Kompetansekartlegging

Hva er kompetansekartlegging

Kompetansekartlegging, eller kompetansevurdering, er en systematisk prosess som brukes for å identifisere og vurdere medarbeidernes ferdigheter, kunnskaper, evner og erfaringer for å identifisere hvilken kompetanse de har. Kompetanse som kan brukes til å nå organisasjonens mål, hvis denne kompetansen er den kompetansen organisasjonen trenger for å kunne utføre sine oppgaver og nå sine mål. 

For å avgjør om kompetansen medarbeiderne har er den kompetansen organisasjonen trenger på kort og lang sikt, må vi starte prosessen med å identifisere hvilken kompetanse organisasjonen trenger i dag og i fremtiden. Det angir hvilket kompetansebehov organisasjonen har.

Når kompetansebehovet i dag og i fremtiden er kartlagt, er neste oppgave å kartlegge medarbeidernes kompetanse for å avdekke om de har den kompetansen organisasjonen trenger i dag og i fremtiden for å nå sine mål. Her er vi opptatt av å avdekke alle kompetansegap. Det vil si alle forskjeller mellom hvilken kompetanse organisasjonen har og hvilken de trenger i fremtiden.

Når kompetansegapet er identifisert kan vi utvikle en strategi og velge tiltak for å redusere eller aller helst fjerne dette kompetansegapet fullstendig.

Kompetansekartleggingens formål er å hjelp organisasjonen med å identifisere kompetansegap, planlegge kompetanseutviklingen og sikre at organisasjonen har den kompetansen organisasjonen trenger for å møte fremtidige utfordringer.

Hvorfor gjennomføre kompetansekartlegging?

Kompetansekartleggingens mål er å fortelle organisasjonen hvilken nøkkel- og kjernekompetanse organisasjonen har og hvilken kompetanse de mangler. Resultatene brukes så til å planlegge opplæring og utviklingstiltak, rekruttere riktig personell, og effektivt utnytte de ansattes ferdigheter. Noe som kreves at organisasjonen setter seg konkrete kompetansemål og utvikler en kompetansestrategi som forteller hvordan organisasjonen skal få tak i denne kompetansen for å dekke eksisterende og fremtidig kompetansebehov. Litt mer strukturert kan vi si at kompetansekartleggings formål er å:

• Identifisere kompetansegap : Forstå hvilke ferdigheter og kunnskaper som mangler i organisasjonen.
• Planlegge opplæring og utvikling : Utvikle målrettede opplæringsprogrammer for å fylle kompetansegapene.
• Tilrettelegge for karriereutvikling : Hjelpe ansatte med å forstå hvilke ferdigheter de trenger å utvikle for å avansere i karrieren.
• Styrke strategisk planlegging : Sørge for at organisasjonen har de nødvendige kompetansene for å oppnå strategiske mål.

Viktige steg i kompetansekartlegging

Definere mål og formål

Klargjør hvorfor kompetansekartleggingen gjennomføres og hva du håper å oppnå. Start prosessenm med å definere tydelige mål og formål:

• Mål : Dette kan inkludere å identifisere kompetansegap, planlegge for fremtidige opplæringsbehov, forbedre rekrutteringsprosesser, eller utvikle karriereveier for ansatte.
• Formål: Forstå hvorfor kartleggingen er nødvendig. Det kan være for å støtte organisatorisk vekst, forbedre konkurranseevnen, øke produktiviteten, eller sikre at de ansatte har ferdighetene som trengs for å møte fremtidige utfordringer.

Identifiser kompetansebehov

Start med å identifisere organisasjonens kompetansebehov. Det vil si hvilken nøkkel- og kjernekompetanse organisasjonen har behov for i dag og i fremtiden. At fremtidens kompetansebehov kartlegges samtidig som vi kartlegger dagens kompetansebehov er viktig fordi det tar tid og koster penger å utvikle denne kompetansen. For å kartlegge kompetansebehovet kan man gjennomføre observasjoner, workshops og dypbdeintervjuer av nøkkelmedarbeidere  

Liste opp de nødvendige ferdighetene, kunnskapene og evnene for ulike stillinger og roller i organisasjonen. Inkluder både tekniske ferdigheter (hard skills) og myke ferdigheter (soft skills).

• Tekniske ferdigheter: Spesifikke faglige ferdigheter som trengs for å utføre jobben (f.eks. programmering, regnskap, prosjektledelse).
• Myke ferdigheter: Ferdigheter som kommunikasjon, samarbeid, problemløsning, lederskap og tidsstyring.
• Kjernekompetanser: De unike ferdighetene og evnene som gir organisasjonen en konkurransefordel.

Datainnsamling for å kartlegge eksisterende kompetanse

Neste steg er å kartlegge hvilken kompetanse organisasjonen har i dag. Det er mange måter å samle inn informasjon om de ansattes nåværende kompetanse. Dette kan gjøres på mange ulike måter. Noen aktuelle metoder for datainnsamling er:

• Spørreskjemaer: Strukturerte spørsmål som ansatte kan svare på for å vurdere sine egne ferdigheter.
• Intervjuer: Direkte samtaler med ansatte for å forstå deres ferdigheter og erfaringer.
• Workshops: En gruppe medarbeidere fra ulike avdelinger og nivåer i organisasjonen møtes for å identifisere hvilken kompetanse som er nøkkelkompetanse og kjernekompetanse. Lite egnet til å kartlegge de enkeltes kompetanser.
• Selvvurderinger: Ansatte vurderer selv sine ferdigheter og kompetanser.
• Observasjoner: Ledere og kolleger observerer og vurderer de ansattes prestasjoner i reelle arbeidssituasjoner.
• Prestasjonsevalueringer: Bruk av tidligere prestasjonsdata for å vurdere de ansattes ferdigheter.

