Prosjekteier

Hva er en prosjekteier?

Prosjekteier, også kalt oppdragsgiver, er den personen som initierer, godkjenner, finansierer og “eier” prosjektet. Det vil si den personen som:

• har prosjektideen som forteller hva vi ønsker å oppnå med prosjektet.
• legger premissene (rammene) for prosjektet (tid, penger, kunnskap, kvalitet og omfang).
• mottar prosjektleveransen når prosjektet er ferdig.

Prosjekteieren er kort sagt prosjektets øverste leder og beslutningstaker. Normalt er prosjekteieren den personen som har bestilt prosjektet i første omgang.

Hvem er prosjekteier?

Prosjekteier er enten en kunde, hvis dette er et eksternt prosjekt, eller en utpekt person i virksomhetens linjeorganisasjon, f.eks. daglig leder eller en avdelingsleder, hvis dette er et internt prosjekt i organisasjonen.

I større organisasjoner utpekes prosjekteier gjerne av topp-ledelsen som gir prosjekteieren et mandat og myndighet til å iverksette og styre prosjektet på et overordnet nivå frem til avslutning. I mellomstore og større bedrifter er prosjekteier gjerne en avdelingsdirektør i avdelingen som har relevant fagansvar og faglig kompetanse.

I tilfeller hvor det er flere prosjekteiere må prosjekteierne bli enige om hvem av dem som skal bekle rollen som prosjekteier i prosjektet.

Perspektiver og kompetansebehov

Prosjekteier har tre perspektiv som han/hun må ivareta i sin rolle som prosjekteier:

• Forretning (ledelsens og eiernes perspektiv): Virksomhetens forretningsmessige forventninger til prosjektet. Sørge for at prosjektet er strategisk riktig og lønnsomt, samt påse at prosjektet holder forretningsfokus, at det er klare ansvarslinjer, samt aktiv styring og kontroll av risiko og arbeid.
• Bruker (mottakers, drifts, kundens perspektiv): Sørge at brukernes behov, krav og forventninger ivaretas.
• Leverandør (gjennomføringsperspektivet): De som skal bidra med nødvendige ressurser for å fremskaffe leveransene. Påse at prosjektet gjennomføres på en optimalisert måte og at prosjektet har ressursene de trenger til gjennomføringen og oppfølgingen.

For å ivareta prosekteierskapet på en god måte, må prosjekteier ha evnen og kompetansen til å se både prosjektperspektivet, forretningsperspektivet og brukerperspektivet under ett og balanse disse tre perspektivene.

I store komplekse prosjekter vil det ofte være fornuftig å sette sammen en styringsgruppe for å sikre at alle disse perspektivene i prosjekteierskapet ivaretas. Benytter man en styringsgruppe bør den som representerer forretningsperspektivet være leder av styringsgruppen.

Hvilket oppgaver og ansvar har prosjekteier?

Prosjekteieren sine arbeids- og ansvarsområder er først og fremt:

• Initiering: Prosjekteier er den personen som starter prosjektet gjennom å ha en prosjektide som forteller hvorfor prosjektet gjennomføres og hva hva som er formålet med prosjektet.
• Prosjektmål: Prosjekteier er den som avgjør prosjektets formål og målsettinger. Det vil si prosjektets effektmål og resultatmål.
• Rammebetingelser: Prosjekteieren avgjør prosjektets rammebetingelser (tid, penger, ressurser o.s.v.). Disse defineres av projektetmandatet og prosjektbeskrivelsen prosjekteieren utvikler til prosjektansvarlig og prosjektleder.
• Prosjektleder: Prosjekteier velger prosjektets prosjektleder.
• Godkjennelse av prosjektplan: Prosjekteier godkjenner prosjektplanen prosjektleder utarbeider til prosjektansvarlig og prosjekteier.
• Godkjennelse av faseovergangene: Prosjekteier har det overordenede ansvaret for prosjektets fremdrift og godkjenner alle faseovergangene i prosjektet. Dvs. overgangen fra forstudie, forprosjekt, hovedprosjekt til prosjektavslutning.
• Styring og kontroll: Prosjekteier har det overordnede ansvaret for prosjektstyring og resultatoppnåelse, samt at prosjektet holder seg innenfor prosjektets rammebetingelser og forutsetninger underveis. Alle større endringer underveis må godkjennes av prosjekteier.
• Gevinstealisering: Prosjekteier har ansvaret for at prosjektets potensielle gevinster blir realisert når prosjektet er ferdig og fulgt opp i ettertid.
• Beslutningsansvarlig: Prosjekteieren er den viktigste beslutningstakeren i alle prosjekter, da det er prosjekteieren som må godkjenne alle kritiske beslutninger og endringer underveis i prosjektet.

