Leverandører

Leverandørvalget er ikke bare viktig for nyetablerte foretak, men en kritisk suksessfaktor for enhver virksomhet. Dette fordi det er leverandørene som leverer “input” til verdiskapningsprosessen som skaper den “output” som foretaket lever av å selge.

Hva er en leverandør?

En leverandør er:

“et selskap som leverer en vare eller tjeneste til andre”.

I distribusjonskjeden er leverandørene det første leddet ved at de leverer sine varer til et grossistledd eller direkte til detaljhandelen, som igjen selger varen til forbrukeren. I figuren under er disse leverandørene omtalt som “Producer”.

Hva er en underleverandør?

Vi må i denne sammenheng skille mellom leverandører og underleverandører. Mens en leverandør er et selskap som leverer ferdigprodukter til et distribusjons- og detaljistledd som igjen selger ferdigproduktet til sluttbrukeren (kunden), er en underleverandør en:

“Leverandør av input til en verdiskapningprosess”

Normalt har en produsent og leverandør en rekke underleverandører som leverer dem ulike input som de selv trenger i sin verdiskapningprosess for å kunne skape sluttproduktet de leverer til distribusjons- og detaljistleddet. Leverandøren Apple som produserer og selger iPhone er f.eks. selv avhengig av å få kjøpt en rekke komponenter (CPU, LCD skjerm, minne osv) fra andre underleverandører før de selv er istand til å sette sammen alle disse komponentene til sluttproduktet iPhone som vi alle kjenner til.

Jo mer teknisk komplisert sluttproduktet er, jo flere underleverandører inngår normalt også i verdiskapningprosessen er tommelfingerregelen her.

Leverandørkartlegging

Å foreta en skikkelig leverandørkartlegging er viktig i en situasjonsanalyse av markedssystemet. Dette fordi disse leverandørene kan ofte ha stor makt i en bransje ved at de kan diktere spillereglene i stor grad gjennom sine leverandørbetingelser, krav til mellomleddet og sin prissetting. I andre tilfeller er det mellomleddet som har makta, som f.eks. i dagligvaresektoren hvor en leverandør i det hele tatt skal være glad at de kommer inn i kjeden med sine produkter.

En viktig del av Supply Chain Management

Leverandør valget er en viktig beslutning med store implikasjoner for både bedriften og aktørene som inngår i bedriftens verdikjede. Leverandør valget har utviklet seg til å bli en viktig strategisk problemstilling innenfor Supply Chain Management (SCM).

Selskaper som fokuserer på SCM forsøker å få til en effektivt integrasjon av a) de interne funksjonene i selskapet, b) med selskapets kunder og c) leverandører. Det overordnede målet er å tilrettelegge og synkronisere prosessene til bedriftene i forsyningskjeden for å maksimere verdiskapingen.

Næringslivet har de siste 20 årene innsett at forsyningskjedeledelse, som inkluderer styring av oppstrøms og nedstrøms relasjoner til leverandører og kunder, ofte er kostnadseffektivt samtidig som det skaper en konkurransefordel. Idag styres hele forsyningskjeden i større grad enn tidligere av etterspørselen i markedet og ikke etter prognoser og historikk. Dette har gjort at innkjøps- og forsyningsledelse har blitt en strategisk prosess i organisasjonen, og er i dag viktigere enn noen gangl Forsynlingsledelse regnes samtidig som en av de viktigste konkurransestrategier for moderne bedrifter.

Treden mot økt integrasjon og samarbeid har økt kompleksiteten i ledelse- og styringproblematikken ved at det stilles større krav til koordinering av ressurser og aktiviteter i kjeden enn tidligere. God gjennomføringsevne og effektiv implementering av forsyningskjedene øker muligheten til å utnytte hverandres komplementære ferdigheter, og er essensielt for å få realisert synergier på tvers av organisasjonene.

I en situasjonsanalyse gjelder det derfor å kartlegge hvilken makt leverandørene har i forhold til virksomheten og hvordan virksomheten selv kan påvirke dette maktforholdet i fremtiden.

