Interne arbeidsbetingelser

Hva er interne arbeidsbetingelser?

Interne arbeidsbetingelser er forhold i en organisasjon som påvirker de ansattes arbeid, effektivitet og trivsel. Disse betingelsene kan ha betydelig innvirkning på produktiviteten, motivasjonen og den generelle bedriftskulturen i bedriften. Ved å forstå og optimalisere de interne arbeidsbetingelsene kan organisasjoner skape et mer produktivt, tilfredsstillende og bærekraftig arbeidsmiljø og verdiskapningsprosess.

De interne arbeidsbetingelser kan grovt sett kategoriseres i seks grupper:

Produkter

Siden det er bedriftens produkter og tjenester som til syvende og sist skaffer organisasjonen inntekter, står de sentralt i enhver analyse om omgivelsene. Med produkt menes alt som kan tilbys markedet og som tilfredsstiller behov og tillegges verdi, slik at det kan oppstå et bytteforhold.

Når de interne arbeidsbetingelsene skal kartlegges må vi se i hvilken grad virksomhetens produkter dekker kundenes behov, krav og forventninger på en bedre måte enn konkurrentenes produkter gjør. Her vi må vurdere alle de seks produktnivåene som utgjør kundens oppfattelse av produktet.

Siden alle produkter har en begrenset levetid er det viktig at det blir utviklet nye produkter og at disse blir lansert på riktig tidspunkt. For at det siste skal være mulig er det en forutsetning at vi vet hvor i “produktets livssyklus” de forskjellige produktene befinner seg i. Lanserer vi det nye produktet for sent gir vi bort unødvendig markedsandeler til konkurrentene og reduserer bedriftens lønnsomhet. Lanserer vi det nye produktet for tidlig får vi ikke høstet ut det potensialet som ligger i produktet, og investeringens lønnsomhet reduseres. Å lansere de nye produktene på riktig tidspunkt er derfor alfa omega. Vi trenger derfor å vite om produktet befinner seg i introduksjon-, vekst-, modning- eller tilbakegangfasen.

I analysen av “produktet” bør det inngå en kritisk gjennomgang av hvordan bedriften i dag bruker “produktvirkemidlene” for å differensiere produktet fra konkurrentene, og hvordan disse virkemidlene i fremtiden kan brukes på en bedre måte. De viktigste “produktvirkemidlene” er:

• Uttrykt og akseptert kvalitetsnivå
• Emballasje, utforming, design, materiale, farger, størrelser o.l.
• Antall varianter i et sortiment
• Servicenivå/grad
• Leveringsdyktighet
• Reklamasjons rutiner
• Varemerkeprofil
• Garanti og support

Andre momenter/faktorer som kan være aktuelle å se nærmere på i forbindelse med denne analysen er:

• Egne produkter/sortiment konkurransekraft mht. kvalitet og service, markedets kjennskap til varemerke(t) og/eller bedrifts navnet.
• Egen produktutviklingkapasitet og -dyktighet.
• Hvilke produkter gir best og dårligst inntjeningsevne.
• Hvordan er produkt/sortiment politikken, sammenlignet med konkurrentene.
• Produkt synergi (vil et evt. nytt produkt falle naturlig inn i og støtte opp om nåværende sortiment, samt styrke deg i forhold til konkurrentene ?)

Les mer: Produktanalyse

Verdiskapningsprosessen (produksjon)

Hvordan skapes produktene og tjenestene som tilbys markedet? Vi må her analysere hele verdikjeden til virksomheten, og se på forhold som:

• Produksjon synergi (vil et evt. nytt produkt styrke vår teknologi og produksjon og dermed også komme øvrig produksjon til gode ?)
• Produksjonskapasitet og kapasitetsutnyttelse.
• Kostnader og effektivitet i egen produksjon.
• Omstillingsevne/fleksibilitet i produksjonen.
• Kvalitet på leverandører og evt. produksjonsprosesser
• Samarbeidspartnere, tilgang på råvarer
• Know-how, teknologisk nivå og teknologiske utviklingsmuligheter.

