Hvordan redusere kostnadene?

Det er bare tre måter en virksomhet kan øke sin lønnsomhet og overskudd (profitt) på, og det er gjennom å enten:

1. Øke inntektene, uten at kostnadene øker
2. Redusere kostnadene, uten at dette går utover inntektene
3. En kombinasjon, hvor vi reduser kostnadene samtidig som inntektene øker

Når det gjelder spørsmålet om hvordan vi kan øke inntektene uten at kostnadene øker, viser vi til artikkelen “Hvordan øke inntektene?” hvor vi gikk  gjennom disse mulighetene. I denne artikkelen skal vi se på hvordan vi kan redusere kostnadene.

Krever en fullstendig oversikt over alle kostnadene

For å kunne redusere virksomhetens kostnader kreves det at vi starter med en fullstendig og oppdatert oversikt over alle kostnadene til virksomheten. Disse bør være gruppert i faste- og variable kostnader, samt direkte- og indirekte kostnader for å gjøre kostnadsanalysene og vurderingene for å komme frem til de beste kostnadsreduksjonene enklere. Et naturlig utgangspunkt er her å ta utgangspunkt i virksomhetens drift- og finansregnskap som gir et godt første overblikk over kostnadstrukturen. 

Disse kostnadstedene må så brytes ned i mindre kostnadsarter og -steder for å avgjøre hva slags kostnader dette egentlig er og hva som kan gjøres for å redusere dem. Dette krever detaljert tilgang til alle regnskapene. 

Kjerne- og støtteaktiviteter

Kjerneaktivitetene er de aktivitetene som skaper kundeverdier og som er nødvendig for det endelige verditilbudet som skapes, mens støtteaktiviteter er alle ikke-verdiskapende aktiviteter som er nødvendige for at kjerneaktivitetene skal virke på en optimal måte.

Start med å sorter alle de identifiserte kostnadstedene i kjerne- og støtteaktiviteter, og sorter så kjerne- og støtteaktivitetene etter hvor stor andel av de totale kostnadene de utgjør, slik at du får en oversikt over deres betydning i det totale kostnadsbilde.

Siden støtteaktivitetene per definisjon er “ikke-verdiskapende” aktiviteter som kun er nødvendige for at kjerneaktivitetene skal virke på en optimal måte, lønner det å starte med å gå igjennom de støtteaktivitetene som utgjør den største andelen av støtteaktivitet kostnadene, da dette er de kostnadene som det er viktigst å få redusert. Dette fordi dette er en ikke-verdiskapende aktivitet som koster svært mye i forhold til andre støttekostnader.

Når du er ferdig med å vurdere støtteaktivitetene gjenstår kjerneaktivitetene. I likhet med støtteaktivitetene lønner det seg her å starte med de kjerneaktivitetene som utgjør størst andel av totalkostnadene. 

Digitalisering og automatisering

Når vi går igjennom kjerne- og støtteaktivitetene for å se hvordan vi kan redusere dem må vi vurdere hvordan det er mulig å digitalisere og automatisere denne støtteaktiviteten til en lavere kostnad enn idag. Dette fordi løsningen i de aller fleste tilfeller ligger i å digitalisere og automatisere støtteaktivitetene for å oppnå reduserte kostnader og økt lønnsomhet.

De fleste virksomheter har mye å hente ved å gå kritisk igjennom sine kjerne- og støtteaktiviteter for å se hvordan de kan digitaliseres og automatiseres. 

Outsourcing

Outsourcing er et annet virkemiddel som må vurderes når vi skal vurdere nødvendigheten av støtteaktivitetene. Mange støtteaktiviteter kan med hell outsourcing for å redusere kostnadene og kunne fokusere på de verdiskapende kjerneaktivitetene istedenfor støtteaktivitetene som andre kan utføre bedre og rimeligere for virksomheten i mange tilfeller.

Legg merke til at jeg sier i mange og ikke alle tilfeller. Ofte viser det seg at outsourcing allikevel er den rimeligste løsningen, så dette er noe du må regne nøye på før du treffer den endelige beslutningen.

Tjenester som det normalt lønner seg for SMB-bedrifter å velge outsourcing er: regnskap, renhold, vedlikehold, IT, vakthold og transport.

Å outsource kjerneaktiviteter er langt mer risikofylt enn å outsource støtteaktivitetene, men i mange tilfeller har vi ikke noe valg. Spesielt hvis du skal produsere noe i stort antall som er personell krevende, men ikke spesielt kompetansekrevende. Ingen produserer skjorter og slips i Norge lenger. Det produseres idag i Asia eller Afrika til en pris det er mulig å produsere for i Norge.