Her gjelder det å kartlegge hvem som er de eksisterende leverandører og hvem som er potensielle fremtidige leverandører, og sette virksomhetens leverandørvalg opp mot konkurrentenes leverandørvalg for å avdekke eventuelle konkurransefortrinn eller ulemper ved dagens leverandørvalg.

Leverandørvalg er en strategisk beslutning

Leverandørvalget er en strategisk beslutning. Dette fordi innkjøps- og forsyningsstrategien til en virksomhet kan bidra til at den overordne forretningsstrategien blir nådd. Dette ved at innkjøp:

• støtter oppnåelse av de strategiske mål selskapet har satt seg
• driver forretningsstrategien gjennom å gi virksomheten et langsiktig konkurransefortrinn

God innkjøps- og forsyningsledelse kan dermed gi en bedrift varige konkurransefortrinn og bedre fortjenesten. Organisasjonen kan på denne måten differensiere seg selv fra konkurrentene gjennom å operere med lavere kostnader og levere det kundene ønsker til en lavere pris.

De fleste bedrifter anerkjenner idag at konkurransen har flyttet seg fra å være “bedrift mot bedrift” til å være “forsyningskjede mot forsyningskjede“. Dette underbygger viktigheten av at virksomheten bør ha stort fokus på sin forsyningskjede og innkjøpsfunksjon.

For at alle aktørene i virksomhetens forsyningskjede skal trekke i samme retning er det avgjørende å ha et strategisk fokus som vektlegger eksisterende aktører i forsynlingskjeden minst like mye som de nye man skal velge ved valg av leverandører. Tas det ikke hensyn til hele forsyningskjeden, kan dette føre til dårlige valg og ødelegge for forsyningskjedens helhet. Leverandørutvalget må derfor tas i sammenheng med at forretnings- og forsyningskjedens strategi blir valg istedenfor å se på valg av leverandører som en isolert handling.

Leverandørvalget

Når leverandørvalget skal foretas må man først skanne markedet for å skaffe seg en oversikt over alle potensielle leverandører. Deretter må man gå igjennom kravlisten man har laget for hvilke grunnleggende krav innsatsfaktoren de skal levere må oppfylle for å se hvilke av de potensielle leverandørene som har verditilbud som oppfyller disse kravene.

Etter denne grovsorteringen står man igjen med de potensielle leverandørene som alle kan levere den innsatsfaktoren bedriften trenger. Neste fase er så å ta kontakt med hver enkelt av dem for å prøve å forhandle frem best mulig leverandørbetingelser.

Leverandørbetingelser

Leverandørbetingelsene er viktig for ethvert foretak. Forskjellen er bare hva de ulike kundene av leverandørene vektlegger når de skal velge leverandør. For store konsern som bruker innsatsfaktoren fra leverandøren i en produksjonsprosess er gjerne valg av leverandør basert på en lang liste kravspesifikasjoner leverandøren må oppfylle for å i det hele tatt komme i betraktning som en potensiell leverandør.

For et lite nyetablert selskap er kravene helt annerledes. De har ingen avansert produksjonsprosess ennå, de mangler kapital, erfaring, arbeidskraft, kunder og samarbeidspartnere.

Mens alle leverandører står i kø for å ta over en eksisterende kunde fra en annen leverandør, er spørsmålet for nyetablerte småbedrifter ofte ikke et spørsmål om hvilken leverandør de skal velge, men et spørsmål om hvilken leverandør som er villig til å selge dem det de trenger på kredit. Dette fordi de ikke har noe tidligere kjøps- og betalingshistorikk å vise til. Av den grunn er det å få 30 dagers kredit ofte et stort problem for nyetablerte foretak, mens veletablerte foretak lett klarer å forhandle seg frem til 90 dager kredit.

Noen sentrale forhold som normalt er viktig når leverandørbetingelsene skal fremforhandles er:

• JIT-prinsippet
• Betalingsfrist
• Markedsstøtte
• Støttefunskjoner
• Kompetanse

JIT-prinsippet

JIT-prinsippet (“just-in-time”) er et prinsipp mange driver sin forsyningskjede ettter og er et prinsipp de fleste større leverandører har et system for og som bør praktiseres for å holde lagerbeholdningen på et absolutt minimum til enhver tid for å binde minst mulig kapital.

