Roller i prosjektet (prosjektroller)

Et prosjekt består av mange ulike personer som innehar ulike roller i prosjektet. Siden ingen prosjekter er like finnes det heller ingen entydig modell for hvilke roller som bør inngå i et prosjekt. En litteraturgjennomgang viser allikevel at de fleste er enige at rollene som er vist i modellen er et minimumskrav til rollefordelingen.

Prosjekteier

Prosjekteier, også kalt oppdragsgiver, er den personen som initierer, godkjenner, finansierer og “eier” prosjektet. Det vil si den personen som:

• har prosjektideen som forteller hva vi ønsker å oppnå med prosjektet.
• legger premissene (rammene) for prosjektet (tid, penger, kunnskap, kvalitet og omfang).
• mottar prosjektleveransen når prosjektet er ferdig.

Prosjekteieren er kort sagt prosjektets øverste leder og beslutningstaker. Normalt er prosjekteieren den personen som har bestilt prosjektet i første omgang.

• Les mer om rollen som prosjekteier

Prosjektansvarlig

Hvis prosjekteier ikke er prosjektansvarlig selv, så er prosjektansvarlig en person som utnevnes av prosjekteier for å være prosjekteierens representant i prosjektet. Velger prosjekteieren å ha en dedikert prosjektansvarlig er det prosjektansvarlig som får mandatet av prosjekteieren og ansvaret for måloppnåelsen.

Prosjektansvarlig utnevner prosjektleder og deltar aktivt i sammensetningen av en eventuell styringsgruppe. Prosjektansvarlig er styringsgruppens leder. Prosjektansvarlig har det totale prosjektansvaret. Prosjektansvarlig er den som setter i gang, endrer retning på eller avbryter prosjektet dersom målene ikke nås, eller forutsetningene endrer seg. Prosjektansvarlig tar beslutninger knyttet til beslutningspunkter, og er ansvarlig for at prosjektet blir gjennomført innenfor tildelt ramme. Prosjektansvarlig har også ansvaret for at prosjektplanen overholdes i overensstemmelse med prosjektmandatet. Prosjektansvarlig har det overordnede ansvaret for fremdrift og resultatet.

Styringsgruppe

I større og/eller kompliserte prosjekter oppnevner prosjekteier gjerne en styringsgruppe som i praksis er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i tråd med prosjekteiers behov, prosjektmandat og prosjektplan. I styringsgruppen sitter sentrale linjeledere, brukere og eventuelt eksterne bidragsytere.

Styringsgruppens oppgave er å:

• Sikre at prosjektets leveranse er i samsvar med bestillingen.
• Ha det overordnet ansvaret for prosjektets rammer (innhold, tid, omfang og ressurser).
• Sørge for at prosjektet får nødvendige ressurser.
• Være en støttespiller og rådgiver for prosjektlederen.
• Bidra til å belyse og balansere ulike interesser i prosjektet.
• Gi råd i problemstillinger prosjektet tar opp, og avklare strategiske spørsmål og grensesnittet med andre prosjekter og aktiviteter.
• Rett person på rett sted. Kvalitetsikre at de riktige personene blir valgt til prosjektoppgavene.
• Oppfølging av planverket. Kontrollere prosjektstyringen.
• Følge opp prosjektets framdrift, behandle avvik, tiltak og godkjenne eventuell endringer i mandat og prosjektbeskrivelse underveis.
• Finne gode tiltak for å håndtere avvik i prosjektet, og følge opp gjennomføring av de tiltakene som er knyttet til sin egen del av linjeorganisasjonen.
• Godkjenne evalueringen og sluttleveransen.
• Gi anerkjennelse og ros når prosjektmål nås. 

Styringsgruppen har besluttende myndighet innenfor sitt mandat og er dem som treffer beslutninger om endringer i prosjektets innhold, organisasjon og budsjett, i samråd med prosjekteier. 

• Les mer om styringsgruppen

Referansegruppe

Å ha det klart for seg hva som er forskjellen mellom en styringsgruppe og en referansegruppe er viktig når vi jobber med prosjekter. En styringsgruppe er opprettet for å utøve prosjekteierskap og er derfor beslutningsorientert, mens en referansegruppe kun er et rådgivende organ og er derfor koordineringsorientert.

En referansegruppe har ikke noe ansvar for prosjektets suksess eller måloppnåelse. Referansegruppen er kun en gruppe ressurspersoner som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen, uten at de har ingen formell myndighet i prosjektet. De deltar derfor ikke i noen beslutningsprosesser. De er kun veiledere og rådgivere som skal gi støtte og råd til prosjekteierskapet og prosjektarbeidet.

Prosjektleder

Prosjektlederen har myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjektstyret. Ansvaret til prosjektlederen består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger.

Spesielt vil prosjektlederens gode samspill med prosjekteieren være en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjektlederen må derfor bidra aktivt til en løpende og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, etc.

• Les mer om prosjektlederen

Prosjektdeltaker

Dette er en felles betegnelse for alle som skal bidra til en definert oppgave knyttet til prosjektets aktiviteter, og som dermed er en del av prosjektgruppen. Rammen for prosjektdeltakerens arbeid i prosjektet er prosjektets mål og mandat. Prosjektdeltakerens rolle er ikke å kjempe for særinteressene til linjeenheten som han/hun kommer fra, men å bidra med nødvendig fagkompetanse fra linjeenheten (eventuelt fra ekstern leverandør).

Prosjektdeltakere er ofte med i prosjektet med en avtalt stillingsbrøk (som også kan variere fra fase til fase). Full tid er det beste med hensyn til samhandling og effektivitet i prosjektarbeidet. En stillingsprosent på mindre enn 30% anbefales ikke.

Innenfor definert stillingsbrøk disponeres prosjektdeltakerens tid av prosjektleder og er i gjennomføringen av sine prosjektoppgaver underlagt prosjektlederens styring og oppfølging.

Ofte er den enkelte prosjektdeltakers spesifikke rolle i prosjektet definert i et sett av relevante rollebeskrivelser tilpasset til det aktuelle prosjektets type og innhold.

• Les mer om prosjektteam

Kilder:

• https://www.prosjektveiviseren.no/bibliotek/rolle/prosjektleder
• https://www.prosjektveiviseren.no/bibliotek/rolle/produkteier
• https://www.prosjektveiviseren.no/bibliotek/rolle/prosjektdeltaker