Prosjekteier er kort sagt den personen som godkjenner oppstart av prosjektet, setter rammebetingelsene, utvikler prosjektmandatet, velger prosjektlederen, godkjenner faseoverganger og sikrer at prosjektet planlegges og gjennomføres i tråd med virksomhetens rammer og forutsetninger. For eksempel kan dette være:

• Bedriftens gjeldende mål og strategi
• Bestemmelser knyttet til HMS (helse, mljø og sikkerhet)
• Lovkrav og bransjestandarder
• Rutiner, reglement og fullmakter
• Krav til det spesifikke prosjektet (forventet nåverdi og/eller internrente)

Prosjekteieren er dermed den personen som har det overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål og at de potensielle gevinstene blir realisert etter at prosjektet er ferdig. Prosjekteier har derfor det overordnede ansvaret for at ansvar og myndighets forholdene er klarlagt, og at prosjektet styres etter «beste praksis».

Prosjekteier utnevner og er leder av prosjektstyret hvis prosjektet trenger dette, og er ansvarlig for prosjektmandatet og prosjektbegrunnelsen. Prosjekteier skal også:

• følge opp prosjektets fremdrift og resultater
• støtte prosjektleder og prosjektteamet underveis i prosjektet
• bidra til å sikre hensiktsmessig overføringen av prosjektet til linjeorganisasjonen når prosjektet er ferdig.

Gevinstansvarlig

Prosjekteier er i utgangspunktet også gevinstansvarlig. Det vil si den personen som har ansvaret for at organisasjonen får realisert de potensielle gevinstene prosjektet legger opp til. Prosjekteier trenger imidlertid ikke å være gevinstansvarlig, da prosjekteieren kan delegere dette ansvaret til en eller flere personer hvis ønskelig. 

Markedsføring

Prosjekteier er også prosjektets talerør og bindeledd mot basisorganisasjonen. I praksis betyr dette at det er prosjekteieren som har ansvaret for at prosjektet får de nødvendige rammebetingelsene (tid, penger, kunnskap, omfang, ressurser) fra basisorganisasjonen og at prosjektet forankres som en del av virksomhetens strategiske planer, slik at prosjektets resultater kan implementeres på en suksessfull måte etter at prosjektet er ferdig. Prosjekteieren har dermed eneansvaret for all markedsføring av prosjektet formål, arbeid og resultater i basisorganisasjonen.

Suksessfaktorer

Prosjekteier har det overordnede ansvarlige for prosjektet og at prosjektet gir verdi for pengene organisasjonen investerer i. Av den grunn er det viktig at prosjekteier har tid, motivasjon og evne til å følge opp prosjektet underveis for å kunne bekle denne rollen på en god måte.

For at et prosjekt skal oppnå suksess er det ekstremt viktig at prosjekteier har et godt samspill med prosjektlederen undervis i alle faser av prosjektet. Prosjekteieren må derfor bidra til en tett og god dialog rundt utfordringer knyttet til alt fra ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, til håndtering av identifiserte avvik i fremdrift, kostnader, omfang o.l.