Innsatsfaktorer

I produksjonsbedrifter er innsatsfaktorene den største kostnaden normalt. I slike virksomheter lønner det seg å starte med å gå igjennom alle innsatsfaktorene som er nødvendig for å produsere sluttproduktet. Kan noen av dem erstattes med rimeligere innsatsfaktorer uten at dette går utover kundens opplevelse av verditilbudet? I så fall bør disse endringene foretas. Det samme gjelder hvis hele produktet kan digitaliseres.

Vi tenker her ikke bare på alle råvarer som inngår i produksjonen, men alle del-komponenter som benyttes for å lage sluttproduktet.

Leverandøravtaler

Etter at du kritisk har vurdert nødvendigheten av innsatsfaktorene og muligheten for å bytte ut en eller flere av dem med rimeligere alternativer må du ta kontakt med dine leverandører for å prøve å reforhandle dagens priser og betingelser. Klarer du ikke å forhandle frem lavere priser kan du allikevel spare mye hvis du klarer å fordoble dagens kreditt tid. F.eks. øke den fra 30 dager til 90 dager. Her ligger det alltid store muligheter å spare mye penger, uten å gjøre annet enn å reforhandle en avtale.

Sjekk ikke bare prisene hos alle norske eller nord-europeiske leverandører. I de fleste tilfellene kan du kjøpe de samme del-komponentene du trenger fra Kina eller Taiwan for en brøkdelen av hva europeiske eller amerikanske produsenter skal ha. 

Sørg bare for å innhent tilbud fra alle andre tilgjengelige leverandører før du tar kontakt med dagens leverandør, slik at du vet hva det vil koste deg å bytte ut denne leverandøren med en annen. Det gjør det mye enklere for deg å få en bedre avtale enn det du har idag.

Menneskelige aktiviteter 

Siden lønnskostnadene normalt er den største kostnaden sammen med innsatsfaktorene lønner deg seg å gå kritisk igjennom alle menneskelige aktiviteter som idag gjennomføres i organisasjonen for å se på hvordan disse aktivitetene kan digitaliseres og automatiseres, eventuelt fjernes helt gjennom å rekonfigurere verdiskapningprosessen.

Omorganisering av arbeidsoppgavene

Samtidig som vi ser på hvordan arbeidsoppgavene kan fjernes, digitaliseres og automatiseres må vi vurdere om arbeidsoppgavene kan omfordeles gjennom en omorganisering. I mange tilfeller er det fult mulig å gjøre akkurat de samme arbeidsoppgavene på en bedre måte med bruk av færre ansatte. Sjekk om dette også er tilfelle i din virksomhet gjennom å gå kritisk igjennom arbeidsflyten og hvordan arbeidsoppgavene er fordelt, organisert og koordinert.

Deltidsansatte og freelansere

Siden lønnskostnaden er en av de største kostnadene i de fleste virksomheter gjelder det å passe på at vi ikke ansetter flere heltidsansatte enn virksomheten strengt tatt trenger. Ikke bare koster heltidsansatte mye, men de har også så store rettigheter at det er svært vanskelig å si dem opp hvis virksomheten senere finner ut at de ikke trenger dem lenger.

Har virksomheten store svingninger i arbeidsmengden, bør virksomheten ansette deltidsansatte og freelanse medarbeidere for å ta unna toppene istedenfor å ansette flere heltidsansatte som blir gående halvveis arbeidsledige når det er lite å gjøre. Dette reduserer ikke bare den økonomiske risikoen, men også kostnadene. Dette ved at du kun betaler når du har jobb til dem når du velger deltidsansatte fremfor heltidsansatte.

Motivasjon og resultatbasert avlønning

Klarer du ikke å redusere kostnadene kan du heller se på hvordan du kan få de ansatte til å produsere eller skape mer uten at kostnadene øker. Dette er like effektivt som å redusere dagens kostnader og i mange tilfeller enklere å få til.

Tid er også en kostnad, og hvis du klarer å kutte ned på tidsforbruket, kutter du samtidig kostnader. Sett at du gjennomsnittlig bruker 30 minutter på en salgs- eller supportsamtale. Hvis du klarer å kutte ned hver samtale med 10 minutter er mye gjort. Med mindre tid per samtale rekker du fort en eller to samtaler ekstra hver dag. Mindre tidsbruk betyr reduserte kostnader per oppgave, økte inntekter og økt fortjeneste. Gå derfor regelmessig alle arbeidsoppgavene som gjennomføres for å se på hvordan det er mulig å jobbe raskere. Dvs. bruke mindre tid per oppgave.

Den eneste måten å få de ansatte til å produsere mer uten at kostnadene øker er gjennom å motivere medarbeiderne bedre enn idag. Noe som krever at virksomheten går kritisk igjennom virkemiddelbruken for å motivere sine medarbeidere.