Husk å dokumenter denne alle innsamlede data for senere analyser.

Analyse av data

Sammenlign organisasjonens eksisterende kompetanser med organisasjonens kompetansebehov for å avdekke kompetansegap, styrker og svakheter ved dagens kompetanser.

• Styrker: Områder hvor ansatte har sterke ferdigheter og kompetanser.
• Svakheter: Områder hvor det er behov for forbedring.
• Kompetansegap: Differansen mellom de eksisterende ferdighetene og de nødvendige ferdighetene for hver rolle.

Utvikl handlingsplaner

Basert på analysen, utvikle handlingsplaner for å tette eventuelle kompetansegap. Planlegg opplæring, kurs, og andre utviklingstiltak for å styrke de ansattes ferdigheter. Sett opp tidsplaner for når tiltakene skal være gjennomført.

• Opplæring: Planlegg og gjennomfør kurs, workshops, og seminarer.
• Mentoring og coaching: Utnevne erfarne ansatte til å veilede og støtte mindre erfarne kolleger.
• Jobbrotasjon: Gi ansatte muligheten til å jobbe i ulike avdelinger for å utvikle nye ferdigheter.
• Eksterne utdanningsprogrammer: Oppmuntre ansatte til å delta i eksterne kurs og sertifiseringsprogrammer.

Implementering

Gjennomfør opplæring og utviklingstiltak som er identifisert i handlingsplanen. Sørg for at ressursene er tilgjengelige og at de ansatte har tid og mulighet til å delta.

• Ressurser: Sørg for at nødvendige ressurser (tid, budsjett, materialer) er tilgjengelige.
• Deltakelse: Sikre at ansatte har muligheten til å delta i de utviklingstiltakene som tilbys.
• Oppfølging: Følg opp med ansatte for å sikre at de drar nytte av opplæringen og utviklingen.

Evaluering og oppfølging

Vurder effekten av kompetanseutviklingstiltakene. Følg opp med regelmessige kompetansekartlegginger for å sikre kontinuerlig forbedring og tilpasning til endrede behov.

• Evaluering: Mål effekten av opplæringstiltakene gjennom prestasjonsmålinger, tilbakemeldinger fra ansatte, og andre relevante data.
• Oppdatering: Gjennomfør regelmessige kompetansekartlegginger for å tilpasse seg endringer i organisasjonens behov og den eksterne konteksten.

Verktøy og metoder

For å gjøre kompetansekartleggingen effektiv, kan ulike verktøy og metoder brukes:

• Kompetansematriser: En tabell som viser hvilke kompetanser som kreves for ulike roller og hvilken kompetanse medarbeiderne faktisk har. Differansen angir kompetansegapet. Kompetansematrisen brukes for å identifisere kompetansegap og planlegge utviklingstiltak. Gir en visuell oversikt over de ansattes ferdighetsnivåer i ulike kompetanseområder.
• 360-graders vurdering: Tilbakemeldinger fra kolleger, ledere, og underordnede for en helhetlig vurdering.
• Kompetanseprofiler: Detaljerte beskrivelser av de nødvendige ferdighetene, evnene, kunnskapene og holdningene for de ulike rollene i organsisasjonen. Kompetanseprofiler brukes for å hjelpe til med rekruttering, opplæring og karriereutvikling.
• Spørreskjemaer og intervjuer: Strukturert tilnærming for å samle inn data direkte fra ansatte.

Kompetansekartlegging gir en organisasjon verdifull innsikt i de ansattes ferdigheter og kan være en nøkkel til å forbedre effektiviteten, produktiviteten og jobbsatisfaksjonen.

Utfordringer ved kompetansekartlegging

Viktige utfordringer som må behandles tilfredsstillende for å få til en god kompetanekartlegging er:

• Datainnsamling : Samle nøyaktige og pålitelige data om ansattes ferdigheter kan være utfordrende. Løsning: Bruke flere metoder for vurdering og tilbakemelding for å sikre en omfattende kartlegging.
• Tids- og ressurskrav : Kompetansekartlegging kan være tidkrevende og kreve betydelige ressurser. Løsning: Prioritere nøkkelkompetanser og bruke teknologiske verktøy for å effektivisere prosessen.
• Motstand mot endring : Ansatte kan være motvillige til å delta i kartleggingsprosessen eller være uenige i vurderingene. Løsning: Sikre tydelig kommunikasjon om formålet med kartleggingen og involvere ansatte i prosessen.

Oppsummering

Kompetansekartlegging er en kritisk prosess for enhver organisasjon som ønsker å maksimere effektiviteten, produktiviteten og trivselen til sine ansatte. Gjennom en grundig kartlegging og evaluering av kompetanser, kan organisasjoner identifisere styrker og svakheter, og implementere målrettede tiltak for å utvikle ferdighetene som trengs for å nå sine mål.

Gjennom systematisk kartlegging av eksisterende kompetanser og identifisering av kompetansegap, kan organisasjoner utvikle målrettede opplæringsprogrammer og strategier for kompetanseutvikling. Ved å bruke kompetansematriser, kompetanseprofiler og teknologiske verktøy, kan organisasjoner effektivt planlegge og gjennomføre kompetanseutviklingstiltak for å sikre langsiktig suksess.