Effektiv kommunikasjon

Å ha evnen til å kommunisere effektivt og hensiktsmessig kalles kommunikativ kompetanse og er en evne vi bør etterstrebe å tilegne oss. 

Hva er effektiv kommunikasjon?

Når vi kommuniserer med noen er målet alltid å oppnå en effektiv kommunikasjon. Det vil si en kommunikasjonsprosess hvor ingenting ødelegger eller forstyrrer formidlingen av budskapet slik at det oppstår misforståelser eller uklarheter. Å formidle et budskap, i form av en ide, tanke eller mening, slik at det blir mottatt og tolket av mottakeren slik senderen ønsket kalles effektiv kommunikasjon. Prosessen med å tolke budskapet kalles også å dekode eller avkode et budskap.

Det finnes en rekke kommunikasjonsbarrierer som kan ødelegge effektiv kommunikasjon. Potensielle kilder til forvrengning av budskapet inkluderer filtrering, selektiv persepsjon , informasjonsoverbelastning , følelser, kommunikasjonsforståelse og kjønnsforskjeller for å ha nevnt noen faktorer.  Støy er en annen negativ faktor som kan ødelegge kommunikasjonsprosessen. Eksempler på støy er dårlig telefonlinje, barn som skriker i bakgrunnen og avbrytelser. Tvetydige språk kan også hemme effektiv kommunikasjon og gjøre det vanskelig å avdekke senderens intensjoner med budskapet.

Hva skaper effektiv kommunikasjon?

Tar vi utgangspunkt i den lineære kommunikasjonsmodellen kreves det at vi fjerner alle kjente kommunikasjonsbarrierene i denne modellen for å oppnå effektiv kommunikasjon. Effektiv kommunikasjon krever dermed:

• Informasjonskilde: At vi bygger budskapet vårt på en troverdig informasjonskilde som mottakeren har tillit til.
• Budskap: At vi benytter oss av oss et klart og entydig budskap som ikke kan misforståes.
• Koding: At vi benytter oss av koder (språk og tegn) som mottakeren kjenner til og som ikke kan tolkes på flere ulike måter. Våre ikke-verbale koder (kroppsspråk) bør dessuten bygge opp under det vi sier (verbale koder).
• Støy: At vi fjerner alle støykildene som kan ødelegge kommunikasjonsprosessen, f.eks. lukker vinduet for å stenge ute trafikkstøy.
• Tilbakemelding: At vi gir mottakeren anledning til å komme med en tilbakemelding når som helst under kommunikasjonsprosessen for å avklare uklarheter og unngå misforståelser. 

Noen former for kommunikasjon er mer effektivt enn andre. Det vi vet er:

• En dialog (to-veis kommunikasjon) er mer effektivt enn en monolog (en-veis kommunikasjon).
• Dobbelkommunikasjon, hvor kroppsspråket (ikke-verbal kommunikasjon) bygger opp under det verbale budskapet er den mest effektive måten å kommunisere på.
• Personlig kommunikasjon har normalt større påvirkningskraft enn massekommunikasjon.
• En selvsikker kommunikasjonsstil er den mest effektive mentale kommunikasjonsstilen.

Effektiv kommunikasjon krever at vi er åpen, tydelig, empatisk og at vi lytter like mye som vi selv snakker. Effektive kommunikatører prøver heller ikke å styre unna ubehagelige temaer. Når det gjelder hva som ellers kreves for å oppnå effektiv kommunikasjon legger ulike forfattere vekt på ulike forhold. Vi skal her se litt nærmere på rådene til Kaufmann og Kaufmann og Spurkeland.

