Slik blir en tjenestebedrift en miljøvennlig bedrift

La oss nå ta et praktisk eksempel på hvordan en tjenestebedrift som ikke er spesielt kjent for å være en miljøforurensende virksomhet eller en virksomhet som forbruker store mengder ikke-fornybare ressurser i sin verdiskapning kan oppnå suksess ved å velge å utvikle et ØKO-produkt (verditilbud) som går ut på å skape en bærekraftig utvikling for virksomheten, uten at dette går utover virksomhetens lønnsomhet. Dvs. en strategi hvor god økologi = god økonomi.

Regnskapskontoret Johansen & Olsen AS

Regnskapskontoret Johansen & Olsen er et lokalt regnskapskontor med 15 ansatte, hvorav 10 av dem er regnskapsførere. De siste par årene har de imidlertid følt en voldsom konkurranse ved at 2 store amerikanske regnskap & revisor kjeder har etablert seg i Norge, med mål om å bli den ledende kjeden av regnskapsførere i Norge innen 5 år. Dette føler de og andre mindre regnskapskontor rundt omkring i Norge er en trussel mot deres eksistensgrunnlag. 

Regnskapskontoret Johansen & Olsen har derfor nå inngått et samarbeid med to andre regnskapskontor om å starte en ny regnskapskjede etter franchise konseptet, bestående av lokale regnskapsførere med detaljerte kunnskaper om behovene til de lokale markedene de betjener, for å være et motsvar til trusselen fra de 2 amerikanske kjedene som har kommet inn på markedet deres. De håper at de skal klare å øke antall franchisetakere til minst 10 innen 3 år for å oppnå stordriftsfordelene et kjedesamarbeid kan gi.

De har blitt enige om å kalle den nye kjeden “Din lokale regnskapfører”, da navnet forteller hva de gjør og hva som er deres største konkurransefortrinn i forhold til trusselen fra de internasjonale aktørene som prøver å komme inn i Norge med sitt internasjonale nettverk.

De er imidlertid enige om at dette ikke er tilstrekkelige konkurransefortrinn i forhold til konkurransefortrinnene de store internasjonale aktøren har for å slå tilbake trusselen fra dem og lokke til seg flere andre lokale regnskapskontor som også føler trusselen fra de nye kjedene. 

Etter en lang strategiprosess for å avgjøre hvordan de skal kunne utvikle nye konkurransefortrinn har de bestemt seg for å satse på å posisjonere kjeden som det “miljøvennlige regnskapskontoret for det lokale næringsliv”, da de er overbevist om at folks økte bevissthet omkring hvilke skadevirkninger klimaendringer, bruk av fossile brensler, forurensende elver og vann gir for hele jordkloden gjør at kundene vil foretrekke de miljøvennlige alternativene fremfor de miljøskadelige.

Din oppgave er å finne ut hvordan kjeden skal gjøre for å realisere denne visjonen og gjøre økologi til et varig konkurransefortrinn.

Ressursanalyse

Du velger å starte med å gjennomføre en ressursanalyse for å finne ut hvilke ressurser regnskapskontorene idag bruker og avgjøre om disse ressursene er miljøvennlige eller ikke, for til slutt avgjøre hvordan disse ressursene med miljøvennlige ressurser eller i det minste redusere forbrukt av ikke-fornybare ressurser til et minimum.

Du ber derfor alle ansatte sette opp en liste over:

• Over hvilke fysiske gjenstander de hver dag benytter i sitt arbeid
• Hvordan disse gjenstandene kan byttes ut med mer miljøvennlige alternativer
• Hvilke gjøremål de bruker mer enn 10 minutter på hver dag

Dette for å engasjere dem i prosessen og være sikker på at all ressursbruk blir kartlagt.

Regnskapanalyse

Du på din side gjennomfører en regnskapanalyse av fjordårets regnskap, da regnskapet angir hvilke ressurser virksomheten benytter seg av, sammen med en angivelse av hvor mye denne ressursen koster. Målet med denne regnskapanalysen er å avdekke hvilke ressurser kjeden bruker mest penger på og hvordan denne ressursbruken kan gjøres mer miljøvennlig.