Likeledes kreves det at virksomheten går over til et prestasjons- og resultatorientert belønningssystem, da all erfaring viser at folk yter slik du belønner dem. Hver bare klar over at prestasjon- og resultatbasert avlønning ikke bare har positive sider. Et rendyrket prestasjon- og/eller resultatbasert belønningssystem er derfor ikke å anbefale.

Reduser kontorkostnadene

Har du mange medarbeidere som har en kontorjobb bør du vurdere om det er mulig å gå over til en hybrid organisasjon, hvor medarbeiderne kan jobbe hjemmefra, fra hytta, sommerhuset eller et annet sted de ønsker å jobbe fra. I mange tilfeller er dette fult mulig takke være Internett, videokonferanser, digital kommunikasjon og dokumentutveksling.

Lykkes du med dette skaper du ikke bare en mer fleksibel organisasjon, men virksomheten kan også spare mye penger på å redusere behovet for kontorplasser og reisekostnadene til de ansatte. En stor kostnad for de fleste virksomheter.

Et annet alternativ er å etablere et kontorfellesskap med andre selskaper. Normalt jobber disse selskapene inne beslektede bransjer slik at de ikke bare deler kostnadene for kontorlokalene, men har også faglig nytte av hverandre og generer felles kunder og oppdragsgivere. Vinn-vinn for alle impliserte.

Flytt arkiv og lager ut av kontorlokalene slik at dere får plass i mindre lokaler. Lagringsplass på lagerhoteller er mye billigere å leie enn kontorlokaler. Og hva med den gedigne resepsjonen – er det virkelig påkrevet for de få kundene som kommer på besøk?

Maskinparken

Når ovennevnte oppgaver er gjennomført er neste naturlig steg å gå igjennom maskinparken for å se hvor kostnadseffektive de er i forhold til de siste tekniske nyvinningene  som er tilgjengelig på markedet. Kanskje finnes det rimeligere maskiner som kan gjøre jobben bedre, raskere og mer nøyaktig enn dagens maskiner. Maskinparken må derfor kontinuerlig evalueres og oppgraderes for å være konkurransedyktig med konkurrentenes maskinpark og kundens forventninger.

“Go green” og resirkuler

Å bli miljøvennlig handler ikke bare å bruke fornybare ressurser fremfor ikke-fornybare ressurser, men først og fremst om å gjøre “mer med mindre“. Selv om det kanskje koster litt mer å gå til anskaffelse av miljøvennlige produkter som resirkulert papir og strømbesparende lyspærer vil dette redusere papir- og strømkostnadene mer enn du må betale ekstra når du kjøper produktene.

Vær årvåken i forhold til muligheter for resirkulering eller gjenbruk i produksjonen. For eksempel kan avskjær av papp og lignende materialer kanskje benyttes til foring i emballeringen. Det kan potensielt være mange penger å spare avhengig av hva slags virksomhet du jobber i.

VOIP

Bytt til IP-telefoni. Ved å kvitte deg med et dyrt telefonsystem av den tradisjonelle typen og gå over til IP-telefoni kan det være mange penger å spare. Spesielt hvis du ringer mye utenlands.

Se alternativt på andre moderne bedriftløsninger fra de forskjellige leverandørene. Kanskje en løsning hvor dere kan ringe så mye dere orker til hverandre på mobiltelefon intern i bedriften er det som er mest lønnsomt for nettopp dere.

Bli papirløs

Ikke skriv ut eller send dokumenter o.l. på papir. Del utkast til dokumenter, design etc. elektronisk. Bruk e-post eller en online prosjektmanager til å dele og kommentere på dokumenter. Hvis du ikke har behov for å kjøpe papir, konvolutter, porto, arkivmapper, blekk eller vedlikehold av skriver – kan du spare tusenvis av kroner – selv på et lite kontor. Dessuten er det miljøvennlig!

Ta tempen på lokalene

Installer programmerbar termostatstyring på kontoret og still den inn på en akseptabel temperatur. Du kan for eksempel senke temperaturen med 5-6 grader på kvelder, netter og i helger, og programmere systemet til å jobbe seg opp til arbeidstemperatur to timer før normal kontortid på hverdager. Det er utrolig hvor mye det er å spare på dette med kalde vintre og høye oppvarmingskostnader.

Kortavtaler

I disse dager hvor alle deler ut ulike former for kundelojalitet kort med store rabatter og fordeler i mange tilfeller er det mye penger å spare ved å studere de ulike korttilbudene som finnes og samle bruken av tjenester som totalt sett gir virksomheten de laveste kostnadene og mest igjen for pengene, enten dette dreier seg om flyturer, leiebiler, drivstoff, hoteller eller lignende.