Opplæringsbudsjett

Hvorfor trenger vi et opplæringsbudsjett?

Alt koster penger – også opplæringen. Opplæringen er faktisk ikke på billigsalg. Opplæring koster normalt mye penger, da de færreste medarbeidere er istand til å gå rett inn i en jobb uten opplæring. Jo større opplærinsbehov de nyansatte eller eksisterende medarbeidere har, jo dyrere vil også opplæringen bli.

Mota (2016, 4) sier at det i gjennomsnitt tar åtte måneder fra ansettelse til den nyansatte er fullt produktiv i stillingen. I praksis betyr dette at den nyansatte koster virksomheten penger i denne perioden fordi de ikke leverer resultater som bringer høy nok verdi tilbake. Dette er illustrert i illustrasjonen under.

For å unngå at kostnadene løper løpsk må vi derfor utvikle et opplæringsbudsjett som forteller hvor mye penger vi kan bruke på opplæring og hvor mye penger vi kan bruke på de ulike aktivitetene i opplæringsprogrammet. Et budsjett som legger rammen for ressurs og pengebruken i forbindelse med opplæringen.

Hva er et opplæringsbudsjett?

Med opplæringsbudsjett menes:

“En tidsbestemt plan som angir hvor mye penger som kan brukes på opplæringsprogrammet og aktivitetene i opplæringsprogrammet” 

Budsjetteringsperioder

Siden opplæringsplanleggingen strekker seg over tre tidsperioder, må også opplæringsbudsjettet strekke seg over de samme tre tidsperiodene. Noe som gjør at vi trenger følgende 3 opplæringsbudsjett:

1. Strategiske opplæringsbudsjett – opplæringsbudsjett for de kommende 3-5 årene
2. Taktisk opplæringsbudsjett – opplæringsbudsjett for 1-2 år frem i tid
3. Operativt opplæringsbudsjett – opplæringsbudsjett for det kommende året

Istedenfor å gjøre utviklingen av opplæringsbudsjettet til en årlig begivenhet, hvor vi evaluerer opplæringsbudsjettet en gang i året, før vi så utvikler et nytt budsjett for neste år, bør vi heller praktisere rullende budsjettering som siker en jevnlig kontroll og evaluering av budsjettet og hvor budsjettinnholdet konstant blir oppdatert og justert i forhold til virkelighetens behov.

Budsjettmetodikk for opplæringsbudsjettet

Opplæringsbusjettet kan bygges opp ved hjelp av enten:

1. Buil-up metoden
2. Break-down metoden

Break-down metoden vil si at topp-ledelsen setter en øvre ramme på hvor mye penger som totalt sett kan brukes på opplæring. Når vi vet dette bryter vi så ned dette totalbudsjettet på de ulike aktivitetene vi ønsker å gjennomføre. Noe som gjør at flere aktiviteter vi ønsker å gjennomføre, jo mindre penger blir det også mulig å bruke på hver aktivitet.

Buld-up metoden tar det motsatte utgangspunktet. Her starter vi ikke først med et totalbudsjett som så fordeles. Her starter vi på gulvet i de ulike avdelingene i virksomheten og får dem til å utvikle detaljerte planer med detaljerte budsjetter for hva dette vil koste. Når vi har disse delbudsjettene slås de så sammen i større avdelingsbudsjetter før avdelingsbudsjetten slås samme til et totalbudsjett som viser hvor mye opplæringen vil koste.

Det mest effektive er normalt å kombinere begge metodene og fokusere på Actvity-Based Budgeting og beyond budgeting istedenfor de tradisjonelle budsjetteringsmodellene.

Budsjettoppbygningen

Når vi skal sette opp budsjettet må vi gå systematisk igjennom alt som skal gjøre i opplæringsplanen og sette opp en økonomisk ramme /prognose for hvor mye de ulike aktivitetene kommer til å koste i kroner og øre. Deretter må vi slå i sammen alle del-kostnadene innenfor hver enkelt enkeltaktivitet til et budsjett for hver av fasene i planleggingsmodellen vi benytter for å få et fullstendig bilde av hva opplæringsprogrammet kommer til å koste virksomheten på kort og lang sikt.

Dette betyr at kostnaden må grupperes i følgende hovedposter som tilsammen utgjør opplæringsbudsjettet:

   Kostnader knyttet til behovs- og prestasjonskartlegging
+ Kostnader knyttet til kartlegging og utvikling av opplæringskapasitet
+ Kostnader knyttet til utvikling av opplæringsmål og -strategi
+ Kostnader knyttet til grunnopplæring
+ Kostnader knyttet til spesialopplæring
+ Kostnader knyttet til videreopplæring
+ Kostnader knyttet til styring og kontroll   
= Opplæringsbudsjett

Budsjettkontroll

Kontinuerlig budsjettkontroll er også nødvendig etter at budsjettet er laget for å passe på at opplæringskostnadene holder seg innenfor budsjettene. Noe vi kommer nærmere inn på i artikkelen om budsjettkontroll.

Kilder:

• Mota, Diana. 2016. “Getting and Keeping Employees on Board.” Business Credit, 118(2):4-6. Business Source Complete (112365100).