Hva er en endringsplan?
En endringsplan er et planleggingsdokument som forteller hvordan organisasjonen har tenkt å gjennomføre en planlagt endring i organisasjonen. Planen er også et styrings-, kontroll- og evalueringsdokument for:
- topp-ledelsen som har godkjent endringsplanen.
- prosjektorganisasjonen som har ansvaret for planleggingen, gjennomføringen, kontrollen og evalueringen av effekten av endringsprosessen.
Endringsplanen skal fortelle hva som skal endres (problemdefinisjon), hvorfor dette må endres, hva som er målet med endringen, hvilken effekt vi forventer dette vil gi, hvordan denne endringen skal gjennomføres i praksis, hvem som har ansvaret for endringsprosessen, hvordan endringsprosessen skal kontrolleres og styres, når endringsprosessen skal være ferdig og hvor mye endringsprosessen vil koste i kroner og ører.
Et strategisk styringsdokument
Endringsplanen er først og fremt et styringsverktøy for dem som er involvert i endringsprosessen. Dette ved at den angir hvilke endringsmål endringsproessen skal nå og hvilke del-mål denne endringsprosessen skal nå underveis. Ved at den også trekker opp hvilken endringsstrategi som skal følge for å nå disse endringsmålene, samt hvilke tiltak vi skal iverksette underveis, gir endringsplanen de involverte alle de parametrene de trenger for å kunne styre, kontrollere og evaluere proessen underveis ved hjelp av endringsplanen.
En endringsprosess tar normalt mellom 1-5 år å gjennomføre, avhengig av hva slags endringsform vi snakker om. Å endre noe i en organisasjon tar med andre ord lang tid. Det er også kostbart og ressurskrevende. Kanskje krever endringen også menneskelige ressurser i form av kompetanse, evner og ferdigheter som organisasjonen i dag ikke besitter. Dette gjør alle endringsprosesser til en strategisk beslutning i organisasjonens strategisk planlegging og strategisk ledelse.
Ovenstående grunner gjør endringsplanen til et strategisk styringsdokument. Av den grunn må endringsplanens målsetning og strategi bygge opp under organisasjonens langsiktige forretningsplan, slik at vi er sikre på at endringene vi planlegger å gjennomføre bygger opp under organisasjonens eksisterende mål og strategi. Når vi snakker om forretningsplanen så sikter vi til organisasjonens overordnet plan som trekker opp organisasjonens visjon, mål og kurs for de neste 3-5 årene.
For at endringsplanen skal bli et operativt planleggings- og styringsverktøy for de involverte må den strategiske endringsplanen brytes ned til taktiske og operative endreingsplaner for dem som er involvert i endringsprosessen. En endringsplan må dermed strekke seg over tre tidsperspektiver:
- Strategisk nivå – en langtidsplan som trekker opp målene og strategien som skal følges de neste 3-5 årene, med utgangspunkt i forretnignsplanen.
- Taktisk nivå – en mellomlang plan som forteller hvilke del-mål som skal nås de neste 2-3 årene og hvordan de skal nås.
- Operativt nivå – en kortsiktig plan som angir hvilke mål som skal nås det kommende året og hvilke tiltak som skal iverksettes for å nå disse målene. Den operative delen må angi en tiltaksplan som forteller hvilke tiltak som skal gjennomføres, hvem som har ansvaret, når tiltakene skal gjennomføres og når de skal være sluttført, et budsjett som forteller hvor mye penger som kan brukes og en angivelse av hvordan tiltakene skal måles, kontrolleres og evalueres.