Kaufmann og Kaufmann sine 7 råd for effektiv kommunikasjon

For å oppnå en effektiv kommunikasjonsprosess beskriver Kaufmann og Kaufmann (2009) syv tiltak vi bør iverksette for å fjerne alle kjente kommunikasjonsbarrierer:

1. Reguler informasjonsflyten i organisasjonen. Dette for å hindre over- og underkommunikasjon i bedriften.
2. Bruk tilbakemeldinger. Medarbeidersamtaler er her et godt eksempel.
3. Forenkl språket. Forfekt et klart språk, og bruk forståelige oversettelser av faguttrykk.
4. Bruk jungeltelegrafen for å få tak i myk informasjon.
5. Se etter nonverbale holdepunkter. Her anbefales det å oppøve innsikt i hvordan nonverbale holdepunkter i kommunikasjonsprosessen virker.
6. Kontroller følelsene. Dette fordi sterke følelser ved fremføringen av budskapet kan gi mottakerne en følelse av at senderen er irrasjonell, noe som kan smitte over på evaluering av de synspunkter og argumenter som presenteres. Her bør en øve på å beherske følelser for å, på en rolig og forståelig måte, etablere en atmosfære av rasjonalitet og saklighet omkring budskapet.
7. Lytt aktivt. Dette omtales som et av de viktigste prinsippene for å forbedre kommunikasjonsferdighetene. Med aktiv lytting menes evnen til å vise motparten i en kommunikasjonssituasjon at man har forstått det intenderte budskapet. Kaufmann og Kaufmann (2009) deler aktiv lytting inn i flere bestanddeler. Her inngår det å være oppmerksom, samt det å vise at man er oppmerksom. En annen bestanddel er å forstå, og å ikke spontant dømme budskapet som sendes. I tillegg inneholder aktiv lytting det å være i stand til å huske, samt det å ikke lese noe inn (tolke) i budskapet som sendes.

Spurkeland sine syv ferdigheter for effektiv kommunikasjon

Spurkeland (2009) beskriver syv ferdigheter som  er nødvendig for å oppnå effektiv kommunikasjon. Disse syv ferdighetene er:

1. Aktiv lytting. Dette forklares som evnen til å forsøke å forstå meningen til den personen man kommuniserer med. Her bør man stille spørsmål som kan føre til oppklaring, så vel som undersøke om det man oppfatter er riktig.
2. Å stille åpne spørsmål. Dette er spørsmål av typen som starter med hva, hvem, hvorfor og hvordan. Ved å stille denne type spørsmål åpner man opp for at den andre kan forklare og fortelle mer utdypende.
3. Å vise anerkjennende atferd. Dette innebærer å utdype det de snakker om, eller å gi ros til den som kom med en tanke eller en idé. En anerkjennelse, i form av et oppmuntrende blikk kan for eksempel være svært effektivt.
4. Å bygge på andres tanker og ideer. Det at andre blir inspirert og spinner videre på ens idéer, vil føre til at vedkommende føler seg anerkjent. Det kan være avgjørende for en gruppe at man kan bruke hverandres idéer istedenfor å stå fast på egne meninger.
5. Involvering. Alle mennesker er forskjellige, og noen har lettere å ta ordet enn andre. I en dialog bør man være oppmerksom på i hvilken grad hvert enkelt medlem i gruppa bidrar til samtalen, og å oppmuntre alle til å delta.
6. Å avklare standpunkter er en ferdighet som innebærer fokus på å klargjøre meninger. Her skal man, dersom man er usikker på hva den andre mener, be vedkommende om å utdype slik at det ikke oppstår misforståelser.
7. Konstruktiv argumentasjon. Dette kan forstås som at det er enklere å forstå argumenter dersom de blir underbygget med et resonnement. 

Oppsummering

For å oppnå effektiv kommunikasjon bør vi fokusere på å:

• Holde budskapet enkelt og klart. Styre unna fremmedord, tvetydige ord og lange setninger. Det kan skape misforståelser og uklarheter.
• Fjerne alle identifiserbare støykilder i omgivelsene.
• Unngå multitasking – ha fokus på budskapet og mottakeren av det.
• At kroppsspråket kommuniserer det samme som det verbale budskapet.
• At budskapet snakker til både sinnet/fornuften og følelsene.
• At budskapet bygger på mottakerens interesser, erfaringsgrunnlag og kompetanse.
• Bruke eksempler og språklige virkemidler som fremhever kjernebudskapet.
• Skape tillit gjennom å bruke troverdige kilder.
• Legge opp til hyppige tilbakemeldinger og praktisere aktiv lytting.

