Registrering, frakt og levering av ordren i nettbutikken

Registrering av ordren

Uavhengig av hvilken betalingsløsning som velges må ordren registreres etter at betalingen eller ordren har gått igjennom. Registreringen av ordren og betalingen mot nettbutikkens database skjer automatisk, men ordren blir IKKE videresendt til andre informasjonsystemer.

For at ordren skal kunne bli ekspedert av virksomheten kreves det kanskje at ordren først legges inn i virksomhetens CRM- eller regnskapssystem, før ordren blir sendt til lageret for plukking, pakking og sending eller til produksjonsavdelingen for å settes inn i produksjonen.

Uansett kreves det at kundens bestilling automatisk blir sendt til og registrert av andre informasjonssystemer for at bestillingen skal kunne bli effektuert. Noe som krever at du må skaffe deg oversikt over hvilke andre informasjonssystemer og databaser bestillingen må legges inn i for å kunne bli effektuert, og hvordan du kan integrere datautvekslingen mellom nettbutikken og dette informasjonssystemet.

Integrasjon av nettbutikken med regnskapsprogram?

Kanskje tenker du på å utvide din forretning fra fysisk butikk til også å drive nettbutikk, eller til og med satse 100 % på netthandel? Da bør du også overveie hvilke muligheter ditt eksisterende regnskapsprogram gir deg. Vil det kunne integreres problemfritt med din nye nettløsning, eller vil det kreve manuelt arbeide? Kanskje vil det også kreve ekstra utvikling og integrasjonsinnsats?

Mange små og mellomstore selskap benytter løsninger som Visma, Mamut, Ajor, Unimicro. Ta en snakk med din leverandør om hvilke muligheter og begrensninger de setter for din nye nettbutikkløsning.

Fra 2015 er det også mulig å integrere systemer som Visma Global og Mamut Enterprise, med både Magento og WooCommerce.

Logistikk, produksjon, plukking og pakking

Når bestillingen er registrert i alle nødvendige systemer går den til produksjon eller til lagret for plukking og pakking. En prosess som hånteres av ett eller annet logistikk program som er integrert med virksomhetens øvrige informasjonsystemer.

Her kan nettbutikken kanskje bruke sitt eksisterende system hvis de har et felles lager som kan håndtere enkeltbestillinger utenom virksomhetens faste utsalgssteder.

Har virksomheten ikke et eksisterende logistikk system som kan benyttes for å håndtere prosessen fra bestillingen er mottatt og betalt, til kunden får tilsendt eller levert de bestilte produktene eller tjenestene, må virksomheten skaffe seg et slikt system for ekspedisjon av nettbutikkens bestillinger. Her finnes det mange standardprogrammer virksomheten kan velge mellom.

Distribusjon (Levering og frakt)

Selger virksomheten fysiske produkter må nettbutikken inngå en distribusjonsavtale med en distributør som kan ta seg av den fysiske transporten av varene fra virksomhetens lager til kundens lokalisasjon på raskt, trygg og rimeligst mulig måte.

I denne sammenheng er det viktig at hvilke leveringsalternativer, fraktkostnader og leveringstid nettbutikken opererer med i stor grad vil avgjøre kundens valg av nettbutikk. Det viser flere studier.

Når det gjelder levering vil kunden normalt få store og tunge varer levert på døra, små og billige produkter i postkassen, mens små og dyre produkter enten leveres på døra eller hentes på nærmeste utleveringssted.

Informer om levering betingelsene

Ha alltid med en side som opplyser kundene om hvilke leveringsformer nettbutikken har og hvilke betingelser som gjelder. Dette for å unngå spørsmål og tvister dersom varen ikke kommer frem i tide. Samtidig som dette alltid er et viktig evalueringskriterie for kundens valg av nettbutikk.

Sørg for at virksomheten her klart trekker opp grensene for hvem som skal ha ansvaret for produktet og når dette ansvaret går over på kjøperen.

