Kommunikasjonsstiler (formidlingsstiler)

Foruten å tenke bevist igjennom hvilken mentale kommunikasjonsstil du og den du kommuniserer med benytter, er det viktig å ha et bevist forhold til hvilken formidlingsstil mottakeren enklest lar seg påvirke av. Dette er noe du må tenke på før du starter kommunikasjonsprosessen, da ditt valg av formidlingsstil avgjør hvilken effekt budskapet får på mottakeren.

Hva er en formidlingsstil?

Når vi snakker om formidlingsstil mener vi:

Hvordan vi velger å formidle budskapet til mottakeren på.

I praksis snakker vi om hvilke kommunikative virkemidler vi velger å benytte oss av for å nå vårt kommunikasjonsmål. 

Hvilke formidlingsstiler finnes?

I denne artikkelen vil vi gå igjennom fire vanlige formidlingsstiler:

1. Analytisk formidling (rasjonell kommunikasjonsstil)
2. Personlig formidling (uttrykksfull kommunikasjonsstil)
3. Intuitiv formidling (visuell kommunikasjonsstil)
4. Funksjonell formidling (strukturert kommunikasjonsstil)

Analytisk formidler (rasjonell kommunikasjonsstil)

En analytisk formidler, også kalt en rasjonell kommunikasjonsstil, fokuserer på data og harde tall. Analytiske formidlere benytter kvantifiserbar informasjon og ser bort fra følelsesmessige utsagn som de anser som for vage eller uviktige. De bruker derfor uttalelser som “dette kvartalet er salget opp 12,8 %, og vi kommer til å overgå budsjettet med 7,3 %“. De er logiske, faktabaserte og direkte. De foretrekker analytisk tenking og konsentrerer seg om nøkkelinformasjon. Logikk er deres styrke, men empatien går ofte tapt i prosessen.

Når du kommuniserer med slike personer er det viktig at du har gjort din research på forhånd, før du legger de harde fakta på bordet. Når dette er gjort gjelder det å følge de harde fakta opp med flere detaljer.

De analytiske kommunikatorene er flinke til å se på problemstillingen logisk, uten å la seg distrahere av følelser. Ulempen er at de kan oppfattes som kalde og følelsesløse. De kan få kolleger til å føle seg ukomfortable, og sitter de i en lederposisjon kan de finne på å si opp andre som ikke kommuniserer på samme måte. Dette kan skape problemer i team som benytter flere presentasjonsstiler. Slike personer kan også bruke for mye tid på å analysere, beregne og sjekke detaljer, noe som fører til en langsom responstid på problemer og resulterer i tapte muligheter.

Personlig formidler (uttrykksfull kommunikasjonsstil)

Den personlige formidleren er motsatt av den analytiske formidleren. De foretrekker å bruke emosjonelt språk og verdsetter den menneskelige forbindelsen, og søker å vite hvordan kollegene deres har det så vel som hva de tenker. Disse formidlerne er menneskeorienterte med en sterk følelsesbasert tilnærming til kommunikasjon. 

Denne typen kommunikatører har en tendens til å være en diplomat, som hjelper til med å løse konflikter og søker fredelige løsninger på tverr- og intradepartementale problemer.

Fordelen med denne stilen er at en personlig kommunikator enkelt vil bygge dype bånd i teamet sitt. De er fokusert på å bygge samhold og vil ofte tre inn i en problemløsende rolle når andre har problemer med kommunikasjonen.

Ulempen med denne kommunikasjonsstilen er at den kan bli for emosjonell for andre kommunikatører. Spesielt analytiske kommunikatører vil ikke sette pris på denne tilnærmingen, og kan godt se bort fra hva personlige kommunikatorer sier, noe som kan føre til sårede følelser eller harme.