Rabatter

Rabatt strukturen leverandøren tilbyr er noe alle kunder er opptatt av når de skal velge leverandør av en av sine innsatsfaktorer. Dette fordi dette direkte påvirker bedriftens lønnsomhet. Jo større rabatter, jo større fortjeneste hvis man klarer å nå disse volumene. 

Siden disse rabatt strukturene premierer store og hyppige innkjøp er dette normalt rabatter som normalt kun kommer de mellomstore og store kundene til leverandøren. De gjelder sjelden for nyetablerte og småbedrifter som aldri klarer å oppnå disse volumene eller frekvensene.

Betalingsfrist

Hvilken betalingsfrist leverandøren gir er avgjørende for bedriftens likviditetsbehov. Spesielt viktig er det for nyetablerte foretak å få lengst mulig betalingsfrist for å redusere kapitalbehovet. Problemet er bare at dette ofte er vanskelig, da leverandøren vurderer sjansen for å tape penger som stor. Entreprenører og grundere må derfor her ofte jobbe hardt for å klare å komme i havn med en leverandøravtale som gir dem den kredittiden de trenger.

Markedsstøtte

Mange leverandører bidrar også med penger til markedsstøtte. Dvs. at de betaler deler av annonsekostnadene eller andre markedsføringskostnader, såfremt deres merke og produkt inngår som en del av reklamen. Såvel nyetablerte som veletablerte foretak kan spare store markedsføringsbeløp på å forhandle frem gode markedsstøtte avtale med leverandørene bedriften benytter.

Støttefunksjoner

Jo mindre tid og ressurser bedriften selv trenger å bruke på levering, installasjon, opplæring, service og vedlikehold av det leverte produktet, jo mindre arbeidskraft og jo mindre kostnader pådrar bedriften seg selv. Av den grunn kan det ofte være lurt å se om det ikke er mulig å få leverandøren selv til å ta seg av flest mulig av støttefunksjonene som kreves for å bruke og vedlikeholde innsatsfaktoren de leverer. Dette reduserer bedriftens behov for arbeidskraft, kapital og reduserer risikoen betraktelig.

Kompetanse

Leverandørene besitter kompetanse bedriften selv ikke besitter og ofte er leverandørene villig til å stille denne kompetansen til rådighet for sine kunder for å knytte nærmere relasjoner og et tettere samarbeid med sine kunder. For nyetablerte og småbedrifter gjelder det å utnytte denne muligheten til å få gratis rådgivnings hjelp fra eksperter innen sine fagområder. Det kan fort spare bedriften for mange fallgruver og gjøre at de oppdaget forretningsmuligheter de ikke så tidligere.

SOFT-analyse

Til slutt bør du sammenfatte funnene i analysen i en SOFT-analyse som viser leverandørenes sterke og svake sider, samt hvilke muligheter og trusler som finnes når det gjelder leverandørvalg. Dette gir deg en punktvis sammenfatning av de viktigste funnene og dermed et raskt og informativt oversiktsbilde av situasjonen.

Kilder:

• Ruuska, I., Ahola, T., Martinsuo, M., & Westerholm, T. (2013). Supplier capabilities in large shipbuilding projects. International Journal of Project Management, 31, 542-553.
• Sarkar, A., & Mohapatra, P. K. (2006). Evaluation of supplier capability and performance: A method for supply base reduction. Journal of Purchasing & Supply Management, 12, 148-163.
• Solem, O. (2003). Forsyningsledelse: bakgrunn, framvekst og utfordringer. Magma(5).
• Sucky, E. (2007). A model for dynamic strategic vendor selection. Computers & Operations Research, 34, 3638-3651.
• Treleven, M., & Schweikhart, S. B. (1988). A Risk/Benefit analysis of sourcing strategies:
  Single vs. multiple sourcing. Journal of Operations Management, 9(4), 93-114.