Effektive kommunikasjonsferdigheter

Effektiv kommunikasjon er ikke det samme som å ha effektive kommunikasjonsferdigheter. Mens effektiv kommunikasjon går ut på å skape et velformulert budskap som blir tolket slik du ønsker, viser effektive kommunikasjonsferdigheter til dine evnen til å uttrykke deg på forskjellige måter i ulike situasjoner, hvor som helst og når som helst. Gode kommunikasjonsferdigheter er derfor en forutsetning for å oppnå effektiv kommunikasjon. 

Kommunikasjonsferdigheter som er nødvendig for å oppnå effektiv kommunikasjon er:

1. Snakkeferdigheter – For å oppnå effektiv kommunikasjon må du ha gode snakkeferdigheter. Det vil si at du må være i stand til å bruke det verbale språket til å uttrykke dine meninger på en effektiv måte. Retorikere har i alle tider blitt sett opp til som gode kommunikatører, og deres teknikker er det fult mulig å lære.
2. Kroppsspråk – 2/3-del av det du kommuniserer skjer via ditt kroppsspråk og ikke dine verbale utsagn. Effektiv kommunikasjon krever derfor at du er i stand til å lese og tolke andre personers kroppsspråk på en effektiv måte og bruke ditt eget kroppsspråk til å bygge opp under ditt verbale budskap.
3. Lytteferdigheter – effektiv kommunikasjon krever at du lytter aktivt etter hva motparten sier, både verbalt og via sitt kroppsspråk. Mangler du denne ferdigheten kan effektiv kommunikasjon aldri oppstå. Å lytte vil si at du har evnen til å motta informasjon og tolke den nøyaktig.
4. Spørreferdigheter – For å unngå misforståelser kreves det du har gode spørreferdigheter. Det vil si at du er i stand til å stille de rette rette spørsmålene og bruke ulike spørreteknikker for å få svar på de spørsmålene du har. Mangler du gode spørreferdigheter er det i praksis umulig å få til en god dialog (toveis-kommunikasjon), da du ikke får noen gode tilbakemeldinger.
5. Skriveferdigheter – effektiv kommunikasjon krever at du har gode ​​og effektive skriveferdigheter. Hvis det du skriver er tydelig og lett å lese, vil folk fortsette å lese. Hvis folk leser og tror på det du skriver, vil du lykkes med å påvirke dem. 
6. Presentasjonsferdigheter – Mange hater å måtte presentere seg selv foran andre, men dette er en nødvendig oppgave for oss alle i mange sammenhenger. Vi bør derfor alle øve oss på å utvikle gode presentasjonsferdigheter for å sikre effektiv kommunikasjon.
7. Forhandlingsferdigheter – Livet går ut på å gi og ta. For å komme ut som den vinnende part og unngå at konflikter oppstår kreves det at du har gode forhandlingsferdigheter. Vellykkede forhandlinger skjer når begge parter kommer sammen for å få til en avtale som begge parter tjener på (vinn-vinn-situasjon). 
8. Mellommenneskelige ferdigheter – er evnen til å bygge relasjoner og skape nye ved å samhandle med andre mennesker. Folk som er komfortable med å snakke med andre mennesker, har generelt bedre relasjoner og mer effektiv kommunikasjon enn folk som ikke er komfortable med å snakke med andre. Disse ferdighetene er spesielt viktig i teamarbeid.
9. Stress- og sinnehåndteringsevner – effektiv kommunikasjon krever at du er i stand til å kontrollere stress, følelser og da spesielt sinne. Klarer du ikke det kan  du lett ende opp med å si ting du angrer sendere og konflikter kan lett oppstå. 
10. Digitale ferdigheter – for å kunne kommunisere effektivt gjennom digitale medier og med bruk av digitale virkemidler skreves det at du har en rekke digitale ferdigheter og digital kompetanse.

Kilder:

• Kaufmann, G. og A. Kaufmann (2009). Psykologi i organisasjon og ledelse. (4. utg.) Bergen: Fagbokforlaget.
• Spurkeland, J. (2009). Relasjonsledelse. (3. utg.) Oslo: Universitetsforlaget.