Tilbakemelding i kommunikasjonsprosessen

Hva er en tilbakemelding og hvorfor er tilbakemeldinger viktige?

Den lineære kommunikasjonsmodellen vi har gått igjennom her gir en god beskrivelse av kommunikasjonsprosessen, men mangler ennå noen vesentlig elementer. Den aller viktigste av dem er tilbakemeldingen, også kalt “feedback“. Tilbakemelding kan defineres som en prosess der resultatet av en handling returneres til senderen.

Tilbakemeldingen er en sentral del i alle kommunikasjonsprosesser. Dette fordi det er umulig for senderen å vite om mottakeren har forstått budskapet før de får en tilbakemelding fra mottakeren. Kun ved å få en tilbakemelding er det mulig for senderen å kontrollere om mottakeren har mottatt budskapet og dekodet (tolket) kodene i budskapet på riktig måte. Ved å få en tilbakemelding fra mottakeren får senderen vite om tankene til mottakeren og eventuelle uklarheter kan oppklares. Får mottakeren ingen tilbakemelding forblir uklarheten uklare for mottakeren og de ønskede kommunikasjonseffektene vil ikke oppstå som et resultat av påvirkningsforsøket. Uten en tilbakemelding blir det som å snakke med seg selv eller prate ut i løse lufta. Eller sagt på en annen måte: – Uten tilbakemelding er kommunikasjon ikke mer enn informasjon.

For å oppnå en effektiv kommunikasjonsprosess trenger vi å få en tilbakemelding. Gjennom å få tilbakemeldinger på våre budskap blir vi bedre i stand til å treffe de riktige beslutningene som et resultat av kommunikasjonen. De kan også virke motiverende på dem som får tilbakemeldingen. Spesielt hvis tilbakemeldingen er positiv og/eller konstruktiv. Tilbakemelding kan dessuten redusere stressnivået, for eksempel ved å dele informasjonen med andre eller ved å legge til egne inn synspunkter i en sak. Samtidig er tilbakemeldinger et utmerket verktøy for kontinuerlig involvering og læring.

All kommunikasjon har et formål, og forutsetter at senderen får en tilbakemelding fra mottakeren. Hvis ikke blir kommunikasjonsprosessen ikke noe annet enn en enveis – kommunikasjon. Tilbakemeldingen gjør kommunikasjonsprosessen til en dialog, basert på toveis kommunikasjon. Den sluttfører kommunikasjonssløyfen.

Former for tilbakemelding

En tilbakemelding kan være positiv eller negativ og den  kan gis på mange ulike måter, avhengig av valg av kanal og medium. Snakker vi om personlig ansikt-til-ansikt kommunikasjon kan tilbakemeldingen gis ved å stille et spørsmål tilbake til senderen eller bruke kroppsspråket, mens vi kan gi en tilbakemelding når vi ser en annonse ved å be om mer informasjon, skrive en kommentar, klikke like, ringe kundeservice, gå til annonsørens nettsider eller bestille et produkt online eller i nærmeste utsalgssted. Tilbakemeldingen kan også være subtil, ikke-verbal (endring av hjerterytme, endring av pust, ansiktsuttrykk, gester). Mulighetene til å gi en tilbakemelding er mange. 

Tilbakemeldingen trengs ikke å bli gitt i samme kanal eller medium som mottakeren mottok budskapet i. Ser du en tv-reklame kan du f.eks. velge å gi en tilbakemelding ved å enten ringe kundeservice, besøke annonsørens nettside/nettbutikk eller stikke innom nærmeste utsalgssted.

Rollene snus

I denne sammenhenger det også viktig å huske på at i det øyeblikket mottakeren av et budskap gir senderen en tilbakemelding så snus rollene i kommunikasjonsmodellen. Mottakeren blir nå senderen, mens senderen blir mottakeren av tilbakemeldingen fra mottakeren.