Så langt har vi sette på hva en virtuell organisasjon og et virtuelt team er, hvorfor trenden går mot økt bruk av virtuelle organisasjoner og team og hvilke fordeler denne organisasjonsformen gir. For å få et realistisk bilde av bruken av virtuelle organisasjoner og team må vi se disse fordelene opp mot ulempene virtuelle team og organisasjoner har.
Innholdsfortegnelse
Manglende fysisk kontakt kan skape savn, engstelse og stress
I en virtuell organisasjon sitter medarbeiderne på et “hjemmekontorer” eller på en andre eksterne lokalisasjoner. Studier viser at mange medarbeidere som er vant med sosialt arbeid vil føle engstelse og stress når de begynner å jobbe fra et hjemmekontor, da arbeidet som utføres fra PC-en og mobiltelefon ikke kan erstatte et levende arbeidsmiljø.
I en bedrift der de ansatte har mulighet til å møtes ansikt til ansikt diskuteres det heftig i lunsjpausene og det oppstår ofte spontane ideer ved kaffeautomaten. Slik sosial kontakt oppstår ikke i virtuelle organisasjoner eller team, og må kompenseres ved at vi lager andre sosiale arenaer hvor medarbeiderne kan møtes for sosialisering.
Mange virtuelle organisasjoner velger å lage ulike sosiale sammenkomster noen ganger i løpet av året slik at alle er sikre på å få møte hverandre en gang i blant for å bygge relasjoner og tillit.
En annen mulighet er å lage et kompetansesenter slik at de som jobber hjemme fortsatt opplever at de har et faglig miljø rundt seg. På kompetansesenteret kan de som har relaterte oppgaver samarbeide, og senteret vil gi de ansatte sosial og faglig omgang med andre likesinnede. Dette forutsetter en viss geografisk nærhet blant de ansatte, hvis noen bor og jobber i Norge mens andre er bosatt i Australia vil jo ikke et slikt kompetansesenter gjøre stor nytte for seg.
De største ulempene ved virtuelle organisasjoner og team
De største ulempene ved virtuelle team er:
- Kulturforskjeller og språkbarrierer kan skape konflikter og en rekke kulturrelaterte problemer
- Vanskelig å skape en god organisasjonskultur
- Mangel på sosialt fellesskap
- Det er vanskeligere å styre og kontrollere teammedlemmene
- Dårlige tekniske løsninger skaper dårlig arbeidsflyt, manglende effektivitet og frustrasjon
- Mangel på transaktivt minne
- Manglende kompetanse og erfaring med virtuelt arbeid kan skape usikkerhet, manglende mestringsfølelse, motstand, dårlig engasjement og dårligere resultater
- Tidssone forskjeller skaper treg kommunikasjon og vanskeliggjør synkron kommunikasjon
- Mangel på mulighet til å tolke kroppsspråket kan skape misforståelser
- Lavere tilfredshet og lojalitet til bedriften
Disse ulempene kan kort utdypes slik:
Vanskelig å skape en god organisasjonskultur
I rendyrkede virtuelle organisasjoner og team er den største ulempen med organisasjonsformen at det er vanskelig å skape en felles organisasjonskultur. Spesielt hvis medarbeiderne og teammedlemmene sitter spredt over hele verden, da dette skaper en rekke kulturforskjeller og språkbarrierer som må overvinnes til daglig for å få jobben gjort til rett tid, kvantitet og kvalitet. Overvinnes ikke disse kulturforskjellene og språkbarrierene vil dette kunne skape en rekke uventede og uønskede effekter for organisasjonen eller teamet.
De kulturelle forholdene som gjør det vanskelig å utvikle en felles organisasjonskultur i virtuelle organisasjoner og team er:
- Mangel på sosialt fellesskap
- Mangel på oppfattet nærhet til organisasjonen og medarbeiderne/teammedlemmene
- Mangel på tillit
- Kommunikasjonsformen
Mangel på sosialt fellesskap
I rendyrkede virtuelle organsisasjoner og team vil medarbeiderne og teammedlemmene aldri møtes fysisk ansikt-til-ansikt, noe som gjør at de aldri får anledning til det sosiale fellesskapet som skaper det felles grunnlaget vi omtaler som organisasjonskulturen.
For å kunne utvikle en felles organisasjonskultur må organisasjonen legge opp til at medarbeiderne og teammedlemmene jevnlig får anledning til å møtes fysisk ansikt-til-ansikt for å utveksle informasjon, erfaringer og synspunkter i et sosialt fellesskap som over tid utvikler organisasjonens verdigrunnlag, sosiale roller, sosiale normer, artefakter, tillit, samhold og lojalitet til organisasjonen og teamet.
Vi kan gå så langt som å si at alle problemene som er knyttet til å skape en felles organisasjonskultur er knyttet til mangel på sosialt fellesskap.
For å redusere effekten av dette er det viktig at det fokuseres på hvordan vi kan skape et sosialt fellesskap som øker medarbeiderne og teammedlemmenes oppfattet nærhet til organisasjonen og medarbeiderne/teammedlemmene, samtidig som vi benytter oss av hyppig synkron kommunikasjon, f.eks. video-konferanser, for å skape et sosialt fellesskap og grunnverdier skaper og opprettholder den ønskede organisasjonskulturen og eliminerer kommunikasjonsproblemene asynkron kommunikasjon kan gi. Dette for å sørge for at teammedlemmene utvikler tillit til hverandre og organisasjonen/teamet. Forhold vi vil komme nærmere inn på i egne artikler.
