Prosjektforslag og prosjektbegrunnelse

Hva er et prosjektforslag?

Prosjektforslaget er en overordnet og kortfattet, maks. 3-4 sider, beskrivelse av og begrunnelse for hvorfor prosjektet gjennomføres og hva vi ønsker å oppnå med å gjennomføre det. Prosjektforslaget er et planleggingsdokument som skal gi prosjekteieren et solid og fullstendig fundament for å igangsette prosjektet.

Prosjektforslaget opprettes i forstudiet og bygger videre på mandatet for forprosjektet. I planleggingsfasen utvides og finpusses innholdet i prosjektforslaget i styringsdokumentet, deretter vedlikeholdes ikke prosjektforslaget lenger.

Prosjektbegrunnelse

Prosjektbegrunnelsen er en begrunnelse for prosjektforslaget og angis som en del av prosjektforslaget eller som et eget dokument til prosjektforslaget.

Prosjektbegrunnelsen brukes for å dokumentere grunnlaget for å sette i gang prosjektet, basert på kostnader til utvikling, implementering og løpende drifts- og vedlikeholdskostnader, sammenliknet med prosjektets gevinster.

Prosjektet må senere også gjennomgås og eventuelt revidere prosjektbegrunnelsen ved hver faseovergang, og er et dokument som skal aktivt brukes i styringen av prosjektet.

Faseplan

Prosjektforlaget og -begrunnelsen bør avsluttes med en faseplan som viser hvilke faser prosjektet vil gå igjennom, hvor lange disse fasene vil være og hvilke kostnader som vil påløpe i hver enkelt fase. Faseplanen bør angi hvilke resultater, ressurser, aktiviteter og styring som vil inngå i hver enkelt fase. Denne faseplanen kan også brukes som en referanse for å måle fremdriften i hver enkelt fase underveis. Faseplanen er et viktig dokument i prosjekteierens beslutningsgrunnlag for å avgjøre om prosjekteieren bør gå videre med prosjektet eller ikke.

Prosjektforslaget og prosjektbegrunnelsens innhold

Prosjektforslaget bør inneholde følgende elementer:

• Prosjekts bakgrunn og formål – Hva er hensikten med prosjektet? Hvilke endringer og/eller effekter (gevinster) skal prosjektet skape? Hva er nåværende situasjon og ønsket fremtidig situasjon.
• Konseptvalgets vurderinger – Hvilke alternative konsepter er vurdert og hvilket konsept anbefales, med en begrunnelse for valget
• Prosjektets sluttresultat – Hvilke hovedelementer og sluttresultater skal prosjektet levere?
• Interessenter – Hvem er de viktigste interne og eksterne interessentene
• Rammebetingelser – Prosjektets føringer og avgrensninger
• Prosjektets forventede gevinster (nytte) – Hvilke gevinster (nytteverdi) forventes det at prosjektet skal føre til, basert på en kostnad/nytte – vurdering. Hvilke negative effekter eller ringvirkninger er identifisert. Hvordan kan dette resultatet inngå i bedriftens langsiktig utvikling/plan. Hvordan kan prosjektet følges opp og eventuelt utløse merverdi senere (men som ikke inngår i dette prosjektet).
• Prosjektet forventede kostnader – hvilke kostnader forventes i prosjektet, basert på en kostnad/nytte – vurdering
• Forskningspotensiale – Hvilken ny kunnskap vil kommer ut av prosjektet og hvordan kan denne kunnskapen brukes i videre forskning og studier som er relevant for bedriften.
• Etiske problemstillinger – Hvis relevant må de etiske problemstillingene identifiseres og vurderes.
• Overordnet organisering – Prosjektets overordnede organisering og forankring
• Prosjektets kritiske suksessfaktorer – Hva skal til for at prosjektet lykkes? Hvilke avhengigheter og forutsetninger ligger til grunn.
• Plan for gjennomføring: En grov oversikt over fasene (aktiviteter, tidsbruk, kostnader og tidsplan). Ressursbruk og kostnader skal vise den totale innsatsen inkludert egeninnsats både fra bedrifts- og akademiske partnere.
• Finansiering: Oversikt over total ressursbruk (inkludert egeninnsats) og hvordan den skal finansieres. Forslaget skal konkludere tydelig med hvor stort netto beløp det søkes om fra Prosjekt Norge, og fordeling per år i perioden forslaget varer

Vurdering av prosjektforslag

Når prosjekteier skal vurdere prosjektforslaget må de vurdere:

• Strategiske: passer prosjektet inn i bedriftens øvrige strategi?
• Økonomiske: kostnader, kalkyler, budsjett, lønnsomhet, nytte, gevinster
• Usikkerhet: teknologi, marked, ressurser, kompetanse, økonomi
• Gjennomføring: tid, kostnad, personell, kompetanse, kapasitet

Vurderingen resulterer i at prosjekteier treffer en beslutning om å gå videre med prosjektet eller ikke. Velger prosjekteier å gå videre utvikler prosjekteier et prosjektmandat for et forprosjekt som er neste fase i prosjektets livssyklus.