For at et prosjekt skal kunne nå sitt prosjektmål og gi de ønskede gevinstene må prosjektet kontinuerlig følges opp av prosjektleder som jevnlig evaluerer prosjektets fremdrift, kostnader, kvalitet, omfang og realiserte gevinster opp mot fremdrift– og prosjektplanen for å avdekke eventuelle avvik som blir rapportert til styringsgruppen og prosjekteier gjennom jevnlige statusrapporter.
Innholdsfortegnelse
Hva er prosjektoppfølging?
Prosjektoppfølging er en del av prosjektets styringssløyfe og system for prosjektstyring. Her følges både målene, planleggingen og gjennomføringen av prosjektet opp for å avdekke eventuelle avvik i forhold til prosjektdokumentasjonen og gjennomføre tiltak og endringer som eliminerer disse avvikene og bringer prosjektet på rett kurs igjen.
Prosjektoppfølging vil i praksis si kontroll og evaluering av hvordan et prosjekts fremdrift samsvarer med prosjektplanen.
I denne prosjektoppfølgingen følger prosjekteier eller styringsgruppen opp prosjektlederen, mens prosjektlederen følger opp prosjektmedlemmene i prosjektteamet.
Referansegruppen inngår også som en del av denne prosjektoppfølgingen hvis en slik kompetansegruppe er opprettet. Deres oppgave er i så fall å være et veiledende og rådgivende organ til prosjektleder og prosjektteamet.
Hva er formålet med prosjektoppfølging?
Hensikten med prosjektoppfølgingen er å kontrollere at prosjektet er på rett kurs og vil være i stand til å nå sitt prosjktmål i rett tid og kvalitet, med bruk av de tildelte ressursene. Avdekkes det avvik i forhold til styringsdokumentasjonen må det avgjøres om det skal iverksettes korrigerende tiltak for å få prosjektet på rett kurs igjen.
Et eksempel på dette er om prosjektet ligger etter den opprinnelige planen. De vanligste tilfellene en står ovenfor er negativt avvik i tid og/eller i kostnader. Hvis det fremkommer i rapportene om at det er svikt i framdriften kan følgende beslutninger tas (Andersen, Grud og Haug, 2009):
- Flytte milepælen(e) i tid
- Senke ambisjonsnivået
- Tilføre ytterligere ressurser
- Omfordele arbeidet
- Fortsette som før
Uavhengig av beslutningsvalg bør planen replanlegges for å finne den nye kritiske veien. Årsaken til det siste beslutningsalternativet (fortsette som før) kan være en sterk tro på at det oppståtte problemet vil gå over av seg selv og at det mest sannsynlig vil føre til kostnadsoverskridelser (Karlsen, 2013). Dette alternativet går mot holdninger som ikke er tillatt som for eksempel ” det går nok” eller ”vi får vente og se” (Andersen, Grud og Haug, 2009). Dersom det finnes tiltak for å eliminere avvik i framdriften bør vi iverksette nye tiltak umiddelbart og ikke ta sjansen med å vente, som igjen krever replanlegging.
Formell og uformell prosjektoppfølging
Når vi snakker om prosjektoppfølging må vi skille mellom:
- formell prosjektoppfølging
- uformell prosjektoppfølging
Formell oppfølging gjøres ved at det etableres rutiner for rapportering i prosjektet. Slik rutiner kan være periodevise rapporter, timelister eller økonomirapporter. Formell oppfølging er som regel fokusert på kvantitative aspekter ved prosjektet.
Uformell oppfølging følger ikke faste rutiner. Uformell oppfølging er f.eks. når lederne prater med sine medarbeidere ved kaffetrakteren, eller tar seg en runde får å se på produktene som blir laget. Ved slike samtaler og besiktigelser kan lederne med egne øyne få et inntrykk av hvordan det går. Uformell oppfølging handler om å ha følerne ute og fange opp signaler. Mange signaler fanges lettere opp over kaffekoppen enn gjennom statusrapporter.
Alle prosjekter trenger både uformell og formell oppfølging. Prosjektlederen bør derfor allerede i planleggingsfasen legge opp gode rutiner for dette.
Formell oppfølging:
- tidsfestet
- basert på fastsatte rutiner
- hovedsakelig et ledelseansvar
Uformell oppfølging:
- ikke tidsfestet – kontinuerlig
- kan gjelder f.eks. motivasjon, arbeidsforhold, samarbeid osv. i tillegg til styringsfaktorer
- alle har et ansvar!
F.eks. bør prosjektlederen sette opp hyppig prosjektmøter, f.eks. korte daglige eller ukentlige møter. Diss prosjektmøtene trenger ikke samle alle prosjektmedlemmene til et fellesmøte. De kan også gjøres virtuelt, f.eks. gjennom en video gruppesamtale. Dette skaper effektive møter som ikke krever noe annet enn at prosjektmedlemmene sikker foran en PC, pad eller mobil med Internett forbindelse.
Hva skal prosjektoppfølging gi svar på?
Prosjektoppfølging går ut på å finne avvik i forhold til planen gjennom å få svar på spørsmål av typen:
- Hvor er vi og hvor skulle vi vært? Hvor stort er avviket?
- Hvilke ressurser har vi brukt for å komme hit og hvor mye skulle vi ha brukt? Hvor stort er avviket?
- Hvor mye tid har vi brukt i forhold til planen, hvor mye tid vil gå med til å gjøre resten ferdig og hvilke ressurser vil kreves? Hvor stort er avviket på disse kriteriene?
- Hva har vi lært og hvordan skal vi bruke denne lærdommen for å oppnå fremtidig suksess?
- Hva gjør vi videre?
