Tidsplan

Tidsaspektet er minst like viktig som de økonomiske rammene når vi snakker om planlegging som en prosess, oppgave eller aktivitet. Det hjelper lite å lage et prosjekt eller en aktivitet som skal gi oss et svar om 3 – 4 måneder, når vi trenger svarene om 3 uker for å kunne treffe en beslutning. Av den grunn trenger alle planer, prosesser og prosjekter en tidsplan som forteller når de ulike tingene skal skje og hvem som har ansvaret for at dette skjer.

Hva er en tidsplan?

En tidsplan er en plan som angir start- og sluttidspunktet til aktivitetene i et prosjekt eller plan. Et eksempel på en tidsplan i sin aller enkleste form er vist under:

En slik fremstilling gir et raskt og enkelt oversiktsbilde av hvilken aktiviteter som skal  gjennomføres uke for uke eller måned for måned.

Hvorfor er det viktig å ha en tidsplan?

For at en plan eller et prosjekt skal holde seg innenfor den avsatte tidsrammen, må vi utvikle en tidsplan så tidlig som mulig i planleggingen.

Foruten å sørge for at resultatene foreligger til rett tid, har tidsplanen til oppgave å koordinere de ulike delene av prosjektet til en helhetlig og dynamisk prosess (innsats). For å kunne få til en slik koordinering trenger vi en tidsplan som fortelle når de ulike aktivitetene skal starte og slutte.

Hva skal en tidsplan inneholde?

En tidsplan må angi:

1. HVA – en angivelse av hva som skal utføres. 
2. NÅR – en angivelse av når dette skal utføres. Her er det viktig å angi start og stopp tidspunkt.
3. HVEM – en angivelse av hvem som har ansvaret for at oppgaven/aktiviteten blir utført.

Hvordan lage en tidsplan?

For at det skal være mulig å lage en tidsplan må du ha en kalender for hånden og en oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter som skal utføres og i hvilken rekkefølge disse  oppgavene skal utføres. I tillegg må du ha en god formening om hvor lang tid hver enkelt oppgave og aktivitet vil ta. Dette kan være vanskelig å anslå, med mindre du har lang erfaring fra denne type aktivitetsplanlegging.

Gantt-diagram

Den vanligste måten å presentere en tidsplan på, er ved hjelp av et Gantt-diagram. Et diagram som ble utviklet i 1910 og som fortsatt regnes som den beste måten å kommunisere en tidsplan på. Diagrammet inneholder en strek for hver aktivitet. Strekens lengde angir varigheten og strekens plassering viser når den skal utføres.

Tidsplan for uken

Skal du planlegge f.eks. arbeidsdagen din den kommende uken kan du lage et prioritert ukesplan. Under finner du et eksempel på en prioritert ukesplan:

Tidsplan for måneden

Skal du lage en tidsplan for hvilke aktiviteter eller oppgaver som skal gjennomføres i løpet av en måned kan du lage en tidsplan som tar utgangspunkt i en tradisjonell kalender, og sette inn hvilke aktiviteter som skal gjennomføres når i denne kalenderen. Under finner du et enkelt eksempel på en slik kalender for måneden:

I eksemplet over er ansvarlig for de ulike aktivitetene angitt som fargekoder:

• Rødt = Ola Normann
• Blå = Kari Normann
• Grønn = Espen Normann

Nettverk

Ofte er det slik at en aktivitet ikke kan starte før en annen er avsluttet. Skal du bygge et hus kan du ikke begynne med reisverket før grunnmuren er på plass, og maleren kan ikke begynne å male før alle vegger, tak og gulv er ferdig. 

Skal du lage en tidsplan for en mengde aktiviteter hvor flere av aktivitetene er avhengig av at andre allerede er utført kan nettverksplanlegging være et alternativ. Under finner du et eksempel på slik nettverksplanlegging:

Modellforklaring: I modellen kan aktivitet B og C starte så snart A er ferdig. D kan ikke starte før både B og C er avsluttet. Når D er ferdig, kan både E, F og G starte. H må vente med start til både E, F og G er avsluttet.

Når vi skal sette opp tidsplanen beregner vi tidligste og seneste start og slutt dato for hver enkelt aktivitet. I tillegg angir vi flyt som er en angivelse av hvor mye en aktivitet kan forskyves i tid uten at det får konsekvenser for planens sluttdato. Aktiviteter med null flyt er kritiske aktiviteter, og er aktiviteter som ikke tåler forsinkelser uten at dette får konsekvenser for sluttresultatet (SNL, 2024).

Kilder:

• Rolstad, Asbjørn, SNL (2024). Hentet 10.5.24: https://snl.no/tidsplan_-_prosjektledelse