Ressursprioritering og identifisering av alternativer

Når dette er gjort gjelder det å rangere ressursbruken etter deres størrelse, da vi har mest å hente på å redusere bruken av ikke-fornybare ressurser på de ressursene vi forbruker mest av. For en kjede regnskapskontor vil dette normalt være noen av de største ressurskostnadene:

Lønn – lønnskostnaden er utvilsomt virksomhetens største kostnad, da det er de som gjør den fysiske jobben og ikke maskiner. Den eneste måten å få ned denne ressursbruken er å automatisere og digitalisere de arbeidsoppgavene som regnskapsførerne gjør idag. Selv om regnskapskontorene har digitalisert mange av sine tradisjonelle oppgaver de siste 10 årene velger du ikke å prioriter denne ressursbruken siden mennesker er en fornybar ressurs.

Lokaler – leie av lokalene er en annen vesentlig utgift og her viser viser analysen din at lokalene dagens tre regnskapkontorer holder til i ikke er spesielt miljøvennlige. De preges av dårlig isolerte vinduer og lokaler, dårlig ventilasjon og generelt gammel infrastruktur. Du anbefaler derfor ledelsen om å se seg om etter mer miljøvennlige lokaler for å kunne skape troverdighet om at dette er det mest miljøvennlige regnskapskontoret i landet.

Reisekostnader og -tid – mye tid brukes til å reise til å fra kundebesøk for å gjøre avtalte regnskapstjenester. Dette gjøres primært ved at regnskapsførerne får kilometer godtgjørelse for bilbruken sin. Dette er tradisjonelle diesel og bensinbiler som ikke er spesielt miljøvennlige. For å oppnå troverdighet omkring posisjoneringstrategien og gi kundene et synlig bevis på at regnskapskontoret virkelig tenker på miljøet i sine valg anbefaler du derfor ledelsen å se på muligheten til å kjøpe inn nye el-biler som firmabiler for å gi selskapet en miljøvennlig profil.

IKT – er en annen stor utgiftkilde for et regnskapskontor. Her er det ikke enkelt å gjøre noe med ressursbruken, da datamaskinen og datautstyret som benyttes åpenbart ikke er miljøvennlige, men siden det ikke finnes alternativer som er mer miljøvennlige må vi benytte oss av dem. Fordelen er imidlertid at programmene vi benytter ikke forbruker noen ikke-fornybare ressurser og at IT-kompetansen vi kjøper er en fornybar ressurs.

Papir – selv om papirbruken til regnskapskontorene har gått vesentlig ned de siste 20 årene og selv om alle for mange år siden har gått over til å kun bruke resirkulert papir som er svanemerket forbrukes allikevel store mengder papir idag. Du ser fort at regnskapskontorets største fortjenestepotensial ligger i å klare å skape et papirløst regnskapskontor. Du anbefaler derfor ledelsen til å gå igjennom hvordan alle arbeidsprosesser som idag involverer papirbruk utføres for å finne ut hvordan denne oppgaven kan gjøres digital uten bruk av papir. Dette vil skape stor troverdighet omkring at dette er et virkelig miljøvennlig regnskapskontor.

Strøm og oppvarming – er en annen betydning kostnad for enhver virksomhet som utfører alt sitt arbeid i oppvarmede kontorlokaler. Problemet i denne sammenheng er at vi som kunde ikke kan velge hva slags type strøm vi ønsker å bestille, noe som gjør at vi ikke vet om dette er strøm som er produsert ved å brenne kull, olje, gass eller om dette er strøm som er produsert ved bruk av vann-, vind- og solkraft. Du anbefaler imidlertid å vektlegge dette når de leter etter de nye lokalene, da det vil være ønskelig å kun få levert strøm ra vind-, sol- og vannkraft. Når det gjelder oppvarmingen er all oppvarming idag elektrisk. Du ber derfor ledelsen også se på muligheten til å å levert lokaler med vannboren vann som oppvarmingkilde og sørge for at lokalene er utstyrt med varmepumpe som resirkulerer luften, slik at systemet produserer varm om vinteren og fungerer som en air-condition på varme sommerdager. Det er det mest miljøvennlige oppvarmingen idag. I tillegg må alle lyspærer byttes ut med LED-lys som varer lengre enn tradisjonelle lamper, samtidig som de bruker vesentlig mindre strøm.

