig å lage et velutviklet system for Business Intelligence som en del av informasjonssystemet og benytte Big Data analyser for å finne mønstrene i datamaterialet og spå fremtidig atferd kan vi idag bygge opp et informasjonssystem som gjør at alle beslutninger i organisasjonen blir tatt basert på fakta fremfor “magefølelsen”. Noe som er et enormt fremskritt for de fleste organisasjoner som tidligere stort sett har tatt sine beslutninger på sin magefølelse.

Digitale markedsplasser på Internett og e-handel

Internett har skapt digitale markedsplasser og gitt alle bedrifter muligheten til å sette opp en egen e-handelsløsning (nettbutikk) som erstatter behovet for dyre fysiske butikker med en god lokalisasjon. Kundene (markedet) er ikke lenger bare dem som passerer den fysiske butikken og lokalmiljøet. Setter du opp en nettbutikk kan alle som er knyttet til Internett handle fra din digitale butikk (nettside), uavhengig av hvor i verden de befinne seg. Dette er den store fordelen med digitalisering og globalisering. På denne måten kan vi benytte IKT-systemet til å koble sammen organisasjonssystemet med markedssystemet til organisasjonen på stadig flere måter.

Virtuelle organisasjoner

Ved at vi alle idag har en mobil og eventuelt en pad og/eller datamaskin som er koblet til Internett trenger vi ikke lenger å måtte sitte på et kontor. Idag blir det stadig vanligere med hjemmekontor siden det er fult mulig å gjøre jobben hjemmenfra via IKT-systemet organisasjonen er koblet til. Virtuelle organisasjoner og virtuelle team vil derfor bli den nye normen for hvordan vi organiserer en virksomhet elle et team i fremtiden.

Les mer: Virtuell organisasjon