Les mer: Verdiskapningsprosessen

Organisasjon og personal

Hvordan er organisasjonen bygd opp, og hva er organisasjonens sterke og svake sider? Her må vi vurdere forhold som:

1. Fysiske arbeidsforhold : Dette inkluderer arbeidsplassens utforming, ventilasjon, belysning, støy, og temperaturkontroll. Et godt fysisk arbeidsmiljø kan bidra til å redusere stress og øke produktiviteten. I denne sammenheng må vi også vurdere tiltak for å sikre de ansattes helse og sikkerhet. F.eks. ergonomiske møbler, verneutstyr, og retningslinjer for sikkerhet på arbeidsplassen.
2. Organisatoriske forhold : Hvordan arbeidsoppgaver og ansvarsområder er fordelt (arbeidsstruktur). Har virksomheten personalet og kompetansen de trenger? Klarhet i roller og ansvar kan redusere forvirring og øke effektiviteten. Finnes det effektive kommunikasjonskanaler og rutiner for å sikre at informasjon flyter fritt og klart mellom ansatte og avdelinger? Hva med kvaliteten på ledelsen? Hvilken lederstil og beslutningsprosesser følges? 
3. Psykososiale forhold : Hvordan er organisasjonskulturen, dvs. den generelle atmosfæren og kulturen på arbeidsplassen, inkludert normer, verdier, og holdninger. En positiv arbeidskultur kan øke trivselen og samarbeidet blant ansatte. Her vi vi også vurdere hvordan ledelsen og kollegaer gir støtte, tilbakemelding og anerkjennelse. Regelmessig anerkjennelse kan øke motivasjonen og jobbtilfredsheten. Vi må også se på forholdet mellom arbeidsmengde og ressursene som er tilgjengelig for å utføre arbeidet. Overbelastning kan føre til stress og utbrenthet.
4. Personlige forhold : Muligheter for opplæring og videreutvikling av ferdigheter. Investering i de ansattes kompetanse kan øke deres engasjement og prestasjoner. Finnes det klare stier for karriereutvikling og muligheter for avansement innen organisasjonen? Hva med fleksible arbeidstider og muligheter for fjernarbeid, som kan hjelpe ansatte med å balansere arbeid og privatliv.

5. Materielle forhold : Konkurransedyktige lønninger, bonuser og fordeler som helseforsikring, pensjonsplaner og andre økonomiske insentiver. En grundig evaluering av belønningssystemet er her nødvendig. Her må vi også se på tilgjengeligheten av nødvendig utstyr og ressurser for å utføre jobben effektivt.

6. Sosiale forhold : Muligheter for samarbeid og støtte mellom kollegaer. Teamarbeid kan fremme innovasjon og problemløsning. Arrangementer og aktiviteter som fremmer sosial interaksjon og styrker samholdet blant ansatte. 

Les mer: Organisasjonsanalyse

Økonomiske og finansielle forutsetninger

Hva vi her må vurdere er avhengig av hva formålet med analysen er, men generelt er vi opptatt av å kartlegge:

• Eget kostnadsnivå, fordelt på faste og variable kostnader.
• Økonomiske ressurser virksomheten rår over.
• Egne budsjetter. 
• Kredittverdighet og finansieringsmuligheter.
• Lønnsomhetsanalyser. 

Les mer: Økonomi og regnskapsanalyser

Markedsføring

• Nåværende stilling på markedet: Markedsandel(er) og markedets kjennskap til bedriften og produktene.
• Kvalitet på egen markedsføringsorganisasjon på alle nivåer intern og eksternt, herunder også salgsapparat og distribusjonsapparat.
• Egen bruk av konkurransemidlene (markedsføringsmiks)
• Marked synergier (vil et evt. nytt produkt styrke markedsføringsorganisasjon internt og eksternt, og vil det utfylle eller bygge opp under de aktiviteter som allerede blir utført ?)

Les mer: Bedriftens markedsføring

Andre faktorer

• Lokalisering i forhold til markedet, leverandører, arbeidskraft, transport muligheter osv.
• Bedriften profil og generell oppfatning osv.

Hvorfor er det viktig med gode interne arbeidsbetingelser?

Gode interne arbeidsbetingelser er essensielle for å tiltrekke, beholde og motivere dyktige medarbeidere. De bidrar til høyere jobbtilfredshet, bedre arbeidsprestasjoner og lavere turnover. Virksomheter som investerer i å forbedre interne arbeidsbetingelser kan også oppleve fordeler som redusert fravær, høyere kundetilfredshet og forbedret omdømme.

Oppsummering

Når vi skal kartlegge de interne arbeidsbetingelsene er det viktig at de i størst mulig grad blir kvantifisert, og relatert til konkurrentenes prestasjonsnivå.

Viser gjennomgangen av de interne arbeidsbetingelsene at det ikke er noe som rettes internt før et nytt prosjekt starter kan vi gå videre å gjennomføre en tilsvarende analyse av de eksterne arbeidsbetingelsene. Resultatet av analysen av de interne og eksterne arbeidsbetingelsene bør vi samle i en SOFT-analyse til slutt.