Postnummer og bestillingens samlede vekt bestemmer ofte hvilke leveringsmuligheter som finnes. I handlekurven bør man få opp de forskjellige alternativene man kan velge mellom, og man bør ha en side med en tabell som viser kostnadene ved levering for de ulike alternativene som finnes.

Ett eksempel:
Dersom sendingen veier under 1 kg eksisterer normalt følgende valgmuligheter:

• A-post (opp til 1 kg)  Kr 0,-

Dersom sendingen veier mellom 1 kg og 25 kg eksisterer normalt følgende valgmuligheter:

• Postpakke                   Kr 49,-
• Hjemleveranse          Kr 49,-
• Postoppkrav              Kr 150,-

Dersom sendingen veier over 25 kg eksisterer normalt følgende alternativ:

• DFDS Tollpost kr. 200,-

Gode og fleksible leveringsalternativer er avgjørende for å lykkes med nettbutikken.

Fraktberegning

I denne sammenheng vil det ofte være behov for å kunne integrere fraktberegning programvaren til den valgte distributøren som en del av nettbutikken, slik at bestillingens fraktkostnadene kan bli beregnet automatisk og lagt til kjøpesummen før kunden betaler for varene og frakten. Hvordan dette gjøres er avhengig av hvilken programvare som velges for nettbutikken. For å sikre en smertefri integrasjon er dette noe som bør avklares med nettbutikk leverandøren før virksomheten bestiller nettbutikk programvaren.

Bing har idag en utviklet en nyttig webtjeneste som de kaller Fraktguiden, hvor kundene selv velge den leveringsmåten som passer dem best. De får full oversikt over leveringstider og priser i kjøpsøyeblikket, og de kan selv velge hvor de ønsker å få varene levert (basert på postnummer). I tillegg viser den miljøbelastning, kart og åpningstider for det aktuelle hentestedet. Dette gir færre avbrutte kjøp, mer fornøyde kunder og økt konvertering i nettbutikken.

Leveringstid

Jo kortere leveringstid, jo flere vil velge å handle fra nettbutikken. Leveringstiden er bestemt av to ting.

• Tilgjengelighet– tiden fra du bestiller til vi sender varen.
• Sendingstid– tiden fra vi leverer varen til Posten og du har den hos deg.

Sendingstiden varierer etter sendingsmåte. For å unngå misfornøyde kunder bør kunden få beskjed om ny leveringstid via en e-postmelding og/eller SMS-melding ved eventuelle forsinkelser i leveringen.

Forslag til tekst på leveringssiden er: 

”De fleste vil kunne forvente å få levert varene normalt i løpet av 4 – 10 dager. I tilfeller der det står leveringstid for varen på siden vår, er dette datoen vi får varen inn til vårt lager. Derfor kan man ikke forvente varen levert før ca. 3 dager etter den oppgitte leveringsdato”

På posten.no finnes mer om sendingstider for forskjellige sendingsmåter.

Sporing

De fleste nettbutikker også også å tilby sine kunder sporing av pakken, slik at kundene selv kan logge seg inn på nettbutikkens kundesider for å se hvor pakken deres befinner seg og etterlyse den hvis den kommer forsinket. Dette gjør at virksomheten unngår mange unødvendige kundehenvendelser og øker så vel kundens tillit som dere opplevde servicegrad.

Det eneste kunden trenger å gjøre er å oppgi det ordrenummeret de fikk oppgitt på den ordrebekreftelsen de fikk per e-post når de la inn ordren, så får de opp hele ordren på skjermen sammen med en status på hvor i systemet denne ordren nå ligger. Kan ikke ordren leveres ennå p.g.a. at virksomheten ikke har en komponent på lager, angir man her datoen varen vil komme på lager , sammen med forventet leveringsdato.

Ønsker du å inkludere en slik sporingsfunksjon som en del av kundesidene til nettbutikken er dette sporingsprogrammet også noe du kan få av distributøren virksomheten velger og som kan implementeres i de fleste nettbutikker. Velger du distributøren før du velger nettbutikkløsningen kan virksomheten enkelt sjekke hvordan dette eventuelt gjøres før nettbutikkvalget skjer.