Intuitivt formidler (visuell kommunikasjonsstil)

En intuitiv kommunikator fokuserer på det store bildet. De henger seg ikke opp i detaljene. De ser raskt det store bildet og kan lett hoppe til konklusjonen. Slike formidlere kan noen gi oss god innsikt i hvordan vi best kan fullføre et prosjekt. I sin egen kommunikasjon uttrykker de sine ideer på en livlig måte og de benytter i stor grad metaforer og bilder i sin presentasjon. Intuisjon er deres sterke side, mens de legger mindre vekt på fakta og dype analyser.

Gi dem Cliff`s Notes-versjonen når du kommuniserer med en intuitiv kommunikator: “ Dette nye markedsføringsprosjektet kommer til å bruke en ny algoritme for å nå potensielle kunder mer nøyaktiv! ” i stedet for “ Først skal vi A/B-teste den nye algoritmen, deretter skal vi utvikle tre nivåer med skreddersydd innhold, så skal vi distribuere prosjektet slik at vi kan bruke disse beregningene til å måle vår suksess. “

Oppsiden er at intuitive kommunikatører forstår ideer raskt, og allerede foreslår løsninger på mulige utfordringer. De trenger ikke å få en detaljert gjennomgang av alle delene av prosjektet for å starte. 

Ulempen er at denne utålmodigheten kan føre til feil. Intuitive kommunikatører hater å måtte gå igjennom de kjedelige detaljene. Dette gjør at de lett går glipp av viktig informasjon. De vil også gnage på kommunikatører som prøver å forklare ideer eller prosjekter trinn for trinn, som funksjonelle kommunikatører gjør.

Funksjonell formidler (strukturert kommunikasjonsstil)

Den funksjonelle formidleren bor på den andre siden av spekteret fra den intuitive formidleren. Denne stilen kalles også for strukturert kommunikasjonsstil. Stilen kjennetegnes av at formidleren er svært organisert og detaljorientert. De foretrekker å gå gjennom trinnene i prosessen – steg for steg – til de forstår sammenhengen og kan trekke en konklusjon. 

De er detaljorienterte og gode til å forstå hvilke prosesser som vil være mest nyttige for å sikre suksess. De er gode til å lage funksjonelle tidslinjer, tildele oppgaver og kjøre prosjekter. Målet deres er å forstå verden gjennom å konsentrere seg om detaljer og fakta. Det store bildet og abstrakt tenkning ligger ikke like lett for dem som praktiserer denne kommunikasjonsstilen.

Når du snakker med en funksjonell kommunikator er det viktig at du er forberedt! De vil gjerne vite alle detaljene i prosjektet. De spør ikke etter analyser, følelser eller helhetstenkning. I stedet forventer de at du kan gi dem en logisk gjennomgang av alle dele e av prosjektet. 

Ved å bruke en setning som ” Vi ønsker å lage en forbedret brukerhåndbok. Vi vil gjerne at du skriver omrisset, rådfører deg med utviklerne, ansetter en teknisk skribent og redigere det ferdige produktet. ” vil være mye bedre enn “ Tror du ikke brukerhåndboken kunne trenge en forbedring? Kan du ta deg av det? “

Fordelen med en funksjonell kommunikator er at deres detaljorienterte sinn gjør at de er redd for å gå glipp av noen viktige på ett av trinnene. De finner det lett å fokusere på å implementere prosjekter og har en medfødt forståelse av hva som skal til for å oppnå suksess. Deres grundige natur vil sørge for at prosjektet løper vellykket.

Ulempen med den funksjonelle formidleren er at deres iherdige fokus på prosessen og forbedring av hvert trinn noen ganger kan føre til at de mister det store bildet og ikke når de avtalte målene for prosjektet.

Deres iboende, steg-for-steg stil kan også kjede publikum, spesielt hvis en funksjonell kommunikator er sammenkoblet med en intuitiv formidler. Disse to stilene er litt som olje og vann; ingen av dem setter stor pris på den andres kommunikasjon. Men hvis det gjøres bra, kan en funksjonell kommunikator ta på seg detaljene i et prosjekt mens den intuitive formidleren tar seg av det store bildet.

Kilder:

• Vlamis. Hentet 18.02.23: https://www.valamis.com/hub/communication-styles