Vann – selv om vann ikke er en mangelvare i Norge, bør vi allikevel bytte ut alle vannkraner med sparekraner og sørge for moderne toaletter som forbruker en brøkdel av vannet i forhold til de gammeldagse toalettene. Dette har i Norge mest å gjøre med å vise at man tenker på dette og venne hodet til å tenk miljøvennlig i alle situasjoner. I tillegg gir dette en signalverdi til omverden som bekrefter at dette er et miljøvennlig alternativ. Hadde alle i verden gjort dette hadde det total vannforbruket falt omkring 75% og løst mesteparten av fremtidens vannmangel. 

Inventar – inventaret regnskapskontorene benytter idag er ikke spesielt miljøvennlige, da pulter og skap stort sett er basert på tre, mens stoler og annet inventar benytter andre ikke-fornybare ressurser som bør byttes ut med mer fornybare ressurser. Hadde alle kontor gjort dette hadde den totale skoghogsten falt dramatisk på verdensbasis og dermed skapt en mer bærekraftig utvikling i hele verden.

Materialvalg – materialene som lokalene er basert på kan være miljøvennlige eller ikke. Du lager derfor en liste over faktorer de bør vektlegge når du vurderer sine neste lokaler for å være sikker på at de velger lokaler som er basert på mest mulig fornybare ressurser.

Søppel – selv om regnskapskontoret idag har innført kildesortering er det fortsatt mulig å gjøre kildesorteringen bedre og sørge for at enda større andel av søppelen blir resirkulert. Dette er derfor du anbefaler ledelsen til å se nærmere på.

Forutsetningsjekk

Når du har fått rangert ressursbruken etter hvor stor andel av totalkostnaden de utgjør og funnet hvilke løsninger som vil være de mest miljøvennlige alternativene på disse kostnadstedene vil neste oppgave være å prøve å beregne hvor mye dette vil koste virksomheten å innføre. Dette for å kunne avgjøre hvor mye endringene vil koste kundene per time ekstra. En forutsetning for å kunne sjekke om satsingen oppfyller det første kravet som stilles til et ØKO-produkt; – Nemlig at kunden må være villig til å betale det endringene vil fordyre tjenestene som leveres.

Når kostnaden er beregnet må du få spurt kundene om de er villig til å betale denne ekstrakostnaden. Du bestemmer deg for å spørre alle kundene, siden regnskapførerne har jevnlig kontakt med alle sine kunder. For at kundene skal kunne ta stilling til spørsmålet bestemmer du deg for å kontakte et lite lokalt animasjons selskap som kan lage en liten animert video som viser hvilke miljøvennlige endringer virksomheten ønsker å gjøre, sammen med en visualisering av hvilken betydning dette vil ha på miljøet og ØKO-systemet hvis alle gjorde disse endringene, slik at de kan ta stilling til om de er villig til å betale ekstrakostnaden.

Når du får tilbake resultatene fra regnskapførerne 2 uker senere viser undersøkelsen at over 90% er villig til å betale den lille prisøkningen. Du bestemmer deg derfor å sjekke om også forutsetning nr 2 holder: – Virksomheten må ikke være kjent som et miljøsvin som ikke tar hensyn til miljøet de er en del av.

Siden ingen regnskapskontor er kjent for å være et miljøsvin og siden dette er en nyetablert kjede uten noen som helst omdømme idag, vil dette ikke være noe problem etter din mening. Du anbefaler derfor ledelsen å gå videre å starte planleggingen av denne strategien.

Strategisk planlegging

Nå som vi har sjekket at de to forutsetningene som må være oppfylt for å satse på et økologisk produkt er oppfylt, har funnet ut hvilke tiltak vi hovedsakelig ønsker å gjennomføre og beregnet kostnadene ved å gjøre dette, er neste steg å begynne den strategiske planleggingen.

Den strategiske planen kalles forretningsplanen og skal trekke opp kursen for de neste 3-5 årene, hvilket mål som skal nås og hvordan dette målet skal nås. Forretningsplanen tar ikke for seg de enkelte delene av virksomheten, men trekker opp målene og kursen for virksomheten som en helhet.

Kjernen i denne strategiske planleggingen vil være å finne gode svar på de 10 kravene som stilles til en forretnings- og verdiskapningmodell som skal sikre god økologi = god økonomi. Istedenfor å komme inn på denne strategisk viktige planleggingsprosessen her viser vi heller til de 10 kravene og artikkelserien om forretningsplanen.